Інструкція з використання сторінки «Делеговані завдання»

Нас часто запитують про технологію делегування, тому що нерідко це найболючіша проблема будь-якого керівника. Тему можна розглядати як з теоретичної сторони – що таке делегування, його принципи, що можна делегувати, а що не можна. І це дуже важливо, розуміти основи, але про це ми вже писали, а в цій статті ми просто вирішили надати технологію роботи зі сторінкою “Делеговані завдання” в BogushBook. Користуйтеся – це легко!

Сторінка призначена для постановки та контролю делегованих завдань. Для одного завдання у вас будуть заповнені 5 рядків.

1 рядок. Пишемо дату постановки завдання перед співробітником, коротко описуємо зміст завдання, і пишемо, кому делегували.

2 і 3 рядок. Це точки – дати контролю, в кожну з яких ваш підлеглий звітує вам про результати, краще в певний час, сам, можна по телефону. Але важливо заздалегідь обговорити питання, на які ви хочете отримати відповіді. Звіт “все добре” – не підходить.

4 рядок. Це дата, коли ви хочете отримати попередній результат, цю дату ви повідомляєте співробітнику.

5 рядок. Запасний, це кінцева дата, коли вам вже просто необхідно отримати результат, співробітнику ця дата не потрібна. Співробітнику не потрібно знати, коли вам потрібно самому надати результат, йому потрібно знати, коли він повинен надати результат.

Після цього можна підвести риску і розписувати інші делеговані завдання.

Тут є кілька хитрощів.

Бажано, щоб співробітник записав перших 4 пункти постановки і контролю завдання, тоді не доведеться вислуховувати, що він “забув”, “не врахував”, “вирішив, що це поки неважливо”.

Кожного ранку, коли складаєте список завдань на день, пам’ятайте, що в список завдань входить контроль інших людей. Кожного ранку переглядайте, де і які завдання делеговані, тому листочки делегованих завдань повинні лежати разом, щоб їх легко було переглядати.

І в першу дату контролю ви контролюєте свого підлеглого. Якщо він вам сам подзвонив, то в першому стовпчику навпроти дати поставте плюсик. Якщо він не подзвонив, наприклад, о 12:00, то о 12:05 дзвоніть самі. З’ясовуєте, що відбувається. Якщо все в порядку, тоді заспокоюєтеся до наступної дати контролю.

Якщо щось не так – ні в якому разі не забираєте завдання у підлеглого, інакше він навчиться тільки приносити вам проблеми. Якщо ви поставили завдання, тепер вам потрібно зробити все, щоб ця людина його виконала. І ви або опрацьовуєте з ним завдання більш детально, щоб все точно зрозумів і переглядаєте його завантаження, можливо просто не встигає і відкладаєте менш пріоритетні завдання на майбутнє. Або проставляєте більше контрольних точок і контролюєте більш скрупульозно процес виконання. Або призначаєте другого підлеглого курувати першого. Ваш другий підлеглий не робить за свого підопічного завдання, він просто навчає і забезпечує виконання завдання.

І якщо завдання курує нова людина, тоді дата отримання результату зміщується з рядка 4 на рядок 5. Рядок 4 викреслюєте, і оголошуєте нову дату підлеглим.

І оскільки друга людина – це гарант виконання завдання. То вам залишиться поставити плюсик у 3 і 5 рядку.

Техніка спрямована тільки на одне – гарантувати виконання завдання. Сенс правильної техніки делегування полягає в тому, що ви скорочуєте час (щоб був запас часу – 4 рядок), і призначаєте мінімум 2 контрольних фініші (2 і 3 рядок).

Також сторінку зручно використовувати для запису боргів і зобов’язань. Тепер ви завжди будете виконувати обіцянки і отримувати обіцяне вчасно.

Приклад,