Юлія Бойко: Головне встигнути не все, головне встигнути найважливіше

Юлія Бойко до «Ранку по київськи» на телеканалі «Київ» відповідає на питання ведучих про те, як можна керувати своїм часом.

Ритм, у якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал і жорсткий цейтнот – випробування, з яким впоратися під силу далеко не кожному. Про постійне перебування у стані «не знаю, за що хапатися» та «було б на добу хоча б не 24, а 30 годин» почути від кожного можна майже щодня. Однак справа не в тому, що часу замало, а в його організації. Як можна керувати часом, розповість сьогодні наша гостя – Юлія Бойко.

Доброго ранку. Скажіть, ось особисто Вам, на все вистачає часу? Тут такий основний момент – головне встигнути не все, головне встигнути найважливіше. А що таке найважливіше? Це те, що веде вас до досягнення тих результатів, які ви хочете мати в житті.

З чого треба починати?

Передусім потрібно визначити, куди ти хочеш йти. Дуже часто, коли до мене на навчання приходять люди, вони кажуть: «Навчи мене робити якнайбільше!». Перше запитання, яке я ставлю: «А тобі навіщо?». Якщо людина не знає, навіщо їй це треба, тоді насамперед треба працювати з цілями. Тільки потім треба працювати з тим, як робити максимально швидко, продуктивно та ефективно. Тому спочатку визначаємося з тим, чого ми хочемо, і, як не дивно, починаємо саме з мрій…

Перед тим як ми перейдемо до плану дій, розкажіть, куди люди найчастіше нераціонально використовують свій час? Наприклад, серфінг у мережі – коли ти безцільно проводиш час в інтернеті. Думка за думкою, потік за потоком і якщо немає життєвих орієнтирів та цілей людини, його легко відвести убік. Або це можуть бути безцільні розмови телефоном. Дуже багато рутину забирає час. Але Ви повинні розуміти, що від рутини нікуди не подінешся і тому те, що треба з нею робити, це її оптимізувати. Ми рекомендуємо людям враховувати, куди йде твій час протягом дня, щоб потім проаналізувати і зрозуміти, чи правильно ти його використовуєш чи неправильно.

А скажіть, чи треба виділяти час на те, щоб нічого не робити? Наприклад, як Ви казали: вести неважливі розмови, щось шукати в мережі.

Так, звичайно, треба! Насправді це якийсь процес перемикання та відпочинку. Цей процес має відбуватися правильно та регулярно. Коли людина це робить, вона повинна усвідомлювати, що робить це з метою відпочинку та перемикання. По суті, відпочинок має бути за розкладом. Ми, наприклад, стверджуємо, що сон – це не розкіш, а спосіб пересування. Сон – це така штука, яку треба планувати, ставити в розклад та виконувати за графіком.

І скільки людей має спати?

У середньому 7,5-8 годин, цього стандарту вистачає людині на відновлення.

Давайте перейдемо до планування. З чого розпочати? Багато мрій. Як визначити головні?

Найголовніше – це, перш за все, надумати. Намріяти якнайбільше. Сідаєш і складаєш список із мінімум 50-ти бажань.

Які саме мають бути мрії? Можу написати, що хочу купити собі нову сукню? Чи це не мрії? Мрія – це процес роботи, діяльність? Про що мріяти?

Ви можете бажати будь-що. У Вас у списку бажань по сусідству можуть бути пункти «хочу врятувати Всесвіт» та «хочу купити нові туфлі». Не в чому себе не обмежуйте. Просто Ваші «хочу».

Добре. Пишемо список своїх мрій. Що робимо далі?

Далі треба подивитися, коли, з погляду часу, я ці цілі можу реалізувати. Ми рекомендуємо створювати свою матрицю з мети на 10 років вперед. Причому, не просто брати ваші мрії та бажання, а розподіляти їх за деякими зонами, ключовими напрямками життя. Ми рекомендуємо ділити життя на шість основних напрямів. Це фізична сфера, тобто. у Вас мають бути цілі та завдання пов’язані з вашим тілом. Це особистісна – мають бути цілі та завдання пов’язані з Вашим зростанням, розвитком, хобі. Третя ключова сфера – це сімейна, наші рідні та близькі вимагають, щоб ми їм приділяли час та розвивалися. Четверта область – це, природно, робота, бажано, щоб вона була улюблена, приносила задоволення, оскільки переважну кількість часу ми проводимо на ній. П’ята ключова сфера – це духовна, як не дивно, але про свою душу теж треба дбати. І шоста сфера – це громадська, тобто. взаємодія з іншими людьми.

І ось ти розподіляєш це 6 зон і малюєш тимчасову розмітку (роки) і дивишся, в якому році та в якій сфері ти хотів би реалізуватися. Наприклад, пишеш, що хочеш створити свій бізнес у 2025 році, відповідно дивишся, як це бажання можна роздробити до сьогоднішнього дня, які етапи до цього мали б статися, і з чого власне варто було б розпочати вже сьогодні. Пітом ми ці плани розробляємо більш детально на найближчий рік – що потрібно зробити у всіх цих сферах протягом року по місяцях – що цього місяця, що цього місяця, що цього. І потім уже дробимо до планів на місяць. І ти дивишся, чого ти хочеш досягти цього місяця. І всі ці маленькі здобутки мають вести тебе до реалізації твоїх майбутніх глобальних цілей.

А якщо не виходить? Створив я собі таку карту – спланував, наприклад, на місяць. Чи не вийшло! Що робити далі?

А що саме не вийшло? Давайте подивимося.

Не впоралася я з планом на місяць. І не купила собі нових туфель.

Я зрозуміла. Тут дуже важливо проводити наприкінці місяця аналіз. Знаєте, що люди часто роблять? Наприклад, пишуть собі «Хочу ходити до басейну». Вони записали собі. Місяць минув, у басейн не пішов. Наприкінці місяця опустив руки: «Ось знову не пішов у басейн». Що сталося? Самооцінка впала, мотивація знизилася, але причину чому не пішов, так і не зрозумів. Ми зазвичай рекомендуємо зрозуміти «твоє» це чи «не твоє» – запиши собі це на три місяці вперед, і визначся, чого ти хочеш цим досягти. І щоразу, коли ти складаєш уранці план дій на день, орієнтуйся на результати, яких ти протягом місяця хочеш досягти. І якщо до кінця третього місяця ти так у басейн і не пішов, то викреслюй. Але є один важливий момент. Викреслюй, бо це не твоє – твоє небажання це робити набагато вище, ніж твоя мотивація це робити. І якщо це «не твоє», то тобі не просто треба викреслити (бо ми так можемо викреслити все наше життя), а тобі треба знайти цьому альтернативу. Скажіть мені, будь ласка, басейн – це ціль чи засіб досягнення мети? – засіб досягнення. А ціль яка?

Бути в хорошій фізичній формі.

Точно. Фізичне здоров’я. Скажіть, басейн – це єдиний засіб досягнення? – Ні, звісно. Можна піти до спортзалу, провести вечірню прогулянку парком – і це вже буде користь для твого тіла. Тому якщо ти три місяці не пішов – викреслюй і додай щось інше. І ось ти подивишся – те, що дійсно «твоє» і буде мотивувати тебе, воно дійсно швидко прийде в твоє життя. Але якщо воно «не твоє» – ти відкладатимеш. Планування на день розпочинається ще вчора увечері. Перший етап – це вечірня оцінка, ти оцінюєш прожитий день та переносиш справи на завтра, те, що ти збираєшся робити. А другий етап уже відбувається вранці, на свіжу голову, ти додаєш якісь завдання. Чому важливо це робити увечері? Тому що ті люди, які страждають на безсоння, в основному страждають, тому що думки в голові крутяться, свідомість не відпускає, і вони бояться забути щось. А коли виписуєш, то свідомість заспокоюється, вона розуміє, що ти вранці встанеш, подивишся список і не забудеш. Тому дуже рекомендую виписувати перед сном і список справ на завтра, і ті моменти, які в голові прокручує. Чому? Тому що це складний моторний рух. Якщо Ви знаєте, дітей навчають у невеликому віці справам, де вони могли б застосувати моторику. Тому що моторика пов’язана ще й з промовою. І чим краще ти працюєш руками, тим швидше і краще викладаєш свої думки. Тому це все не просто так.

Куди це все записувати?

У правильний планувальник.

Розкажіть, як виглядає правильний планувальник?

Правильний планувальник обов’язково має кілька блоків, які створені для різних цілей. Тут обов’язково має бути блок, який відповідає за ваші мрії та бажання. Обов’язково має бути блок зі стратегічним плануванням на 10 років та із середньостроковим плануванням на 1 рік, короткострокове планування – на місяць та щоденні плани. Обов’язково повинні бути розділи для записів та нотаток. І, наприклад, у моєму планувальнику ще є блок «Делеговані завдання», тобто. те, що я комусь доручаю, щоб могла вчасно відстежити та проконтролювати наявність результату.

Наскільки вистачає цього тижневика?

Цей органайзер безстроковий. Він має скобову систему, тобто. я виймаю вже відпрацьовані листочки та вставляю просто нові. Саму обкладинку можна міняти тоді, коли захочеться.

Є таке поняття, що щодня треба планувати такі справи, як «важкі». І називається це «з’їсти жабу».

Так, є таке. Є низка завдань, які треба виконувати для досягнення результатів, але ти це робити не дуже любиш, не дуже хочеш і таке інше. І справді є рекомендація починати день із таких маленьких , дрібних, не дуже «приємних» справ Після цього дати собі підтвердження, що «я молодець, це зробив». І відповідно просуватися в такий спосіб. Хоча насправді ця техніка дещо штучна. Тому що я, наприклад, людям рекомендую тримати фокус на цілях. Коли ти поставив собі завдання, яких ти не хочеш робити, а потім поставив собі запитання «До яких цілей мене ведуть ці завдання?» і побачив ту мету, до якої це веде, ти усвідомлюєш її значення. І тоді тобі вже не треба переступати через щось. Ти розумієш, навіщо ти це робиш. А от якщо ти написав собі список завдань і поняття не маєш, для чого вони тобі потрібні і вони тобі ще й не подобаються, то ясна річ, що дуже складно змусити себе це робити.

Наскільки це допомагає? Ця писанина, скажімо так? Так, дуже часто люди думають, що писати – це втрата часу. Але є один важливий момент: усі думки, які Ви бережете в голові, заважають Вам, вони забирають Вашу увагу. І замість того, щоб перебувати у моменті «тут і зараз», приймати рішення і робити якісь висновки, генерувати ідеї, Ви витрачаєте свою енергію на те, щоб запам’ятовувати. Наш мозок можна розділити на дві частини: одна пам’ятає, а друга генерує геніальні ідеї. Тому якщо ти хочеш, щоб та частина, яка генерує геніальні ідеї, була більшою, звільняй ту частину, яка пам’ятає. Зрозуміло, що тренування пам’яті і т.д. – це все добре, але не за рахунок тих справ, які в тебе протягом дня є.

Мені здається, що на сьогодні достатньо порад. Тепер я думаю, що наші телеглядачі повинні це обробити, обміркувати і потім зробити, а наступну зустріч присвятимо вже більшому виконанню тих чи інших завдань. Дякую, що Ви сьогодні прийшли у гості, а я нагадую, що у нас була у студії Юлія Бойко, консультант з управління часом.