Эффективное планирование дня

"Тайм-менеджмент не дня меня", "Планировать - это скучно", "Зачем все планировать, если я и так все помню" - такие фразы нередко звучат от людей, которые еще не вкусили все прелести планирования. И в то же время у большинства руководителей, в особенности тех, которые занимаются отчетностью, финансами, налогами, катастрофически не хватает времени на выполнение всех поставленных задач. Хотя любая "просрочка", с точки зрения финансового законодательства, грозит штрафными санкциями, сорванными контрактами.

В рамках этой статьи поговорим о том, как эффективно спланировать рабочее время, чтобы успевать решать рабочие вопросы и не трудится по 18 часов. Но, если вы хотите, чтобы рабочий день не проходил в бесконечном топтании на месте, а был очередным шагом к высоким результатам, осуществлению мечт и достижению целей, то начинать планирование нужно с постановки этих самых целей. Ведь планирование рабочего дня — это последний этап эффективного планирования.

Мы регулярно проводим опросы среди сотрудников разного уровня и владельцев бизнеса, насколько лет в будущее они планируют, считают ли вообще необходимым создавать задачи наперед. И ответы бывают очень разные, что, в принципе, неудивительно. Ведь каждый из нас уникален. Кто-то говорит, что планирует и при этом указывает, что он держит все планы в голове. Кто-то вообще не видит в этом необходимости, потому что ежедневно все меняется, а кто-то не представляет жизни без записанных задач и целей. Но дело в том, что, пока вы не поймете, чего хотите и куда желаете прийти, вы будете каждый день просто справляться с ситуацией, реагировать на то, что происходит здесь и сейчас. А в итоге —ни результатов, ни времени, чтобы успеть хотя бы самое важное. 

Следовательно, планирование в рамках технологии ПриЦельного тайм-менеджмента BogushTime начинается со списка желаний, идей и мечт, в котором указывается не менее 41 пункта. Так вы сможете понять, что вам на самом деле нужно, чем вы хотите заниматься и что в итоге получить.

Далее данный список нужно развернуть в матрицу долгосрочного планирования лет на 10. Используйте для этого таблицу, где по горизонтали указываются годы, а по вертикали —основные направления вашей жизни (учеба, работа, семья и дом, отдых и путешествия и т.п.). Так вы увидите, что на самом деле происходит в вашей жизни, что вы упустили, на что стоит обратить внимание и проработать более детально. Затем вы продолжаете разворачивать ваши действия от будущего к настоящему. И планируете год по тому же принципу, что и 10 лет. Но здесь по горизонтали таблицы указываются уже месяцы, а еще планирование 1 года позволяет увидеть, как вы можете достичь своих целей и осуще ствить желания. После этого из плана года вы «вынимаете» задачи на ближайший месяц, чтобы спланировать конкретные результаты, которые станут ступеньками к вашим достижениям. И наконец — планируете свои ежедневные шаги, которые в итоге и приведут вас к вашим целям. 

Такое планирование нужно проводить раз в год и иногда корректиро вать в процессе. Тогда планирование дня сделает вас по-настоящему эффективным, поскольку вы точно будете знать, что должно будет войти в список задач на день. И теперь, когда вы это знаете, речь пойдет о ежедневном планировании.

Эффективное распределение времени рабочего дня
Рабочее время не резиновое — и вот доказательства. С точки зрения владельца или руководителя, рабочий день должен быть распределен на несколько условных частей. Существует три основных типа задач, а именно:

1. Стратегические задачи. Речь идет о разработке стратегии, обучении персонала, кадровых изменениях, планировании и пр. Эти задачи должны занимать около 20% времени. В свою очередь, они важные и несрочные. Стоит сразу прояснить касательно слова «срочный». Срочный в данном контексте — запланированный, имеющий срок, то есть не немедленный.
2. Задачи ежедневные — рутинные. Это непосредственно производство. Такие задачи также важные и срочные. Их достаточно много, и для достижения целей компании все эти задачи необходимо выполнять, а если не выполнил, то с этим все равно необходимо работать (далее — об этом подробнее). Для подобных задач должно быть выделено наибольшее количество рабочего времени — 60%.
3. Форс-мажоры. Это отдельный важный блок, и именно на них должны быть запланированы оставшиеся 20% времени. Дело в том, что форс-мажоры в нашей жизни были, есть и будут, и вы уже сейчас можете сказать, какие «непредвиденные» ситуации могут случиться сами в течение дня. Они требуют времени, поэтому вместо того, чтобы полагаться на «авось», запланируйте на них время.

Ничего нового изобретать не надо. Обратите внимание на те форсмажоры, которые случаются у вас в рабочее время ежедневно. Наверняка это какие-то звонки, внеплановые гости (клиенты, партнеры). И, как правило, у среднестатистического сотрудника/менеджера форсмажор занимает около 1,5–2 часа в день. Это то время, которое не должно быть ничем занято. Но если вдруг форс-мажор не случился, то вы можете использовать это время на свое усмотрение (например, насобственный отдых, если нужно).
Обратите внимание, что форс-мажоры — это не электронная почта и переписка, это не плановая работа на телефоне и обязательный мониторинг в Интернете. Речь идет о рутине, и на это необходимо планировать время отдельно.

Существуют задачи «жесткие» и «плавающие.
«Жесткие» задачи — согласованные, имеющие жесткое время выполнения. Это все ваши собрания, планерки, совещания, согласованные встречи, конференции, запланированные поездки (самолет, поезд) и т.д. Сколько «жестких» задач может быть в один день? Не более пяти, по часу на каждую. И между ними обязательно должен быть временной зазор.
При этом важно укладываться в отведенное время и не сдвигать остальные задачи по графику. Таким образом, вы можете обидеть людей, с которыми у вас согласованы какие-то действия. Уважайте время других людей. Если вы хотите доверия и уважения к своей работе, ведите себя соответственно. По мнению автора, интервал между жесткими задачами должен составлять 30 минут. Вы можете использовать это время, в частности, для:

• подведения итогов предыдущей задачи;
• подготовки к следующей задаче;
• выполнения своих плавающих задач.

Теперь что касается встреч. Они не должны длиться более часа. Потому что для обсуждения всех вопросов вам понадобится 40–45 минут, а на знакомство и прощальные ритуалы — 15–20 минут. Как правило, более 40 минут — это уже повторение по второму или даже третьему кругу. Важным моментом в проведении встреч является то, что многие люди, в принципе, не ощущают времени.Хоть вам может показаться это абсурдным, но для вас час — это и вправду может быть час, а для другого человека может показаться, что истекло лишь 40–50 минут. Поэтому обязательно акцентируйте внимание на том, что у вас ровно час на решение всех вопросов, и назовите точное время завершения встречи.
Как узнать, движетесь ли вы по регламенту или затягиваете встречу? Уже на тридцатой минуте вы можете четко определить, вкладываетесь вы в регламент или нет. И в связи с этим принять решение, как вам действовать дальше. Если встреча идет по регламенту, то вопросов нет — все хорошо. А вот если она затягивается, то стоит сразу определиться:

• перенести ряд вопросов на другую встречу
• отменить следующую вашу «жесткую» задачу.

«Плавающие» задачи — это задачи, которые не имеют жесткой привязки ко времени. То есть это именно те задачи, которые вы можете выполнять в промежутках между «жесткими» задачами или если не случился форс-мажор, и у вас осталось время.

ВЕЧЕРНЯЯ ОЦЕНКА
Планирование рабочего дня состоит из двух частей: вечерняя оценка и утреннее планирование.
Во время вечерней оценки необходимо сделать следующее:

1. Перенесите всю полученную за день информацию туда, где ее будет удобно хранить и легко найти.
2. Проанализируйте прошедший день, чтобы выявить свои успешные действия. Что сделано и почему у вас получилось?
3. Проанализируйте прошедший день, чтобы провести работу над ошибками. Что не сделано и почему не вышло или не успели?
4. Подведите итоги и порадуйтесь полученным результатам.
5. Перенесите невыполненные задачи на тот день и время, когда сможете их точно закончить.
6. Просмотрите свои цели и подумайте о том, что вы приблизились к ним еще на один шаг. Здесь важно, чтобы ваши цели были записаны все в одном месте и легкодоступны для просмотра в любое время. Визуализируйте их — тем самым вы делаете их более достижимыми, и это позволит вам постоянно держать их в фокусе своего внимания.
7. Составьте список задач на завтра, не особо углубляясь в детали. Вечером важно «выгрузить» все, чтобы спокойно выспаться и быть уверенным, что ничего не забудете. Но обязательно включайте в этот список задачи, которые ведут вас к вашим целям.

Для работы над ошибками используйте технику анализа ошибок, последовательно отвечая на 4 вопроса: 1) Что я хотел? 2) Что я получил? 3) Как я это получил? 4) Что я теперь буду делать по-другому?
Здесь важно отвечать самому себе честно, иначе эта работа напрасная. Самым сложным вопросом здесь является третий. Очень часто на этом вопросе люди занимаются самообманом. Например, встреча с потенциальным партнером Х сорвалась, т.к. вы опоздали. Анализируем: Что я хотел? Подписать контракт. Что я получил? Контракт не подписан. Как я это получил? У меня была до этого встреча, она затянулась, я попал в пробки — и опоздал. Пробки виноаты. Неправда. Когда вы летите на отдых, вы ведь приезжаете в аэропорт за 2 часа до вылета, и вам мало что может помешать. Потому что вы точно знаете, что самолет вас ждать не будет. Просто эта встреча на самом деле была не очень ценна для вас, вы посчитали, что можете себе позволить на нее опоздать и прожить без этого контракта. И на самом деле вы позволили сами затянуться предыдущей встрече... понимаете? Отвечайте честно. И, последний вопрос: Что я теперь буду делать по-другому? Буду проводить встречи с учетом регламента, выеду на следующую заранее и т.д. Чтобы избежать пробок — буду уточнять ситуацию на дорогах. И поверьте, если бы это был важный контракт на миллион, от которого зависит ваше будущее, то именно так выбы и поступили.
Еще один первоочередной момент. Когда вы переносите невыполненные задачи — не пишите их на завтра, если вы не уверены, что завтра их выполните. Перенесите на ту дату, когда вы точно ими займетесь. Если вы постоянно будете их переносить, то это:

• будет удерживать ваше внимание — вы будете все равно о них думать, вы же видите их записанными, но не делаете;
• будет снижать вашу самооценку — опять вы не все выполнили. В итоге, возникнет вопрос о том, почему вы не успеваете, чем вы хуже других и т.д.;
• и самое неприятное — может вызвать состояние прокрастинации.

Прокрастинация — это состояние когда вы все время откладываете на потом, даже если объективных причин для этого нет. А потом вовремя не успеваете, подводите людей, естественно, расстраиваетесь. И сразу скажу, что ни к чему хорошему в результате это не приводит. Поэтому если задачу перенесли на другую дату — выполните или вычеркните ее сразу.

УТРЕННЕЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Оно происходит по следующему принципу:

1. Составьте или дополните список задач на день.
2. Определить количество времени на выполнение каждой задачи.
3. Определите их приоритетность по принципу АВС. А — важно, В — делегировать, С — может подождать.
4. Определите жесткие задачи и определите их как главные.
5. Запланируйте промежутки времени между основными задачамиии оставьте время на форс-мажоры.

Важная рекомендация: утреннее планирование лучше всего делать сразу после сна, до утреннего кофе/чая или во время его принятия. Читая данный материал, вам могло показаться, что пунктов и действий очень много. Это не так. В целом на планирование в день у вас должно уходить не более 15–20 минут: 7–8 минут — вечером и 7–8 минут — утром. А вот остальное — это принципы планирования, разобравшись с которыми, вы станете эффективнее и успешнее. Когда планируете, вы чувствуете, что контролируете ситуацию и влияете на события в вашей жизни, на семью, общество и на мир в целом. А если вы знаете, что можете изменить себя, свое окружение и мир к лучшему — ваша жизнь становится интересной и насыщенной. Когда вы понимаете, как это работает, то чувствуете себя счастливым и полным сил и энергии. Поэтому последняя в данном материале рекомендация: «Заставьте время работать на Вас, а не против Вас — ставьте цели, планируйте достижение и достигайте их!».

Источник: "Финансовый директор" (Июнь 2016)