Що повинен вміти персональний асистент директора
Персональний асистент – це людина, яка є сполучною ланкою в компанії, вона повинна бути компетентною, комунікабельною, ініціативною і володіти високою стійкістю до стресів і гнучкістю. Навчитися цих якостей можна в Школі Персональних Асистентів D&Y, де і побувала журналіст порталу Training.com.ua.
Асистент і процес управління проектами
Асистент повинен глибоко і якісно розбиратися.
Уміти систематизувати та керувати цими процесами. Крім того, помічнику нерідко доводиться вести внутрішні переговори та підвищувати мотивацію співробітників. Ведуча Школи Юлія Кирилюк виділила два основні питання мотивації:
1. Навіщо спонукати? (Питання спрямованості).
2. Як спонукати? (Питання енергії).
Ефективність роботи організації може забезпечуватися різними спонуканнями різних груп людей. Ці спонукання необхідно виявити і направити співробітників у потрібне русло, задовольняючи їх потреби. Ще однією важливою функцією персонального асистента є створення і чітке дотримання системи.
Все,Все, Тому успішний помічник повинен мати навички планування — як стратегічного (довгострокового), так і оперативного. Нерідко саме асистент виступає в ролі «особи» організації, тому йому необхідно досконало володіти знаннями етики та етикету, не кажучи вже про володіння комунікативними навичками.
Персональний асистент повинен використовувати такі способи збереження інформації при її передачі:
- налаштувати партнера на прийом інформації;
- попросити повторити інформацію та скоригувати помилки.
Спосіб збереження інформації при її прийомі:
- повторити почуте, щоб передавальний скоригував інформацію;
- структурувати інформацію при прийомі;
- записати інформацію.
; При цьому спікер зауважила, що інтерес не можна назвати емоцією, проте його внесли в цю методику як стан людини, який значною мірою впливає на її працездатність. Результативність кожної з цих п’яти емоцій показує, наскільки довго людина підтверджує, наскільки довго людина. Як видно, найбільшу результативність має інтерес. Тому Юлія Кирилюк дає пораду: «У всьому, що ви робите, намагайтеся знаходити інтерес». За словами спікера, існує дві групи людей, залежно від того, в якому емоційному стані їхня продуктивність підвищується. Людям першої групи важливий стан комфорту, безпеки, наявність чіткого плану та впевненості у завтрашньому дні. Умовно Юлія Кирилюк назвала їх «sexy». Людям другої групи необхідне вироблення пекла реналіну, контрастність, присутність конкуренції. Умовна назва людей цього типу — «funky». Ці переваги є вродженими особливостями нервової системи, які не можна змінити. Але, розуміючи, якої групи належить керівник і помічник, досить легко знайти правильний підхід і порозуміння. Так, для людей-«funky», як правило, емоціями, що підвищують результативність, будуть гнів та страх. Для «sexy» — радість і, в деяких випадках, сум. Слід також зазначити, що абсолютних типів не існує. Кожна людина належить до тієї чи іншої категорії більшою чи меншою мірою. Наприклад, якщо і керівник, і асистент ставляться до категорії «funky», хтось із них все одно буде більшим «sexy». Щоб усвідомлено підвищувати результативність праці, асистент повинен уміти працювати з власними емоціями та емоціями керівника. Перше і найскладніше завдання в цьому — усвідомити емоцію та її причину. На закінчення теми емоційної стабільності Юлія Кирилюк розповіла про важливу якість, яку має розвивати в собі персональний асистент — рольова гнучкість, тобто здатність змінюватися, реагувати в різних ситуаціях по-різному, залишаючи; злитися, якщо хтось викликає невдоволення тощо. «Рольову гнучкість необхідно розвивати, тому що вона стане в нагоді не лише у професійній діяльності, а й у особистому житті, — додала спікер. — Чим вище у людини рольова гнучкість, тим вона цікавіша оточуючим». Асистент — це людина, що реагує: треба підвищити — підвищуємо, треба знизити — знижуємо градус чогось. Виходячи з цього, Юлія Кирилюк зробила два висновки: 1. Плануючи свої дії, завжди необхідно орієнтуватися на сильні сторони своєї впевненості. 2. Обов’язково необхідно посилювати слабкі компоненти. Тому що вибивають із впевненості там, де компонент слабший. Підбиваючи підсумок, Юлія Кирилюк сказала: «Персональний асистент — це одна з найдивніших посад. Ця людина – термостат. Він має бути для всіх потрібним і корисним». І побажала учасницям Школи персональних асистентів стати справжніми асами своєї справи. />керуючий партнер D&Y,тренер-консультант «Т»: Юлія, як Ви вважаєте, яким має бути успішний персональний асистент, і яке місце в компанії він займає? Ю.К.: А яким він має бути, визначається тим, яка компанія, і що від нього вимагають. Персональний асистент – це одна з найдивніших посад. Ця людина – термостат. Для багатьох посад важлива наявність якоїсь витриманої лінії від і до. Асистент — це людина, що реагує: треба підвищити — підвищуємо, потрібно знизити — знижуємо градус чогось. Це дуже компенсуюча посада. Він компенсує те, чого не вистачає відділам та керівникам. Тому відповісти, яким він має бути, практично нереально. Він має бути для всіх потрібним і корисним. «Т»: Які якості необхідні асистенту? Ю.К.: Ми в школі розбираємо два невід’ємні напрямки — це професіоналізм та особисті якості. Професіоналізм – це всі функції, які вимагає від помічника компанія або керівник. Основні особисті якості: гнучкість, стійкість до стресів, комунікабельність. «Т»: Чому люди обирають таку професію як асистент? Ю.К.: Це хороший старт у будь-якій компанії. Старт не просто в тому, щоб прийти, а в придбанні багатьох навичок на одному місці. Асистент — він справді потроху у всьому. Тому він отримує чудову базу. Хороший асистент пвін має, що для нього це чудова можливість. Поганий асистент сидить на одному місці 150 років, і нарікає на те, що його все навантажують. «Т»: Асистент може в майбутньому стати керівником? Асистент, з одного боку, має підкорятися. Але з іншого боку, його гнучкість мислення та ініціативність — це характеристики, які властиві лідеру. «Т»: У чому секрет популярності Школи Персональних Асистентів? Ю.К.: Я думаю, краще запитати у учасниць. Але ми завжди намагаємось реагувати на те, що вони хочуть. Ми реагуємо на сучасні потреби компаній, а вони змінюються. Ми завжди розуміємо всі питання, з якими люди сюди приходять. Будучи в минулому асистентами, наші викладачі пояснюють навіть дуже складні речі зрозумілою мовою. «Т»: Розкажіть, будь ласка, про цілі та завдання Школи. Ю.К. Завдання, виходячи з цих цілей, — навчити професійним якостям та підвищити особисті ресурси. «Т»: Як з’явилася ідея створити Школу асистентів? Ю.К.: Я сама була персональним асистентом. Дуже багато чому завдяки цьому навчилася: починаючи від спілкування з різними людьми, взаємодії з ними — до читання губами керівника, плюс все, що необхідно для практичного виконання обов’язків. Тому я розуміла, що це дуже хороша платформа. І саме один із наших клієнтів замовив роботу з особистими помічниками. Це було озвучено приблизно так: “Як шкода, що в нас ніхто цим не займається”. І я вирішила: ми ж освітня компанія і маємо реагувати на потреби ринку, і ми стали цим займатися. Першу програму ми провели у 2010 році. З того часу було організовано близько 10 програм, як відкритих, так і корпоративних. «Т»: Як проходять заняття? Ю.К.: У самій Школі ми займаємося 5 днів. Тривалість курсу – 40 годин. Частину занять веду я, частину — інші тренери: Марина Рич, Дмитро Сорокін і Віта Кравчук. «Т»: Що отримує випускник Школи? Любов до керівника та компанії підвищується. Розуміння керівника, як кажуть: зрозуміти та пробачити. І, звичайно, практичні навички, можливість озвучити свої проблеми, і вони будуть почуті. Тому що з ким ще проконсультуватися помічнику? Де ще він може здатися некомпетентним — перед усіма треба виглядати класним. Тут є можливість проговорити свої проблеми та страхи та професійно підрости. «Т»: Чи створюється якась спільнота для випускників? Ю.К.: Так, у нас є Клуб Персональних Асистентів. Не всі можуть дозволити собі пройти 5-денне навчання, а деяким після школи хочеться продовжувати спілкуватися. Ідея Клубу була заснована на цьому. Він дає доступ до особливих знань успішних персональних асистентів, порад, ситуаційної допомоги, а також тренінгів та інших кваліфікаційних проектів зі знижкою. Клуб проводиться на щомісячній основі. Для асистентів його відвідування безкоштовне. «Т»: Наскільки складно на сьогоднішній день знайти професійного асистента? Ю.К.: Дуже складно. Тому що крім професійних якостей включається ще сумісність з керівником, і це завжди найскладніше питання. Але найголовніше – знайти можна. Потрібно шукати. Визначити ті якості, які є критичними. Помилка багатьох компаній у тому, що вони створюють портрет із компетенцій, що стосуються професіоналізму. А дуже важливо перевіряти особистісні особливості те, що є принципово важливим для керівника. ВЕДУЧОЇ ШКОЛИ ПЕРСОНАЛЬНИХ АССИСТЕНТІВ Марина Рич, «Т.«: Марино, які теми Ви читаєте в Школі Персон М.Р.: Я читаю три теми: основи фінансів, управління офісним простором та основи навичок переговорів. «Т»: Наскільки важливо асистенту добре орієнтуватися в цих темах? навичок та знань з різних областей. Напевно, це найголовніше у роботі асистентів. Бездоганне знання та розуміння фінансів дуже важливе, тому що саме асистент допомагає керівнику, і в цих питаннях у тому
Юлія Кирилюк: «Ве, всі Кирилюк:
Юлія Кирилюк: «Рольова ситуаціях залишаючись при цьому собою. по-різному. Якщо для людини пріоритетні цілі, їй необхідне чітке розуміння, куди вона має прийти, і як все має вийти в результаті.
БЛІЦ-ІНТЕРВ’Ю З КЕРІВНИКОМ ПРОЕКТУ
Ю.К.: Так, звичайно, і тому є багато прикладів. У нас у Школі, до речі, всі викладачі були асистентами, а зараз обіймають керівні посади.
заступник директора ABEA Relocation
