Робота завжди займає стільки часу, скільки…

Поділитись:

Людина, яка вирішила впровадити у своє життя та роботу принципи тайм-менеджменту, може зіткнутися з різними труднощами, одна з яких – це нездатність оцінити, скільки часу потрібно закладати на виконання завдання. Правильно оцінити завдання недосвідченому “оцінювачу” важко саме собою, і якщо до цього додати нестабільну ситуацію над ринком, усе ускладнюється у багато разів! Але тільки для тих, хто не зумів розібратися в основних законах тайм-менеджменту або зрозумів їх неправильно.

Кілька простих, але дієвих рекомендацій про те, як стабілізувати свій розклад і уникнути вигоряння.

Що впливає на тривалість виконання завдання?займає стільки часу, скільки на неї... приділяється! Це дивовижний психологічний феномен, але реально існуючий: ви несвідомо розраховуєте темп виконання завдання так, щоб зайняти весь час, що є у вашому розпорядженні.

Не вірите? А дайте відповідь на запитання: через що затягується виконання завдання? Зазвичай це найпростіші відволікання або потурання будь-кому. Тоді друге питання: а хто змушує вас знімати слухавку телефону під час виконання якогось завдання або затягувати зустріч, якщо людина на неї запізнилася або “розтікається думкою по дереву”? Адже це ваше рішення та ваше дозвіл.

“Телефонували з важливого питання” – скажете ви. Добре, приймається, а тепер просто уявіть, що ви не завдання виконуєте, а летитье в літаку – що станеться з тим шалено важливим дзвінком, якщо ви будете поза зоною доступу? Адже абсолютно точно відомо, що будь-яке відволікання – це річ незапланована, а значить, ніхто її цінність не оцінював до того, як це сталося, правда? Отже, насправді ви просто порушили власні рішення і дозволили собі відволіктися від завдання. Добре, що ви не хірург! Що ж до ділової зустрічі, що тривала, то приклад знову буде з літакової тематики: якби після цієї зустрічі вам відразу ж було потрібно їхати в аеропорт на літак, невже ви не знайшли б способу і зустріч завершити вчасно, і питання вирішити, і на рейс не запізнитися? Знаю, що знайшли б, особливо якщо вартість квитків висока і наступний рейс тільки завтра.

Отже, на цих простих прикладах я хочу донести до вас ідею про те, що тільки ви самі приймаєте рішення про те, скільки часу насправді ви виділяєте на виконання завдання.

Як правильно розрахувати, скільки часу потрібно на завдання?

Здатність оцінити завдання залежить від вашого досвіду: виконуючи щось уперше, вам важко точно розмітити час. Ну, що ж, на перший раз беріть максимум з того, що можете дозволити собі виділити на це завдання. І обов’язково запишіть, скільки часу на завдання пішло, а потім порівняйте ці цифри і зробіть висновки. Але якщо ви не можете оцінити тривалість завдання, що повторюється, то це привід для вас задуматися про те, що ж насправді ви саботуєте, з чим ви не згодні. Ну, є звичайно і крайній варіант, що у вас проблеми з інтелектом, але з досвіду відомо, що ті, хто має проблеми з інтелектом, тайм-менеджментом не цікавляться. Тому, найімовірніше, ваша проблема у відсутності мотивації. Варто розібратися із цими виключно психологічними причинами замість того, щоб вважати, що обставини вами керують.

Наприклад, деякі “люблять” стояти у пробках, замість того, щоб розраховувати маршрути так, щоб рухатися проти потоку. А якщо вивчити ситуацію глибше, то виявиться, що людина просто внутрішньо протестує проти корпоративних правил, що забороняють запізнення, або хоче насолити керівнику, або лише не любить свою роботу, відтягуючи зустріч з нею. Якщо повернутися знову до теми літаків, то ви й самі можете відзначити, наскільки передбачливими стають навіть найвибагливіші громадяни при поїздці в аеропорт. І зауважте – рівень передбачливості дивним чином залежить від мети перельоту, вартості квитків і того, за чиї гроші ці квитки куплені. нарад?

Дуже хочеться знову повернутися до літакової теми, але не буду – просто рекомендую вам цю тему завжди мати під рукою, коли ви стикаєтеся з різними виправданнями, затягуваннями або відстрочками.

Що стосується практичних порад, то рекомендації прості:

вести графічний розклад, щоб бачити розміри завдань;
вести підрахунки сумарного часу, який необхідно на виконання завдань, щоб не перебрати з кількістю;
залишати між завданнями тимчасові зазори,

Ви можете самі малювати графіки ваших завдань на аркуші паперу, а можете купити або планувальник BogushBook, в якому закладено можливість для графічногорозкладу або завантажити на свій iPad електронний планувальник Time Optimizer, який і графіки намалює, і час підрахує для вас. У будь-якому випадку, прийміть собі за правило: завжди залишати між завданнями тимчасові зазори і не дозволяти собі виходити за тимчасовий ліміт 8-годинного робочого дня. На цьому скріншоті можна побачити переваги графічного розкладу:

Мал. 1. Приклад графічного розкладу в Time Optimizer

Як бачите, у вас є можливість швидкого перегляду кожного дня, що дозволяє проаналізувати розклад та оцінити завантаженість, а значить – не поставити завдання туди, де вже все зайнято.

Приклад підрахунку сумарного часу на виконання: class=”rtecenter”>

Мал. 2. Приклад тайм-калькулятора для “To-Do-List” у Time Optimizer

У цій програмі реалізована можливість перегляду списків завдань у різних форматах на день, тиждень, місяць. Додаток калькулює тимчасові витрати і показує дані про те, на скільки часу розраховані завдання, скільки часу вже використано і скільки залишається. Якщо сумарна кількість часу на виконання щоденних завдань перевищує 24 години, програма сигналізує про це.

Завжди важливо “тримати картинку” своїх планів на місяць вперед, що особливо актуально в умовах нестабільності. По-перше, це надає впевненості, по-друге, це дасть можливість переміщати завдання чи зустрічі оптимальним способом. Для цього і розклад на місяць теж краще мати графічний, а не “списковий” або, як зараз популярно говорити, to-do-list (список того, що потрібно зробити). Дуже зручно робити матричні версії розкладу, але цьому потрібно навчитися, тому що в матричному плані важливо правильно визначити складові осей координат, тобто. ключові області. 3. Приклад матричного розкладу

Цей матричний план створено на підставі двох осей координат – часу та ключових областей життя. У планувальнику Time Optimizer можна використовувати ключові області, запропоновані програмою, а можна замінити їх на власні. У матричному розкладі найкраще створювати три різні типи цілей: з фіксованим початком, з фіксованим завершенням, з фіксованим початком і завершенням.

І на завершення.

А як же все-таки “не вигоріти в такому напруженні”, який нам пропонує день насущний?

Найлегший спосіб – це запровадження фонових завдань. Фоновими завданнями називаються завдання, що регулярно виконуються в один і той же час періодично повторюються. Наприклад, заняття у тренажерному залі за розкладом, тобто. не як вийде, а “як я вирішив”.

Багато людей недооцінюють важливість цих фонових завдань, мовляв, яка різниця, прийшов я до зали о 18.30 чи о 19.00. Я, як розробник програмного планувальника, досить часто відповідаю на питання, чому в Time Optimizer не можна змінювати завдання із серії фонових. Наприклад, вирішив “займатися в басейні в понеділок-середу-п’ятницю з 19.00 до 20.00 протягом 1 місяця”, а потім в середині циклу не вийшло в середу піти в басейн, а додаток не дає можливості “виправити” тільки це середовище, а доводиться тепер ланцюжок ділити на дві частини – “до”. насправді сила фонових завдань у тому, що ви не погоджуєтесь з обставинами і змушуєте справи йти на вашу думку! Будь-що! І коли це виходить там, де ми зазвичай звикли здаватися, а саме – у питаннях особистого життя та турботи про себе, то тим самим ми ставимо себе в позицію Господаря Часу, а не його раба. Тому призначте собі корисні фонові завдання та домагайтеся їх виконання. Почніть з невеликої кількості щось корисне 2-3 рази на тиждень, а потім почнете захоплювати територію все більше і більше. Отримайте від цього подвійну користь – і для тіла, і для мотивації!

Успішного впровадження!

Людмила Богуш–Данд,
тренінгової компанії
“Студія управління часом BogushTime” www.bogushtime.com