Як управляти своїм часом?
Чому тайм-менеджмент у наші дні настільки популярний?
Та просто тому, що швидкість змін у нашому світі сьогодні настільки висока, що не завжди вдається за ними встигати. Хтось із великих колись сказав, що якщо ти не йдеш в ногу з часом – з часом ти зникаєш… І це правда.
МедПросвіта з’ясувала у Юлії Бойко — старшого бізнес-тренера компанії BogushTime, як впоратися з великим потоком завдань і все встигнути?
Одним із найпопулярніших тренінгів у Юлії – це управління часом і це не дивно.
Протягом дня нам потрібно встигнути впоратися з робочими завданнями.
Ввечері необхідно встигнути приділити час спілкуванню з рідними та близькими, не забути про кохану людину, зайнятися собою, своєю фізичною формою, особистісним зростанням і розвитком, відпочити, вирішити низку побутових питань і так далі, так далі, так далі…
Тому багато хто думає, що тайм-менеджмент – це про те, як встигнути якомога більше протягом дня. Однак це не так.
Юлія є людиною, яка несе в світ технологію При-Цільного Тайм-Менеджменту і, коли вона говорить про цю науку, більше любить застосовувати словосполучення «управління часом», а не «тайм-менеджмент».
З одного боку, може здатися, що управляти часом неможливо, адже в добі завжди 24 години, і над тим, щоб змінити кількість годин або вплинути на темп їхнього плину, ми не владні. Однак так вважають ті люди, які не розуміють природи часу.
Відповідайте собі на питання: а що ж таке «ЧАС»?
Трохи подумавши, я впевнена, ви прийдете до такого варіанту відповіді:
Час – це процес змін, який ви спостерігаєте навколо.
Так ось коли я кажу «управляти часом», я маю на увазі «управляти змінами в житті», тобто створювати такі зміни, яких ви хочете. Тому запам’ятайте: все на світі встигнути неможливо, оскільки в добі всього 24 години. Але все на світі встигати і не треба. Адже потрібно просто встигнути зробити найголовніше. А що ж є найголовнішим? Те, що веде вас до досягнення ваших цілей.
За законом Парето всього лише 20% наших дій протягом дня забезпечують 80% результату, а залишилися 80% дій забезпечують всього лише 20% результату. Це я до чого? Та до того, що у більшості людей переважна частина часу протягом дня використовується неефективно. Тому нам потрібно навчитися тримати фокус на головному, відкидати все непотрібне, ваших цілей.
За законом Парето всього лише 20% наших дій протягом дня забезпечують 80% результату, а залишилися 80% дій забезпечують всього лише 20% результату. Це я до чого? Та до того, що у більшості людей переважна частина часу протягом дня використовується неефективно. Тому нам потрібно навчитися тримати фокус на головному, відкидати все непотрібне,
Причому, я рекомендую виписувати не тільки робочі завдання, але й особисті, сімейні завдання на сьогодні, а також список просто щоденних рутинних дій. Навіщо це робити – ви зрозумієте буквально на наступному кроці.
Другий процес під час ранкового планування дня – це «тайм-калькуляція». Навпроти кожного завдання на сьогодні пропишіть, скільки часу приблизно ви плануєте витратити на його вирішення. Точність, як в аптеці, в цьому процесі не потрібна. Дуже приблизно. 10 хвилин, 30 хвилин, 1 година, 2 години і так далі. А після цього підрахуйте суму: скільки часу всього вийшло. Цей процес дозволить вам зрозуміти, скільки часу знадобиться на вирішення всіх ваших завдань на сьогодні, і порівняти з ресурсом часу, який у вас є насправді. Тому що якщо для вирішення завдань з вашого списку справ на сьогодні потрібно 40 годин, а в добі завжди тільки 24 години, то ви вже зранку розумієте, що не встигнете впоратися з усіма.
І тоді ви переходите до третього етапу: розстановки пріоритетів. Пропоную вам 3 типи пріоритетів:
- Завдання категорії А – це ті завдання, які потрібно зробити сьогодні самостійно;
- Завдання категорії В – це те, що можна комусь доручити;
- Завдання категорії С – це те, що можна перенести на інший день. І якщо ви не встигнете впоратися з ними сьогодні, то нічого «смертельного» не станеться.
Оцінивши свої завдання таким чином, ви, перш за все, приступаєте до вирішення завдань категорії А, делегуєте завдання категорії В і, тільки в тому випадку, якщо у вас залишиться час протягом дня, ви переходите до вирішення завдань категорії С.
Здавалося б, все просто. Однак, навіть склавши ідеальний розклад на день, ви ризикуєте не втілити його в життя просто тому, що існують форс-мажори, і в будь-який момент може статися щось непередбачене, що повністю зруйнує ваші плани. Це правда, тому форс-мажорами нехтувати не можна. Для того щоб вони не ламали ваші плани, їх також потрібно запланувати. Як таке можливо? – запитаєте ви. Виявляється, можна.
Дослідження показали, що в нашому житті непередбачені події протягом дня складають в середньому 20% від загальної кількості часу. Це означає, що в розкладі на 8-ми годинний робочий день у вас повинно бути близько 1,5-2 години вільних.
Тому між вашими основними завданнями в розкладі обов’язково потрібно залишати тимчасові проміжки в 20-30 хвилин, які в сукупності і складуть ці 1,5-2 години на форс-мажор. І якщо непередбачені події відбудуться – ви будете до них готові і будете знати, куди в ваш розклад їх можна внести. А якщо вам пощастить не зіткнутися сьогодні з форс-мажором, не переживайте – резервний час не пропаде даремно, адже у вас є завдання категорії С, які ви зможете не переносити на завтра, а вирішити прямо сьогодні.
Працюючи зі своїм списком завдань на день таким чином, ви зможете взяти їх під контроль і підвищити власну продуктивність.
Як правильно перейти на новий ритм життя, там, де все встигаєш?
Почніть з рекомендацій вище. Почніть правильно планувати день і працювати зі списком своїх завдань протягом дня, а ввечері аналізуйте прожитий день і приймайте рішення на завтра. Вечірній аналіз списку виконаних завдань допомагає також побачити, на які завдання йде занадто багато вашого часу, і яким чином їх можна було б оптимізувати. Наприклад, робити їх в якийсь конкретний проміжок часу протягом дня, або вирішувати їх в певній послідовності, або автоматизувати їх, або делегувати. Вечірня оцінка дня не вимагає багато часу, але приносить чудові дивіденди!
Джерело: професійний інфопростір МедПросвіта
