Як виконувати всі поставлені завдання в робочий час
Хоча і дуже хочеться, але все встигнути неможливо. Та й не варто прагнути. Важливо розуміти, що з того, що ви робите, веде вас до ваших цілей (особистих чи корпоративних). Маючи 8 годин на день і виконуючи свої завдання, ви, так чи інакше, працюєте над досягненням цілей компанії. Все, що ви робите, так чи інакше, рухає вашу компанію або гальмує рух, якщо не робите. І при цьому, працюючи і отримуючи за це гроші, звісно, ви хочете реалізувати свої особисті цілі. Тому ви постійно зайняті чимось.
Але час, як і будь-який інший ресурс, обмежений. Ви не можете додати в добу ще кілька годин, щоб встигнути доробити справи, так само як і не зможете повернути час назад. І тому давайте спочатку розберемося з причинами, через які ви не встигаєте виконати заплановане вчасно.
Перша причина досить поширена – керівник ставить завдань більше, ніж існує часу на їх виконання.
Що робити? Обговорити! Завжди говоріть про свої завдання з керівником. Він для того і керівник, щоб керувати процесом, а не заважати йому! Якщо керівник побачить, що вам необхідно більше часу на завдання, він повинен щось з цим зробити. Іншими словами, тепер це його турбота, як зробити так, щоб ви встигли все зробити.
Але якщо керівник розуміє ситуацію і нічого зробити з нею не може (розводить руками, або не хоче розуміти), то можу сказати, що вам не пощастило з керівником…. Але з іншого боку — а керівнику з вами пощастило?
Якщо ви не можете впоратися з завданнями, тому що витрачаєте час на перекури, каву/чай, не робочі дзвінки та інші відволікання, то це друга причина, чому ви не встигаєте.
І вам в першу чергу потрібно працювати над собою і вчитися правильно розпоряджатися часом. Що ж означає правильно розпоряджатися часом? Це вміння, навчившись якому ви гармонійно розподіляєте час протягом свого дня, враховуючи всі фактори впливу.
Правило №1: перед початком робочого дня випишіть всі завдання і проставте планований час виконання. Так ви вже попередньо зможете побачити, встигаєте зробити все задумане чи ні. І, проставляючи час, важливо не займатися самообманом і ставити реальні терміни та намагатися їх дотримуватися протягом усього дня. Тобто, якщо ви запланували час на написання статті 1 година, то по закінченню цього часу ви повинні приступити до наступного завдання. І, якщо цього часу було недостатньо, то потрібно розставити пріоритети і зрозуміти, що важливіше – стаття чи інше завдання.
Правило №2: навчіться розставляти пріоритети. Це дуже важливий критерій у визначенні важливості завдання на даний момент. І потрібно розуміти, що, якщо певне завдання не важливе зараз, то через деякий час воно може перетворитися на важливе.
Визначення пріоритетів – це оптимальне розташування завдань у часі.
Правило №3: плануйте форс-мажори. Вони були, є і будуть! Про це не можна забувати! І, якщо ви не будете їх планувати, ви постійно будете до них не готові, і вони будуть заставати вас зненацька. Спеціалісти рекомендують відводити 20-25% часу на форс-мажори. Тобто 1,5-2 години робочого часу у вас в плані не повинно бути зайнято нічим. Якщо форс-мажорів не сталося, повірте, ви завжди знайдете, чим зайнятися. Але не варто себе заздалегідь ставити в роль програвшого і планувати день без урахування форс-мажорів.
Врахуйте хоча б одне з цих правил, і ваш день стане більш ефективним!
Джерело: hochu.ua
