Диктофон для топменеджера
Для сучасного менеджера завдання управління своїм часом непросте. Величезна кількість справ, напрямків, проектів, думок, контактів… У цьому потоці інформації необхідно орієнтуватися, нічого не втрачаючи з виду.
Один з найпростіших «впроваджуваних» інструментів управління собою – диктофон. У багатьох менеджерів він вже є, окремо або в кишеньковому комп’ютері. Але мало хто використовує можливості диктофона на 100%.
Диктофон дозволяє чудово «утилізувати відходи часу» – моменти очікування, автомобільний час (особливо простоювання в заторах), час прогулянок, тренувань у спортзалі тощо. При цьому всі поточні думки та завдання «матеріалізуються» на диктофоні, звільняючи перевантажений мозок менеджера для роздумів про піднесене і стратегічне.
«Шеф нічого не забуває»
Корисне застосування диктофона – фіксація думок і контроль доручень. Як казав один підприємець, у радянський час директор заводу – «Заздрю вам сьогоднішнім, мені дуже не вистачало диктофона в роботі. Йду по цеху, по конструкторському бюро, розмовляю з людьми – виникає безліч думок, які в «текучці» важко записати, а хотілося б».
Структуру папок обирайте зручну для вас. Іноді корисно розділити особисті та робочі думки і завдання, іноді – упорядкувати за пріоритетністю. У будь-якому випадку, ви гарантуєте, що «текучка» не загубиться через обмеженість вашої пам’яті, і у співробітників скоро увійде в приказку – «шеф нічого не забуває». Адже, як казав один полковник, «найкраща пам’ять тупіша за найтупіший олівець».
Якщо звуковий канал сприйняття для вас не головний, можливо, вам знадобляться не всі функції диктофона. Наприклад, особисто для мене виявилося незручним фіксувати на диктофоні думки – «думаючи» закінчення думки, я повинен бачити її початок, а це можливо тільки при записі на папір або кишеньковий комп’ютер. Але полегшити собі рутину контролю «текучки», на мій погляд, за допомогою диктофона можна незалежно від типу сприйняття.
Музика та аудіокниги
При словах «планування», «управління часом», багато менеджерів здригаються. Але хто сказав, що управління часом – це талмуди «детальних планів», нудно припадаючі пилом на полицях?
Ваша система особистого тайм-менеджменту повинна бути приємною. Тому не забувайте про можливість використовувати диктофон як mp3-плеєр. Навіть стандартної пам’яті зазвичай вистачає на 1-2 години музики, а з півгігабайтовою флеш-картою можна записати і десяток годин.
Аудіо-можливості диктофона можна використовувати для прослуховування книг у mp3-форматі, які все легше знайти і за гроші, і безкоштовно в інтернеті. Так що диктофон – непогана можливість у приємному форматі освіжити в пам’яті улюблені книги. Не кажучи вже про літературу з менеджменту та особистісного зростання, якої в mp3 форматі стає все більше.
Командна робота
Диктофонні файли зручно пересилати, це чудовий інструмент організації командної роботи, особливо віддаленої. Наприклад, ви пояснюєте підлеглому складне доручення. З ймовірністю 99% при виконанні він помилиться. Прописувати на папері – витратиш купу часу. Якщо ж постановка завдання (в т.ч. ваші відповіді на всі уточнюючі питання підлеглого) відбувається під диктофон, перед виконанням підлеглий може ще раз прослухати доручення і освіжити в пам’яті «живу» постановку завдання, а не сухі пункти паперової інструкції.
Зручно також пересилати зацікавленим колегам фрагменти заходів – семінарів, нарад, переговорів. Тільки не намагайтеся записувати бесіду на диктофон таємно від контрагента! Окрім етичних аспектів, враховуйте, що індикатор аудіо- та відеозапису коштує недорого і у багатьох керівників є.
До речі, диктофон дуже добре дисциплінує в тому, що в просторіччі називається «відповідати за базар». Він швидко привчає будь-які переговори та обговорення вести так, ніби вони записуються на диктофон – і вберігає від багатьох небажаних висловлювань.
Повна версія статті доступна за посиланням: http://www.improvement.ru/zametki/dictofon
Гліб Архангельський
за матеріалами Improvement.ru
