П’ять головних принципів ефективного розподілу робочого часу

Розмови на тему ефективного використання робочого часу у багатьох викликають скепсис через відсутність належних знань та минулих поразок. Почну з поразок, оскільки їх причиною є відсутність знань.

Не секрет, що важко знайти на світі людину, яка хоч раз не спробувала «почати життя спочатку».

З чим стикається співробітник чи керівник на своєму робочому місці? Він прокидається вранці з повною рішучістю все розставити на свої місця, складає план, приходить на роботу, приступає до виконання завдань, і тут раптом лунає незапланований дзвінок від клієнта, який має власні плани. Відповівши на дзвінок, людина намагається повернутися до свого списку завдань, але тут до нього підходить колега… Наприкінці дня невиконані завдання переносяться наступного дня. Намагаючись змусити працівника складати і виконувати робочі плани, ви натрапите на серйозний опір: «Ніколи нам витрачати час на ваше планування — працювати треба!». Що ж робити керівнику, який усім серцем хворіє за результати, як запровадити в підрозділі ефективне використання робочого часу? Повернемося до рядків вище: поразка у плануванні є наслідком відсутності знань, теоретичних та практичних. Співробітник має не просто прочитати книжку чи прослухати семінар, він має навчитися виконувати певні дії. І виконувати їх правильно!

Які ж помилки допускають співробітники при розподілі робочого часу, до яких наслідків це призводить і як їх уникнути?

Помилка перша: Не складати списки завдань

Досить типова картина: працівник сідає за свій стіл і не знає. Телефонний дзвінок, що пролунав, сприймається як порятунок — тепер зрозуміло, що робити. Співробітник без списку робочих завдань на день вистачає за будь-який привід, витрачає на нього багато часу, а наприкінці дня виявляє, що забув важливі справи.

Рішення наступного: наприкінці робочого дня виділити час для підбиття підсумків, відзначити виконані завдання, перенести невиконані або викреслити їх. Зовсім не обов’язково робити завтра те, що не зроблено сьогодні, бо це часто вже не потрібно. Але саме тому, що завдання не записано, не оцінено і не викреслено, воно продовжує «висіти» у свідомості людини, забираючи енергію та пригнічуючи емоції. Списки завдань варто складати саме наприкінці робочого дня, щоб добре уявляти обсяг роботи на завтра. До того ж, важливо підбивати фінальну межу, щоб не забути себе похвалити за хорошу роботу.

Помилка друга: Не малювати робочий розклад

Багато людей вважають, що достатньо скласти список завдань для того, щоб розподілити свій робочий час. Але вам також потрібно виділити час завдання, т.е. е. список завдань обов’язково повинен супроводжуватися графічним розкладом, в якому як на шкалі (а не по колу циферблата) виділені проміжки часу, заповнені і вільні. проміжки часу. І, звичайно, вибирати найбільш правильні варіанти розподілу завдань на тимчасовій шкалі дня.

Помилка третя: Не вести тайм-калькуляцію

Уявіть собі, що ви прийшли в магазин зі 100 монетами в гаманці. Вибираючи товар, ви постійно враховуєте суму, що є у вас, і не набираєте товару більше, ніж у вас є грошей. Було б безглуздо стояти на касі з кошиком товару на суму в 1000 монет і плакати про те, що у вас не вистачило грошей на оплату. Тоді чому так часто можна почути скарги на те, що «не встиг виконати завдання — не вистачило часу»? Адже про те, що за добу всього 24 години, кожен з нас знає з дитинства. Однак співробітники з абсолютно не зрозумілої, але явно не розумної причини складають на день списки завдань, які вимагають для виконання кількох діб.

Як ви дізнаєтеся, чи вистачить вам часу, якщо не підрахуєте його? Тому оцінюйте кожне завдання за часом: скільки годин і хвилин необхідно для його виконання або скільки ви можете на неї сьогодні виділити, і складайте ці цифри в загальну суму. Тоді ви ніколи не наберете завдань на суму, більшу за ту, що у вас у «гаманці часу».

Помилка четверта: Не вести запису

Найпоширеніша проблема у виконанні завдань і в контролі виконання — «забув». Забув, бо не записав: інформацію, деталі, терміни , умови, обіцянки, телефони та ін. Не думайте, що маєте гарну пам’ять. Вона, звичайно, хороша, але складається з кількох рівнів: оперативна, короткострокова та довгострокова. Оперативна пам’ять працює тільки з тим, що у полі уваги прямо зараз. Короткострокова пам’ятає ще 10-15 хвилин. А для того, щоб щось потрапило на згадку довгострокову, вам потрібно щось спеціальне зробити, наприклад, завчити чи записати.

Не лінуйтеся робити записи під час створення домовленостей: ведіть короткі протоколи зустрічей, записуйте обіцянки, тут же заносите зустрічі у розклад наступних днів. Тоді ви і про завдання не забудете, і не заплануєте зайвого, і не втратите важливе.

Помилка п’ята: Не узгоджувати завдання з цілями

Але найголовніша помилка у розподілі робочого часу — це відсутність зв’язку між тим, що ви сьогодні робите, і тим, що ви сьогодні робите. Як втратити час? Дуже просто робити зараз те, що ні до чого не веде. Досить поширеним питанням учасників тренінгів з управління часом є питання, як розставляти пріоритети. За визначенням, пріоритетність — це послідовність у часі, і вона виставляється графічним розкладом, а ось оцінюється за допомогою довгострокових цілей.

Пріоритетнішим є те, що веде до досягнення цілей. Можна вирішувати багато оперативних завдань лише тому, що виник форс-мажор, але це означає гасити пожежі. І якщо ви спробуєте зрозуміти, хто ж у них винен, побачите, що це ви самі. Завжди тримайте при собі список ваших цілей разом з вашими довгостроковими планами і приймайте рішення сьогоднішнього дня, виходячи із вигод завтрашнього.

Звичайно, всі ці рекомендації прості, проте без хорошого інструменту їх реалізувати важко. Тому дозволю собі порекомендувати вам два корисні і працюючі планувальники. Один із них – це паперовий планувальник BogushBook, а другий – електронний TimeOptimizer для iPad. У них обох реалізовано можливість мати списки завдань, графічні розклади, тайм-калькуляцію, можливість вести записи та зберігати інформацію, а також бачити свої цілі та стратегічні плани. Якщо у вас виникають труднощі з придбанням будь-якого з цих інструментів, тоді просто заведіть собі папку на скобах, зробіть спеціальні бланки з урахуванням моїх рекомендацій і користуйтеся ними щодня.

Пам’ятайте: те, що ви робите сьогодні, створює ваше майбутнє. засновник тренінгової компанії
«Студія управління часом BogushTime»

Спеціально для журналу «Заробітна плата» №10, 2014,
рубрика «Організація та адміністрування праці стор.46-47

Читати на issue у pdf_форматі