20 уроків тайм-менеджменту, яким кожному слід навчитися у свої 20 років
Використовуйте ці підказки щодо економії часу, щоб працювати краще і більш продуктивно.
Коли ви тільки починаєте свою кар’єру, вам потрібна будь-яка допомога і поради, які дозволять вам навчитися керувати своїм часом. Навіть тоді, коли ви наполегливо працюєте, ви швидше за все будете витрачати величезну кількість часу намагаючись працювати в багатозадачному режимі або приділяючи надмірно велику увагу дрібним деталям.
Дизайнер з Монреаля Етьєн Гарбуджлі зіткнувся з такими ж проблемами. Але з віком він навчився більш ефективно керувати своїм часом і великим обсягом роботи. Сьогодні він є консультантом і підприємцем. А також нещодавно опублікував свою першу книгу «Упор на B2B бізнес: створення попиту на товари потрібні компаніям».
Минулого року він зібрав свої улюблені ідеї в презентації «26 підказок з тайм-менеджменту, які я хотів би знати в свої 20 років». І в грудні, SlideShare назвав його презентацію «Найпопулярнішою» у 2013 році.
У цій статті ми наводимо деякі з його найкращих порад з тайм-менеджменту:
1. Час на пріоритетні завдання є завжди. Якщо Вам не вистачає часу і Ви не встигаєте виконати завдання в строк, то це пов’язано з тим, що Ви не вважали її актуальною або достатньо приємною, щоб зробити більш пріоритетною, ніж інші завдання, які ви вирішували.
2. Щоденний план завжди наповнюється швидше, ніж ви очікуєте. Залишайте час на форс-мажори. Як сказав засновник Ruby on Rails і Basecamp, David Heinemeier Hansson: «Плануйте тільки 4-5 годин реальної роботи в день».
3. Працюйте більше, коли ви на роботі. Розслабтеся, коли ви не на роботі. Якщо хоча б пару днів на тиждень ви будете поза грою, тоді зможете протягом 12 годин фокусувати увагу на роботі в будні. Використовуйте дні поза роботою по максимуму.
4. Відмовтеся від роботи в режимі багатозадачності. Вона вбиває вашу увагу. Наукові дослідження мозку людини показали, що в момент переключення уваги з одного завдання на інше мозок витрачає багато енергії. Якщо ви виконуєте одночасно кілька завдань – ви швидко вичерпаєте енергетичні можливості вашої нервової системи.
5. Ми завжди краще концентруємося на завданні і працюємо більш продуктивно в умовах жорсткого ліміту часу. Скільки б часу ми не виділили на завдання – ми використовуємо весь цей час по максимуму, навіть якщо виконати завдання можна було і за менший час. Тому свідомо скорочуйте час виконання завдань – і з завданням впораєтеся ефективніше, і час зекономите.
6. Робота є найкращим способом, щоб почати працювати. Почніть з невеликих завдань, щоб зрушити з мертвої точки. Буває так, що завдань на день стільки, що виконати їх реально тільки до 8 годин наступного ранку. Ця лякаюча перспектива не привід розслаблятися і відтягувати початок робочого дня. Налаштуйтеся на роботу, почавши день з простих завдань, наприклад, відповідайте на важливі електронні листи.
7. Краще виконати кілька завдань добре, ніж виконати одне ідеально. Бажання зробити все ідеально заважає роботі. Генерал Джордж С. Паттон одного разу сказав: «Гарний план виконаний зараз краще, ніж ідеальний план виконаний наступного тижня».
8. Більше робочого часу в день не означає більшу продуктивність. Використовуйте обмеження робочого часу як можливість. Не обманюйте себе, думаючи, що чим більше ви сидите за робочим столом, тим більше зробите. Робіть все, що ви можете, щоб закінчити поточні завдання до кінця робочого дня замість того, щоб працювати вночі.
9. Розділіть безглузді і стратегічні завдання, щоб стати більш продуктивним. В ідеалі потрібно записати всі свої ідеї, розділити їх і тільки потім приступати до роботи. Якщо ви постійно зупиняєтеся, щоб додумати щось, то ви сильно загальмуєте всю роботу.
10. Плануйте важливі зустрічі на початку дня. Якщо це буде друга половина дня, то в очікуванні ви витратите першу половину дня марно. Якщо у вас запланована важлива зустріч на 16:00, то весь час до зустрічі – це час хвилювання, ви не зможете повноцінно працювати, тому що подумки ви все одно будете прокручувати майбутню зустріч. Постарайтеся, призначати важливі заходи якомога раніше, тоді після зустрічі зможете нормально працювати.
11. Створіть постійний розклад зустрічей і спілкування по електронній пошті або телефону спиною до спини, щоб створити блоки безперервної роботи. Ви будете постійно відволікатися, якщо будете переключатися на кожне нове повідомлення протягом дня.
12. Не відтягуйте рішення завдань. Відпочивайте в проміжках між блоками інтенсивної роботи. Спробуйте техніку Pomodoro від Франческо Чирілло. Pomodoro – це по-італійськи «помідор», у вигляді якого був придуманий таймер для кухні. Його використовують для того, щоб розбити робочий процес на 25-хвилинні блоки з 5-хвилинними перервами між ними. Ви теж можете скористатися цією ідеєю, розділивши свою роботу на блоки, що підходять за часом вам. Головне, щоб тривалість блоку відповідала вашій робочій активності, втомилися – робіть перерву.
13. Розбийте велике завдання на частини, з якими можете легко впоратися. Футбольний тренер Алабами Нік Сабан дотримується схожого правила, яке він називає «Процес». Замість того, щоб налаштовувати своїх гравців на перемогу в чемпіонаті, він тренує їх концентруватися тільки на тому, що у них прямо перед очима – блок, прохід, гол.
14. Два завдання ніколи не будуть мати однакове значення. Завжди є пріоритети. Уважно складайте список завдань. Щоденні списки завдань – це ефективний спосіб планування дня. Просто промаркуйте завдання так, щоб однаково важливими не виявилися завдання типу «чистий стіл» і «податки».
15. Ви завжди повинні знати, яке завдання на сьогодні найважливіше. Щоб допомогти собі розставити пріоритети, визначте, яке завдання з тих, що стоять перед вами, найважливіше, і зосередьте всю свою енергію на тому, щоб виконати його якнайшвидше.
16. Делегуйте завдання і навчіться використовувати працю інших людей. Щоб бути по-справжньому ефективним, подолайте страх передачі роботи іншій людині. «Якщо хтось інший може зробити 80 відсотків вашої роботи, делегуйте!» – каже Джон Максвелл, автор книги «Як думають успішні люди: зміни мислення, зміни життя».
17. Переверніть сторінку вчорашнього дня. Тепер думайте тільки про сьогодні і завтра. Не відволікайте себе успіхами і невдачами минулого. Замість цього зосередьтеся на тому, що перед вами.
18. Встановіть кінцеві терміни виконання завдань. Не дозволяйте завданням тривати нескінченно. Витрачати занадто багато часу на проект, або тримати його на «потім» занадто довго неприпустима розкіш, яка призводить до застою в справах. Виконуйте завдання в строк і рухайтеся далі.
19. Завжди робіть нотатки. Не думайте, що ви будете пам’ятати кожну хорошу ідею, яка прийшла вам в голову протягом дня. Не має значення, де ви будете записувати: в ноутбуці, на дошці, або в якомусь додатку типу Evernote – просто записуйте.
20. На роботі будь-які не пов’язані з роботою думки – записуйте, щоб не відволікатися на них, як на розвагу. Ви їх не втратите і зможете обдумати після роботи.
Зрештою, всі ці поради сходяться в одній точці: ефективність народжується не з кількості технік, а зі здатності ясно мислити, розставляти акценти і доносити свої ідеї без зайвих витрат енергії. Дуже часто саме невпевненість, страх бути незрозумілим чи невміння структурувати думку «з’їдають» час сильніше, ніж будь-які зовнішні відволікання. Коли людина говорить чітко, впевнено і у справі, вона швидше приймає рішення, легше домовляється і рідше повертається до тих самих питань. У цьому сенсі тренінг публічних виступів стає логічним продовженням тайм-менеджменту як інструмент, який допомагає вивільнити час за рахунок ясності, впевненості та точності комунікації.
РІЧАРД FELONI, BUSINESS INSIDER
