Як «правильно» відволікатися на людей, дзвінки, листи
Нездатність сказати “ні”
Одна з найбільших причин втрати часу – нездатність сказати «ні», коли нас відволікають від роботи. У багатьох співробітників є непереборне прагнення допомогти колезі, вирішити його проблему. Але вирішуючи проблему за іншого, ви відбираєте у нього можливість зростання і розвитку, можливість отримати віддачу, докладаючи власних зусиль. По суті – це і є найкраща інвестиція, якій судилося проявитися в майбутньому, – адже здатність справлятися з якоюсь проблемою йде в одному комплекті з професійним і особистісним зростанням. Ви напрацьовуєте навички, набуваючи той досвід, який визначає вас, як професіонала.
Якщо провести аналогію з гірськолижним спортом – то найбільше зростання спортсмена відбувається на найкрутіших схилах, далеко за межами зони комфорту.
Колись раніше я чула історію про те, як одна людина була свідком метаморфози, в процесі якої гусениця перетворювалася на метелика. Побачивши, як вона бореться за свободу, як прагне до сонця, у людини виникло непереборне бажання допомогти – він дістав перочинний ножик і зробив невеликий надріз у коконі, з метою допомогти метелику звільнитися. Але на величезне здивування, як тільки він це зробив, – гусениця тут же померла. Їй життєво необхідно було докласти ту кількість зусиль, які й визначили б її життєвий потенціал, перейти на новий якісний етап життя.
Тому, намагаючись вирішити проблеми за інших людей, ви навряд чи надаєте їм послугу.
Якщо ж ви думаєте, що контролювати відволікання в робочий час не у вашій владі, то це не так. І в боротьбі з хаосом, які приносять ваші співробітники і колеги у ваші робочі плани, головним союзником буде упорядкованість і системність.
Візьміть за правило влаштовувати протягом дня невеликі проміжки часу без перерви, під час яких ви зможете зосередитися на своїх робочих пріоритетах, залишаючись на деякий час поза зоною доступу для своїх колег. Адже в питаннях вашої власної продуктивності не буде компромісів – ваші показники будуть говорити самі за себе. Не дозволяйте відволіканням гальмувати вашу роботу.
Ось кілька простих, але дієвих порад, якими діляться фахівці з тайм-менеджменту про те, як не відволікатися на довільні запити.
- Переведіть свій пристрій зв’язку в режим «не турбувати». Таким чином, ви залишаєте за собою право переглядати пошту лише час від часу. Наприклад, кожні дві години, коли ви будете робити перерву. Таким чином, ви відводите час на концентрацію уваги для конкретного завдання. Дуже важливо відокремлювати цей час, – адже воно визначає ваші результати. У перерві у вас буде можливість переглянути листи і відповісти на телефонні дзвінки.
- Призначайте черговість підходу до вашого столу колегам, повідомляючи про терміни здачі роботи і зайнятість. Проговорюйте з ними, коли у вас буде вільний час, дізнавайтеся про їхні запити, оцінюючи при цьому пріоритетність завдання. Якщо питання термінове – його необхідно вирішити, якщо ж терміновості немає, позначайте в календарі і повертайтеся до роботи.
Підводячи підсумок, можу щиро сказати, що насправді, співробітники, які приходять зі своїми завданнями, а також перерви на дзвінки, – є найчастішими відволіканнями, які відбирають наш час. Плануючи свій день, важливо пам’ятати про те, що є час для завдань, які створюють результат, є час для рутинних питань і є час для комунікації і допомоги колегам. Головне – навчитися свідомо керувати цим розподілом, а не реагувати на запити, які не перестануть до вас надходити.
Консультант компанії BogushTime,
Вероніка Мельник
