Ефективні правила самоорганізації

Навіщо потрібен керівник?

Якби співробітники самі виконували всю необхідну роботу, то керівники були б просто не потрібні. Але, на жаль, це не так: людей необхідно спрямовувати, організовувати, контролювати, заохочувати, загалом, без керівників організувати роботу компанії поки що неможливо.

Для початку потрібно розібратися, навіщо наймати тих чи інших співробітників. Це питання зовсім не безглузде, як може здатися на перший погляд: мій досвід роботи показує, що дуже часто навіть «досвідчені» керівники не зовсім розуміють, чого вимагати від підлеглих. Тому перше завдання управлінця – чітко визначити: який продукт очікується від кожного працівника, як він вимірюється і скільки цього продукту працівник повинен виробити в певну одиницю часу, наприклад, за годину, день або місяць. Причому це стосується не тільки робітників на станку, а всіх – від прибиральниць до продавців, інженерів, маркетологів і програмістів. І в цьому – ключ до самоорганізації.

Закладаємо фундамент

Для того щоб «самоорганізуватися», потрібно мати якусь точку опори, навколо якої все буде вибудовуватися. Для кожного працівника такою точкою повинен бути його цінний кінцевий продукт, тобто готовий результат його праці. Цінним ми називаємо його тому, що компанія готова за нього платити, а кінцевим – тому що він повинен бути виконаний на 100%.

Якщо взяти для прикладу продавця, то його цінним кінцевим продуктом є гроші, які отримала компанія. Якщо продавець віддав товар, але гроші не отримав – то результату немає, причому швидше за все вам доведеться через деякий час підключити юристів, щоб отримати гроші. Чи готові ви, як керівник, платити зарплату такому продавцю? А адже повірте, дуже багато продавців вважають, що їх завдання – звільнити склад від продукції, а не поповнити банківський рахунок компанії!

Отже, перше, що вам як керівнику, потрібно для організації роботи – це чітко визначити, що повинно вироблятися кожним вашим підлеглим, до якого терміну і в якій кількості.

Введіть правильний контроль

Наступним вашим кроком на шляху до вироблення у працівників бажання самоорганізовуватися є введення правильного контролю. Слово «контроль» може викликати змішані почуття, адже з ним пов’язано занадто багато негативу. Але все це тільки тому, що багато хто з нас ставав жертвами поганого контролю. А найголовнішою рисою поганого контролю є його непередбачуваність!

Я розповім вам історію про нового викладача, який прийшов у ВНЗ: 1 вересня він почав з того, що видав усім студентам список екзаменаційних питань, які будуть на сесії. Завідувач кафедри викликав його до себе, щоб відчитати за це, а він відповів: «Я не вважаю своєю роботою ловити їх на тому, чого вони не знають. Я хочу, щоб вони знали те, що їм належить здавати на іспиті. Я вважаю, що моя робота в тому, щоб зробити так, щоб вони все це вивчили, тому я відразу поставив їм таке завдання». Це приклад хорошого контролю.

Другий приклад хорошого контролю: у США на дорогах до знака, що обмежує швидкість руху автомобілів, зазвичай стоїть спеціальний пристрій, що вимірює і показує водіям їх швидкість. Завдання цього пристрою – зробити так, щоб водії рухалися з потрібною швидкістю.

Ось так само і в компанії: ваше завдання – не «ловити» співробітників, а забезпечувати правильне і своєчасне виконання ними роботи. Для цього призначте визначення часу, коли ви проходите по підрозділу з інспекцією, щоб спостерігати, як співробітники працюють. Нехай вони знають про те, коли будуть відбуватися ці інспекції, нехай готуються до них. Спочатку вони будуть намагатися добре виглядати під час інспекції, а потім звикнуть до якісного виконання своєї роботи.

Не залишайте справи на самоплив.

Другим інструментом для керівника є робочі щотижневі координації, тобто зустрічі з кожним своїм підлеглим. Незалежно від того, скільки у вас прямих підлеглих, вам потрібно зустрічатися з кожним з них один раз на тиждень. Це називається щотижневою координацією. Під час такої координації підлеглий повинен відзвітувати вам про результати минулого тижня, а потім – надати свій план на наступний тиждень. А ви, як керівник, повинні цей план затвердити. А потім – нехай собі йде і робить самостійно!

Візуалізуйте результати кожного

Для того щоб ви вчасно відстежили потенційну проблему з продуктивністю, введіть всього дві речі: графіки статистик на стіні над кожним робочим місцем і щоденне планування у вигляді списку завдань на день з тайм-калькуляцією (хоча б).

Що таке графіки статистик? Якщо пам’ятаєте, вище йшла мова про те, що цінний кінцевий продукт повинен бути визначений для кожного співробітника і виражений у цифрах? Так ось, тепер вам потрібно просто домогтися, щоб кожен співробітник сам щодня підраховував, скільки він свого продукту за сьогодні створив, і заносив це в графік, який повинен висіти над його робочим місцем для відкритого огляду. А все, що вам потрібно робити – це стежити за змінами цього графіка: піднімається – значить, все в порядку, падає – значить, треба терміново втручатися.

Плануйте наперед

Кожен робочий день повинен починатися з того, що співробітнику необхідно відкрити паперовий корпоративний планувальник і скласти список завдань (якщо їх ще немає, хоча у продуктивного співробітника цей список заповнюється заздалегідь) на сьогоднішній день. А після цього – визначити тривалість кожного завдання і підрахувати загальну суму. Здавалося б, так просто! Але спробуйте це впровадити, і ви зіткнетеся з опором – мовляв, «навіщо нам час втрачати на всі ці записи, краще б ми працювали». І обурюватися будуть якраз ті, хто насправді не знає, чим сьогодні буде займатися.

З ще більшим опором ви зіткнетеся, коли вимагатимете провести оцінку тимчасових витрат! Робота у співробітника кожен день приблизно одна і та ж, і якщо, виконуючи однакові завдання день за днем, він після двох тижнів роботи так і не знає, скільки ж часу вимагає вирішення цих завдань, то цінність такого працівника для компанії вельми сумнівна.

А що ж робити з форс-мажорами? Варто відразу сказати, що вони завжди займають не більше 20% від загальної кількості часу. Тому на форс-мажор потрібно обов’язково залишити вільний час, щоб можна було спокійно розбиратися з несподівано виниклими завданнями. Тому, коли ви складаєте свій робочий розклад, обов’язково залишайте в ньому тимчасові «зазори», щоб можна було туди поставити непередбачені завдання. Не хвилюйтеся, ще ні в кого цей час не пропав – у керівника завжди знайдеться, чим його заповнити.

Головні поради для ініціювання процесу самоорганізації:

– визначайте кінцевий результат роботи;

– регулярно проводьте інспекції на робочих місцях;

– щотижня проводьте робочі координації;

– введіть графіки статистик на кожному робочому місці;

– введіть ранкове щоденне складання списків завдань з тайм-калькуляцією;

– залишайте в графіку дня час для виконання форс-мажорних завдань.

Джерело: Бізнес-журнал «Дело»