Вчимося тайм-менеджменту: помилки керівника
Які помилки може зробити керівник компанії при навчанні персоналу тайм-менеджменту?
Людмила Богуш, старший бізнес-тренер і засновник студії BogushTime
Помилки при навчанні тайм-менеджменту бувають стратегічні та тактичні. Щоб уникнути перших, потрібно чітко розуміти різницю між поняттями тайм-менеджмент і управління часом. Перше фактично зводиться до грамотного і максимально ефективного підходу до складання і виконання свого розкладу. А ось друге – це життєва концепція, що визначає найбільш ефективний рух до досягнення своїх довгострокових цілей. Вона будується на оцінці планів і побудові стратегій. Якщо ми говоримо про людину як про співробітника, то ці плани і стратегії йому дає компанія. Його ж завдання зводиться до виконання певної кількості завдань у певний проміжок часу. І завдання керівництва полягає в тому, щоб дати йому ефективний інструментарій для виконання цієї функції.
Тому при навчанні тайм-менеджменту важливо вчити людей конкретності, здатності оцінити, скільки часу займе виконання даного завдання. Єдиний перетинаючийся елемент у тайм-менеджменті та управлінні часом – це розстановка пріоритетів. Однак, якщо у співробітника виникає потреба в оцінці пріоритетності завдань може виникнути тільки тоді, коли він підпорядковується кільком начальникам одночасно, або виконує позапланове завдання. Але це, по суті, проблема не тайм-менеджменту співробітника, а менеджменту в компанії в цілому.
Що ж стосується тактичних помилок, то тут хотілося б виділити наступне. Трапляється, що керівники дозволяють підлеглим не робити записів – це неприпустимо. Бізнес – це гра, в якій необхідно аналізувати і прогнозувати. А якщо співробітник все тримає в голові, він не в змозі правильно прогнозувати. Це властивість фізіології сприйняття і обробки інформації людиною. Коли працівник йде в себе, він перестає бачити загальну картину реальності і взаємозв’язки між її елементами. Яке вже тут прогнозування. Тому всі завдання потрібно візуалізувати. Без цього тайм-менеджменту не буває.
Ще одна помилка – це навчання тому, що робити з простроченими завданнями. Це нонсенс. Прострочених завдань бути не повинно, це не нормально. Є завдання, і людина повинна його зробити вчасно. Навчати потрібно саме цьому. Все інше економічно не доцільно. Ще бувають випадки, коли керівництво змушує підлеглих заповнювати весь розклад. Це не правильно. Завжди потрібно залишати часові зазори між завданнями. В іншому випадку при виникненні форс-мажору співробітнику доведеться прибирати одне з ключових завдань. І сенс розкладу як такого буде втрачено.
І останнє. Дуже серйозною помилкою буде навчити людину робити список завдань, не складаючи при цьому графік руху по них. Це два різних і взаємодоповнюючих «документи». Наприклад, коли я їду в інше місто, то по дорозі проїжджаю певні населені пункти – це список завдань. Але в який час, я буду в тому чи іншому пункті – це графік. Їх дуже важливо розділяти.
Джерело: Ваші Гроші
