Плануйте свій час так, щоб досягати поставлених цілей!

Сьогодні тільки ефективне планування може призвести до бажаних результатів. Тим більше, у сфері туризму, коли менеджеру/керівнику доводиться вирішувати кілька завдань одночасно. Але для того, щоб досягати виконання цих завдань, потрібно вміти скористатися інструментами планування! Саме з цією метою тренінговий центр «Корпоративний Університет» ZABUGOR.COM запросив експерта Людмилу Богуш-Данд, яка поділилася з партнерами компанії про те, як ефективно планувати свій час.

Часом керувати неможливо, можна тільки керувати лише своїми діями протягом цього часу»

Корпоративний Університет: Людмило, як ви вважаєте, чому менеджеру/керівнику не тільки важливо, але й вигідно планувати?

Вигід у планування часу так багато, що, мабуть, в інтерв’ю і не перерахувати. Якщо ж спробувати сформулювати їх однією пропозицією, то звучати це буде так: Планування дозволяє не відволікатися на дрібні та несуттєві питання, які не дають результату.

Якщо бути зовсім точним у визначеннях, то людина планує не час, а завдання, які в цей час вирішуватиме. Тому що часом управляти неможливо, можна лише управляти лише своїми діями протягом цього часу. Наприклад, при спілкуванні з клієнтом, у разі потреби наступного повторного дзвінка, вірною дією буде уточнення не тільки дати, коли потрібно передзвонити, але й часу, який буде зручним для клієнта.

Отримуючи вхідний дзвінок у незручний час, ваш клієнт може стати дратівливим, почати чіплятися до дрібниць, а то й зовсім відмовитися від ваших послуг. З’ясовуючи час для наступного дзвінка, який буде зручним клієнту, ви формуєте кілька списків клієнтів: клієнти, яким зручно дзвонити вранці, в обідній або вечірній час.

Наприклад, щоб продуктивно поспілкуватися зі мною, бізнес-тренером, потрібно дзвонити або в обід (при цьому потрібно знати його чіткі. Тому що з ранку – до тренінгу – вхідному дзвінку я можу приділити мінімум часу і змушена його переривати, можливо, навіть достроково – адже початок заняття чітко фіксований і не може бути перенесений. можливість встигнути зробити набагато більше, при цьому працюючи розмірено, не заганяючи себе в цейтнот і стрес, що випливає з нього. А ще правильне планування дозволяє уникнути нескінченного відкладення та перенесення справ, які характеризують будь-якого менеджера далеко не з кращого боку. Людмило, а що потрібно для того, щоб навчитися планувати свій час?

Найголовнішою умовою для успішного планування своїх завдань є чітке їх бачення. Для цього завдання потрібно оформити у вигляді їхнього графічного розкладу з 24-годинною сіткою, тобто “перевести час у простір”. Усі бачили та користувалися картами місцевості – це дуже наочно та зручно. Так ось так само зручно і легко працювати, створивши карту часу. Таку карту можна створювати для себе в програмі Excel, якщо робота жорстко прив’язана до офісу та комп’ютера, або побудувати її в якісному планувальнику, який зручно носити із собою.

Дуже показовий у цьому питанні планувальник BogushBook. Відкриваючи сторінку поточного дня, ви бачите зрозумілу і докладну карту з правильними орієнтирами. Це не просто зручно, це дуже ефективно.

На сітці наносяться фіксовані за часом завдання, які стають орієнтирами. Тоді одразу видно, у які проміжки правильним буде поставити гнучкі завдання – тобто завдання, не фіксовані за часом.

Точно також створюється план на місяць – цього разу у вигляді сітки з 31 дня. Менеджеру турагентства необхідно створювати також і річну сітку, що складається з 52 тижнів. А класний менеджер (особливо менеджер по роботі з VIP-клієнтами) планує свою роботу на 2 роки вперед, підлаштовуючись під принципи планування серйозних клієнтів-бізнесменів і враховуючи річну циклічність завдань. Що ви рекомендуєте робити у таких випадках?

«Позапланові та несподівані обставини» запланувати неможливо – на те вони й позапланові. Однак, можна запланувати резерв часу на їх вирішення. І цей резерв потрібно планувати щодня. Тоді форс-мажор, що тоді виник, поглинає час найближчого до нього резерву і зрушує максимум одне, наступне за ним, завдання.

Потрібно пам’ятати, що резерви часів і у плані не заповнюються ніколи. Якщо вранці «на горизонті» з’являється незапланована зустріч, час для неї шукаємо у вільних рядках плану завтрашнього або наступного дня, але резерв часу залишається недоторканним. Тому що така зустріч не є «несподіваною обставиною».

Якщо не сталося жодних «несподіваних обставин» – чудово! Резерв часу завжди можна використовувати на справи, на які зазвичай не вистачає часу – аналіз нових акцій та пропозицій від конкурентів, читання професійної літератури, планування наступного місяця, аналіз своєї роботи та пошук можливостей підвищення її ефективності. Для цього випадку у кожного хорошого менеджера завжди під рукою має бути список важливих завдань.

Відмінно планують резервний час у компанії Google. Її співробітники зобов’язані в плані дня відводити не більше 60% часу для фіксованих завдань і не менше 20% для резерву часу.

Корпоративний Університет: Думаю саме тому компанія Google є одним з лідерів свого ринку. А ось як бути в туризмі менеджерам у високий сезон, коли важко знайти резерв часу і важлива кожна хвилина? Один із прийомів для того, щоб успішно справлятися з гарячкою у високий сезон – пакетування клієнтів. Набагато ефективніше вивчити пропозиції по одному напрямку, опрацювати потенційних клієнтів по ньому, а потім перейти до наступного, ніж при кожному новому дзвінку черговому клієнту перебудовуватися на новий напрямок. Так само мають бути створені і папки за категоріями клієнтів. Це робить зручнішим пакетний підхід до роботи з різними типами клієнтів і суттєво прискорює їхню обробку.

Дуже важливо до високого сезону готуватися заздалегідь. Туристичний бізнес характерний циклічності, тому легко дозволяє планувати поточний та наступний роки за попереднім. Навіть, якщо трапляються форс-мажорні обставини, наявність плану завжди краща за його відсутність.

Корпоративний університет: Ми впевнені, що читачі вже усвідомили важливість планування свого часу. І після прочитання нашого інтерв’ю плануватимуть свій час. Людмило, які типові помилки може зробити менеджер при плануванні, які будуть заважати в досягненні поставлених завдань?

Перша помилка – виникає, коли у менеджера відсутня «карта» його робочого дня – наочна тимчасова сітка робочого плану. що трапиться», а не «те, що трапилося».

Наприклад, якщо мені дзвонить партнер і просить про зустріч сьогодні, а мій день розпланований повністю, то я не сприймаю резерв часу як вільний час і не витрачаю його на таку зустріч. Я дізнаюся про причину зустрічі, переглядаю свій розклад. А потім визначаю, чи можна поєднати цю зустріч із запланованою сьогодні ж зустрічею із співробітником, який займається цим партнером. Або її можна поєднати з обідом у ресторані, якщо це заплановано. Або одне з гнучких завдань сьогоднішнього дня можна перенести на завтра або поєднати його з іншим завданням, тим самим звільнивши потрібний час.

Якщо, я не знаходжу для цієї зустрічі часу в поточному дні, я перевертаю сторінку планувальника і шукаю їй місце у завтрашньому дні і так далі. турагентства може бути така ситуація. Постійний VIP-клієнт приходить без попереднього дзвінка і просить приділити йому півгодини часу для організації відпустки в несподівано утвореному «вікні» в його графіку. Для цього потрібно лише чітко знати пріоритети своєї роботи. Незнання пріоритетів або помилкові пріоритети є третьою важливою помилкою менеджера.

Людмило, величезне вам спасибі за ваші поради та рекомендації. Ми щиро віримо, що вони допоможуть нашим колегам і партнерам завдяки плануванню збільшити свою ефективність і несподівані обставини не виб’ють їх з робочої колії. src=”https://bogushtime.com/wp-content/uploads/2025/04/logo_zabugor-1.gif” />