Ефективне планування дня

“Тайм-менеджмент не дня мене”, “Планувати – це нудно”, “Навіщо все планувати, якщо я і так все пам’ятаю” – такі фрази нерідко звучать від людей, які ще не скуштували всі принади планування. І в той же час у більшості керівників, особливо тих, хто займається звітністю, фінансами, податками, катастрофічно не вистачає часу на виконання всіх поставлених завдань. Хоча будь-яке “прострочення”, з погляду фінансового законодавства, загрожує штрафними санкціями, зірваними контрактами.

У рамках цієї статті поговоримо про те, як ефективно спланувати робочий час, щоб встигати вирішувати робочі питання і не працює по 18 годин. Але, якщо ви хочете, щоб робочий день не проходив у нескінченному топтанії на місці, а був черговим кроком до високих результатів, здійснення мрій та досягнення цілей, то починати планування потрібно з постановки цих цілей. Адже планування робочого дня — це останній етап ефективного планування.

Ми регулярно проводимо опитування серед співробітників різного рівня та власників бізнесу, наскільки років у майбутнє вони планують, чи взагалі вважають за необхідне створювати завдання наперед. І відповіді бувають дуже різні, що, в принципі, не дивно. Адже кожен з нас є унікальним. Хтось каже, що планує і при цьому зазначає, що він тримає всі плани в голові. Хтось взагалі не бачить у цьому необхідності, тому що щодня все змінюється, а хтось не уявляє життя без записаних завдань та цілей. Але справа в тому, що, поки ви не зрозумієте, чого хочете і куди бажаєте прийти, ви щодня просто справлятиметеся з ситуацією, реагуватимете на те, що відбувається тут і зараз. А в результаті – ні результатів, ні часу, щоб встигнути хоча б найважливіше.

Отже, планування в рамках технології Прицільного тайм-менеджменту BogushTime починається зі списку бажань, ідей та мрій, в якому вказується не менше 41 пункту. Так ви зможете зрозуміти, що вам насправді потрібно, чим ви хочете займатися і що в результаті отримати. Далі цей список потрібно розгорнути в матрицю довгострокового планування років на 10. т.п.). Так ви побачите, що насправді відбувається у вашому житті, що ви прогаяли, на що варто звернути увагу і пропрацювати більш детально. Потім ви продовжуєте розгортати ваші дії від майбутнього до сьогодення. І плануєте рік за тим самим принципом, що й 10 років. Але тут по горизонталі таблиці вказуються вже місяці, а ще планування 1 року дозволяє побачити, як ви можете досягти своїх цілей і здійснити бажання. Після цього із плану року ви «виймаєте» завдання на найближчий місяць, щоб спланувати конкретні результати, які стануть сходинками до ваших досягнень. І нарешті — плануєте свої щоденні кроки, які зрештою і приведуть вас до ваших цілей.

Таке планування потрібно проводити раз на рік і інколи коригувати у процесі. Тоді планування дня зробить вас по-справжньому ефективним, оскільки ви точно знатимете, що має увійти до списку завдань на день. І тепер, коли ви це знаєте, йтиметься про щоденне планування.

Ефективний розподіл часу робочого дня
Робочий час не гумовий — і ось докази. З погляду власника чи керівника, робочий день має бути розподілено на кілька умовних частин. Існує три основні типи завдань, а саме:

1. Стратегічні завдання. Йдеться про розробку стратегії, навчання персоналу, кадрові зміни, планування та ін. Ці завдання повинні займати близько 20% часу. У свою чергу, вони важливі та нетермінові. Варто одразу прояснити щодо слова терміновий. Терміновий у цьому контексті — запланований, що має термін, тобто не негайний.
2. Завдання щоденні — рутинні. Це безпосередньо виробництво. Такі завдання також важливі та термінові. Їх досить багато, і для досягнення цілей компанії усі ці завдання необхідно виконувати, а якщо не виконав, то з цим все одно необхідно працювати (далі – про це докладніше). Для таких завдань має бути виділено найбільшу кількість робочого часу — 60%.
3. Форс-мажори. Це окремий важливий блок, і саме на них мають бути заплановані 20% часу, що залишилися. Справа в тому, що форс-мажори у нашому житті були, є і будуть, і ви вже зараз можете сказати, які «непередбачені» ситуації можуть статися самі протягом дня. Вони вимагають часу, тому замість того, щоб покладатися на «можна», заплануйте на них час. Нічого нового винаходити не треба. Зверніть увагу на ті форсмажори, які трапляються у вас у робочий час щодня. Напевно, це якісь дзвінки, позапланові гості (клієнти, партнери). І, як правило, у середнього співробітника/менеджера форсмажор займає т близько 1,5-2 години на день. Це той час, який не має бути нічим зайнятим. Але якщо раптом форс-мажор не трапився, то ви можете використати цей час на свій розсуд (наприклад, на власний відпочинок, якщо потрібно). Зверніть увагу, що форс-мажори — це не електронна пошта та листування, це не планова робота на телефоні та обов’язковий моніторинг в Інтернеті. Йдеться про рутину, і на це необхідно планувати час окремо.

   Існують завдання «жорсткі» та «плаваючі».
   «Жорсткі» завдання — узгоджені, що мають жорсткий час виконання. Це все ваші збори, планерки, наради, узгоджені зустрічі, конференції, заплановані поїздки (літак, поїзд) тощо. Скільки «жорстких» завдань може бути за один день? Не більше п’яти, за годину на кожну. І між ними обов’язково має бути тимчасовий зазор. При цьому важливо укладатися у відведений час і не зрушувати решту завдань за графіком. Таким чином, ви можете образити людей, з якими у вас узгоджені якісь дії. Поважайте час інших людей. Якщо ви хочете довіри та поваги до своєї роботи, поводьтеся відповідно. На думку автора, інтервал між жорсткими завданнями має становити 30 хвилин. Ви можете використовувати цей час, зокрема, для:

   • підведення підсумків попередньої задачі;
   • підготовки до наступного завдання;
   • виконання своїх плаваючих завдань.

   Тепер щодо зустрічей. Вони не повинні тривати більше години. Тому що для обговорення всіх питань вам знадобиться 40–45 хвилин, а на знайомство та прощальні ритуали – 15–20 хвилин. Як правило, більше 40 хвилин — це вже повторення другого чи навіть третього кола. Важливим моментом у проведенні зустрічей є те, що багато людей, в принципі, не відчувають часу. Хоча вам може здатися це абсурдним, але для вас година – це дійсно може бути година, а для іншої людини може здатися, що минуло лише 40-50 хвилин. Тому обов’язково акцентуйте увагу на тому, що у вас рівно година на вирішення всіх питань, і назвіть точний час завершення зустрічі.
   Як дізнатися, чи рухаєтеся ви регламентом чи затягуєте зустріч? Вже на тридцятій хвилині ви можете чітко визначити, вкладаєтеся ви в регламент чи ні. І у зв’язку з цим ухвалити рішення, як вам діяти далі. Якщо зустріч іде за регламентом, то питань немає — все гаразд. А ось якщо вона затягується, то варто відразу визначитися:

   • перенести низку питань на іншу зустріч
   • скасувати наступне ваше «жорстке» завдання.

   «Плаваючі» завдання — це завдання, які не мають жорсткої прив’язки до часу. Тобто це саме ті завдання, які ви можете виконувати в проміжках між «жорсткими» завданнями або якщо не трапився форс-мажор, і у вас залишився час. наступне:

   1. Перенесіть всю отриману за день інформацію туди, де її буде зручно зберігати та легко знайти.
   2. Проаналізуйте минулий день, щоб виявити свої успішні дії. Що зроблено і чому ви вдалося?
   3. Проаналізуйте минулий день, щоб провести роботу над помилками. Що не зроблено і чому не вийшло чи не встигли?
   4. Підведіть підсумки та порадійте отриманим результатам.
   5. Перенесіть невиконані завдання на той день і час, коли зможете їх точно закінчити.
   6. Перегляньте свої цілі та подумайте про те, що ви наблизилися до них ще на один. Тут важливо, щоб ваші цілі були записані все в одному місці і доступні для перегляду в будь-який час. Візуалізуйте їх, тим самим ви робите їх більш досяжними, і це дозволить вам постійно тримати їх у фокусі своєї уваги.
   7. Складіть список завдань на завтра, не особливо заглиблюючись у деталі. Увечері важливо «вивантажити» все, щоб спокійно виспатися і бути впевненим, що нічого не забудете. Але обов’язково включайте в цей список завдання, які ведуть вас до ваших цілей.

   Для роботи над помилками використовуйте техніку аналізу помилок, послідовно відповідаючи на 4 запитання: 1) Що я хотів? 2) Що я отримав? 3) Як я це отримав? 4) Що я тепер робитиму по-іншому? Тут важливо відповідати самому собі чесно, інакше ця робота марна. Найскладнішим питанням тут є третє. Дуже часто у цьому питанні люди займаються самообманом. Наприклад, зустріч із потенційним партнером Х зірвалася, т.к. ви запізнилися. Аналізуємо: Що я хотів? Підписати контракт. Що я одержав? Контракт не підписано. Як це я отримав? У мене була до цього зустріч, вона затягнулася, я потрапив у пробки і спізнився. Затори виноати. Неправда. Коли ви летить на відпочинок, адже ви приїжджаєте в аеропорт за 2 години до вильоту, і вам мало що може перешкодити. Тому що ви точно знаєте, що літак на вас чекати не буде. Просто ця зустріч насправді була не дуже цінна для вас, ви порахували Італії, що можете собі дозволити на неї запізнитися і прожити без цього контракту. І насправді ви дозволили самі затягнутися до попередньої зустрічі… розумієте? Відповідайте чесно. І, останнє питання: Що я тепер робитиму по-іншому? Проводитиму зустрічі з урахуванням регламенту, виїду на наступну заздалегідь і т.д. Щоб уникнути пробок — уточнюватиму ситуацію на дорогах. І повірте, якби це був важливий контракт на мільйон, від якого залежить ваше майбутнє, то саме так виби і надійшли. Ще один першочерговий момент. Коли ви переносите невиконані завдання, не пишіть їх на завтра, якщо ви не впевнені, що завтра їх виконаєте. Перенесіть на ту дату, коли ви точно займетеся ними. Якщо ви постійно будете їх переносити, то це:

   • утримуватиме вашу увагу — ви все одно про них думатимете, ви ж бачите їх записаними, але не робите;
   • знижуватиме вашу самооцінку — знову ви не всі виконали. У результаті, виникне питання про те, чому ви не встигаєте, чим ви гірші за інших і т.д.;
   • і найнеприємніше – може викликати стан прокрастинації.

   Прокрастинація – це стан коли ви весь час відкладаєте на потім, навіть якщо об’єктивних причин для цього немає. А потім вчасно не встигаєте, підводьте людей, природно, засмучуєтеся. І одразу скажу, що ні до чого хорошого в результаті це не призводить. Тому якщо завдання перенесли на іншу дату — виконайте або викресліть її відразу.

   РАННЕВЕ ПЛАНУВАННЯ
   Воно відбувається за таким принципом:

   1. Складіть або доповніть список завдань на день.
   2. li їхня пріоритетність за принципом АВС. А — важливо, В — делегувати, С — може почекати.
   3. Визначте жорсткі завдання і визначте їх як головні.
   4. Заплануйте проміжки часу між основними завданнями і залиште час на форс-мажори. під час його ухвалення. Читаючи цей матеріал, вам могло здатися, що пунктів і дій дуже багато. Це негаразд. Загалом на планування на день у вас має йти не більше 15-20 хвилин: 7-8 хвилин – увечері і 7-8 хвилин – вранці. А ось решта — це принципи планування, розібравшись із якими, ви станете ефективнішими та успішнішими. Коли плануєте, ви відчуваєте, що контролюєте ситуацію та впливаєте на події у вашому житті, на сім’ю, суспільство та на світ загалом. А якщо ви знаєте, що можете змінити себе, своє оточення та світ на краще — ваше життя стає цікавим і насиченим. Коли ви розумієте, як це працює, то відчуваєте себе щасливим і сповненим сил і енергії. Тому остання в цьому матеріалі рекомендація: «Примусьте час працювати на Вас, а не проти Вас — ставте цілі, плануйте досягнення та досягайте їх!».