Підбиття підсумків року та навички планування роботи
На початку – план, у результаті ж – відповідь,
Вдалою була справа чи ні.
Єлизавета Резнікова
Всі знають, кінець року – це час підбиття підсумків та складання планів на наступний рік. Пропоную своє бачення цього питання, виходячи з досвіду HR-директора та методиста студії з управління часом.
Щоб спланувати маршрут до мети, треба спочатку знати, де ти знаходишся.
Для початку підіб’ємо підсумки. Ідеально, якщо рік тому ви вже будували якісь плани і тепер можете порівняти, що хотіли і що отримали. Але ми не шукаємо легких шляхів, тому давайте розглянемо варіант, коли планів не було, а підбити підсумки все ж таки потрібно.
Кажуть, що числа правлять світом.
Ні, вони тільки показують, як правлять світом.
Іоганн Вольфганг Гете
Тому HR-ам доведеться згадати, підняти дані та скласти статистику своєї роботи. Знаю з досвіду, що в кожній компанії функціонал HR може відрізнятися до 70%. Для когось це навчання, кадрова робота, рекрутинг, адаптація персоналу, наприклад, в мої обов’язки входив ще й контроль ефективності виробництва кожного співробітника, статистичні звіти на постах і корекція тих, хто провинився. найнятих працівників. Моїми основними даними завжди були кількість співробітників зі статистиками в квоті і вище, т.е. е. з високим рівнем продуктивності», якщо працівники не демонстрували високих результатів, то це відбивалося не тільки на моїй роботі, а й на діяльності компанії. Тримати дармоїдів, шкідників і просто людей, що зображають видимість роботи для будь-якої компанії – це тягар і недозволена розкіш. Що я з цим робила – це тема для окремої статті, але, виходячи з моїх цифр, можна було чітко визначити, що відбувалося в компанії протягом року, і робити висновки.
Звіти я формувала у двох форматах: таблиця підсумкових цифр та діаграма трендів за основними статистиками. Таблиця має дві шапки: вертикальну та горизонтальну. По вертикалі йде перелік основних напрямів діяльності підрозділу або компанії в цілому, по горизонталі – місяці року, що минає (див. табл.). Тут головне бути чесним із собою і нічого не прикрашати. У деяких випадках більш показовою була діаграма. По ній легко можна відстежити як рівень, а й стан справ (див. рис.). Наприклад, на другому графіку ситуація критична, а ось перший радує стабільністю та навіть невеликим зростанням. Виходячи з подібних даних, вже можна будувати подальші плани.
Добре сплановано – наполовину зроблено.
Виявити успішні дії у роботі – це важливо. Навіть просто повторюючи їх, ви зможете забезпечити якість своєї роботи, і цифри наступного року вас також зможуть порадувати.
Ефективність нових розробок та ціну допущених помилок доведеться проаналізувати. З розробками простіше – вони або працюють, або ні, інакше кажучи це або помилки, або успішні дії. А для аналізу помилок існує нескладний алгоритм – це чотири питання. Що ми хотіли отримати? Що ми отримали? Як ми це отримали? Що ми тепер робитимемо по-іншому? Що нам дає такий аналіз? Можливість не зависати на невдачах, вони неминучі вже оскільки будь-яка робота передбачає необхідність створювати нові й експериментувати. І при цьому помилки дають нам можливість виводити нові важливі правила про те, що варто чи не варто робити в нашій роботі.
Хороший план сьогодні кращий за дуже хороший план завтра.
Платон
А тепер власне планування. Планування роботи HR-департаменту дуже тісно пов’язане зі стратегією компанії. У нашій організації навіть назва HR-департаменту відбиває його значущість – відділення побудови компанії. Яку ми організацію, підприємство збудуємо – таким воно й буде. Яких людей візьмемо на роботу, як їх навчимо, яку структуру запропонуємо – такими в результаті і будуть результати роботи всієї компанії.
Планувати життя – складна справа.
Заважає незнання своєї межі. компанії, це те, заради чого вона створювалася. Якщо такої в організації немає, запитайте її у власника компанії. Місія важлива, як компас, який вказує на точний напрямок, в ній немає кінцевої точки прибуття, але вона не дозволяє збитися з курсу ні вам, ні співробітникам компанії в цілому.
Все, що ви плануватимете, варто порівнювати з місією компанії, – якщо не відповідає, то від таких завдань доведеться відмовитися. А ще місія – це те, що надихає, і завдяки чому робота набуває сенсу.
Генерали-переможці зазвичай будують військові плани, які працюватимуть незалежно від того, що робить ворог. Це суть хорошої стратегії.
Джек Траут
Друге: потрібна стратегія компанії, т.е. е. план розвитку на найближчий рік, описаний у результатах (а не задачах), які мають бути отримані. Дуже зручно розписувати стратегію на матриці, як показано у таблиці. І якщо результат потрібен у травні, то ви можете легко побачити, на скільки місяців раніше потрібно розмістити оголошення про найм на вакантні посади і попередити цех, що вже працює, про вступ стажистів.
Третє: потрібні конкретні цілі за вашим підрозділом. Тут важливі: кінцеві результати, дати та план дій. Для цього також зручно розписувати плани в матриці. Чим менше ресурсів є в нашому розпорядженні, тим раціональніше ми їх використовуємо. І те, й інше внесіть у план. Мене завжди розчулювало, коли люди планували, наприклад, навчання в день, коли їм потрібно звітувати або видавати зарплату. Таке почуття, що заздалегідь вони цього знати просто не могли. Врахуйте тут не лише робочі моменти, а й особисте життя: дитячі канікули, міжсезонні хвороби, сезон відпусток. Це все можна легко відобразити на матриці за допомогою графіка Ганта (обоюдогострої стрілочки), який можна протягнути на необхідну кількість місяців.
Уже якщо планувати, то ні в чому собі не відмовляючи!
П’яте: сплануйте не тільки роботу, але і своє особисте життя. Почніть із того, що випишіть усе, чого хочете досягти. Обов’язково встановіть дати, коли хочете це отримати. Співвіднесіть своє особисте життя з робочою, використовуючи ту саму матрицю, ви відразу помітите невідповідності. І коли побачите – у ваших силах їх виправити.
Підводьте проміжні підсумки наприкінці кожного місяця, отримуйте задоволення від процесу і пишайтеся результатами.
