Як впоратися з багатозадачністю?

Спокійний робочий ранок, попереду цілий день і цілком можна встигнути все заплановане. І тут починається…. Нові завдання сипляться, як з рогу достатку – і приносять їх як керівники, так і колеги та підлеглі. Відволікають дзвінки, відвідувачі, співробітники. Ще потрібно встигнути розібрати рутинні питання. І доводиться виконувати кілька справ одночасно. А до вечора стає зрозуміло, що план дня виконаний у кращому випадку наполовину – у результаті потрібно затриматися або брати роботу додому.

Мені часто ставлять питання: Як все встигнути? Як виконати заплановане? Як впоратися з багатозадачністю? Що робити з форс-мажорами? Скільки завдань можна виконувати одночасно?

І, як не дивно, відповідь на ці питання одна – потрібна ефективна система планування і правильний планувальник. Тому запам’ятовуйте:

Планування дня починається ввечері, коли всі завдання, що тримаєте в голові, потрібно вивантажити на папір. І сон буде здоровішим, і відпочинете, і нічого не забудете.

Вранці перегляньте отриманий список і доповніть його рутинними завданнями, стратегічно важливими, які дадуть результати тільки в майбутньому і тими, які згадаєте ще. Це дозволить нічого не упустити і при цьому спланувати день так, щоб встигнути все.

Оцініть кожне завдання за часом – скільки займе або коли має бути виконане. Це дасть можливість оцінити витрати часу і відразу відмовитися від несуттєвих і неважливих завдань.

Для цього визначте пріоритетність за принципом АВС. А – важливо, В – делегую, С – неважливо. Завдання категорії С або викресліть або перенесіть на той день, коли точно їх виконаєте. Якщо завдання делегуєте – це не означає, що завдання не займає часу, тому врахуйте час на постановку і контроль виконання. З завдань категорії А виберіть 5 найважливіших і на них орієнтуйтеся протягом дня.

Далі складіть графічний розклад. Саме тому так хороший планувальник BogushBook, у ньому все передбачено. Коли перед очима графічне зображення часу – легко оцінити, скільки часу є в наявності і чи можна встигнути все заплановане. Тому в графі, де кожному рядку відповідає певна година дня, проставте стрілочки-завдання. Завдяки їм добре видно, коли початок виконання завдання, скільки часу воно займає і коли має бути закінчене.

Такий розклад дасть вам можливість бачити, як перетинаються завдання і уникнути цього. Тому що насправді, виконуючи 2 завдання одночасно, ви збільшуєте час їх виконання в 1,5 рази. Тобто якщо на кожне завдання вам потрібно по півгодини – виконуючи їх одночасно, ви витратите півтори. Просто переключаючись з одного завдання на інше – ви кожного разу заново вчитуєтеся, згадуєте, включаєтеся в завдання. І це теж займає час, тому в один час – одне завдання. Дотримуйтесь цього правила самі і вимагайте цього від інших – продуктивність підвищиться.

Між стрілочками залиште час на відволікання і форс-мажорні обставини. У загальній складності час на форс-мажори має становити 20-25% від усього робочого часу. При такому плануванні можна встигнути все і ще трохи.

Записуйте всі форс-мажорні завдання. Це дасть можливість їх правильно оцінити, не сильно відволікатися від поточних справ і не забути важливі деталі, якщо ви вирішите взятися за виконання нової задачі.

Є кілька правил, які дозволяють правильно прийняти завдання. Для цього в планувальнику обов’язково має бути місце для простих записів. І це ще один плюс BogushBook-а – у ньому передбачені сторінки Щоденника.

• Коли вам ставлять завдання – запишіть його, так ви зможете його об’єктивно оцінити.
• Тепер оцініть обсяг завдання за часом.
• Уточніть, до якого часу воно потрібне.
• Співставте отриману інформацію з вашим графічним розкладом.
• Якщо вам вистачить часу, виділеного на форс-мажори, то приймайте завдання.
• Якщо на вказаний час заплановані інші важливі завдання – надайте вашому шефу вибір, що важливіше і спокійно займайтеся тим завданням, яке вибере шеф.

Протягом дня відзначайте завдання, які виконали, викреслюйте ті, що втратили актуальність і переносьте ті, що зможете зробити тільки в інший день. І тоді до кінця дня ви отримаєте справжнє задоволення від того факту, що ви встигли все і навіть більше. І що сніжний ком невиконаних і незавершених справ вам не загрожує, тому що ви тримаєте ситуацію під контролем.

Якщо ж ви хочете навчитися встигати все і ефективно планувати на практиці, то пройдіть тренінг «Управління часом і делегування», на якому ви отримаєте подарунок – чудовий інструмент планування BogushBook.