Як організувати робочий день керівника та його команди?
Робота будь-якого підрозділу починається з роботи керівника
При цьому багато керівників часто виявляються завантаженими роботою більше, ніж весь підрозділ разом узятий. І все тому, що не розуміють – їхні функції кардинально відрізняються від функцій рядових співробітників, їхнє основне завдання – це не «стояти біля верстата», щоб виробляти результат, а саме керувати. Тобто виконувати завдання повинні підлеглі, а обов’язок керівника контролювати і забезпечувати виконання цих завдань співробітниками.
У цій статті я розповім про те, як правильно спланувати роботу керівника, а отже, і організувати роботу всієї команди. Для цього кожен керівник повинен виділяти час на:
Стратегічне планування – це найважливіша робота керівника:
- знати і розуміти цілі компанії;
- вміти витягати цілі підрозділу з цілей компанії;
- створювати плани так, щоб діяльність підрозділу наближала всю компанію до реалізації її цілей.
Координація з вищим керівництвом.
На таких координаціях керівник якраз і погоджує діяльність свого підрозділу з цілями компанії та звітує про результати. Виділяйте на це час із запасом, щоб усе спокійно обговорити.
Координація з підлеглими.
Це робота з одним підлеглим і погодження того, що він буде робити, коли і як, і коли він буде готовий відзвітувати про результат.
При цьому важливо розуміти, що не тільки керівник ставить підлеглому завдання, а й підлеглий розповідає керівнику, що і як він буде робити – і ви разом погоджуєте ці дії.
Звісно, підлеглий повинен уміти планувати, думати, розуміти наслідки своїх дій. Але тільки на керівнику лежить повна відповідальність за те, чим зайнятий його підлеглий і які він виробляє результати. Тому керівник повинен уміти підвести свого підлеглого до правильного рішення, на що краще витратити робочий час – виконати багато рутинних завдань чи кілька важливих.
На кожній координації керівник повинен відповісти собі на такі питання:
- Які завдання в списку підлеглого?
- До чого призведе виконання цих завдань?
- Як орієнтувати свого підлеглого на отримання результату?
До речі, у керівника в безпосередньому підпорядкуванні повинно бути не більше 7 осіб, а краще тільки 5. Тому, якщо у вас у підпорядкуванні більше людей – створіть таку структуру, при якій особисто вам будуть підпорядковуватися тільки п’ятеро, які будуть відповідальні не тільки за свою роботу, а й 2-4 інших людей.
Контроль – одна з основних функцій керівника.
Якщо на координаціях керівник погоджує з підлеглими, що буде зроблено, то під час контролю – отримує короткий звіт про результати і коригує на місці план дій, якщо це необхідно.
Домовтеся з підлеглими, у якій формі цей звіт вони вам надають: електронною поштою, на загальному бланку, заповненому в корпоративній мережі або на дошці звітів і оголошень. Або ж ви будете підходити до кожного і дивитися, виконує чи не виконує він свої завдання. Все залежить від специфіки роботи і на це може йти від 50 до 70% загального робочого часу керівника.
Будьте ефективно ледачим керівником, не намагайтеся самі виробляти результат, а змушуйте це робити інших людей.
Аналіз (давньогрец. розділення на частини).
Керівнику важливо регулярно збирати дані, щоб бачити, як йдуть справи – правильно чи неправильно – і вчасно вжити заходів. Проводити аналіз потрібно не рідше одного разу на тиждень, а в складних для компанії умовах, як можна частіше. Для цього потрібні:
- ідеальна картинка того результату, який має отримати підрозділ, з точним зазначенням кількості.
- список успішних дій, які гарантовано можуть привести до цього результату.
- кількість отриманого результату і перелік виконаних робіт, які привели до цього результату, всім підрозділом
- і кількість отриманого результату і перелік виконаних робіт, які привели до цього результату, кожним із співробітників підрозділу окремо.
І тепер ви зможете провести порівняльний аналіз. Що хотіли? Що отримали? Як це отримали? І що тепер потрібно робити по-іншому? Або навпаки, яких успішних дій потрібно дотримуватися і надалі?
Корекції – внесення поправок у плани роботи вашої команди.
Корекція відбувається і під час контролю роботи співробітників, але тільки після аналізу результатів роботи співробітників за період не менше, ніж 1 тиждень, можна побачити, які потрібні зміни в розкладі і методах роботи, а можливо і штаті співробітників.
Спільне координація діяльності всього підрозділу.
Раз на тиждень виділяйте час на збори або нараду, щоб підбити підсумки тижня, озвучувати отримані результати і погоджувати плани на наступний тиждень.
Для таких зборів існує обов’язкове правило – говорити про все тільки в позитивному ключі і тримати фокус на цілях і досягненнях, а невдачі залишити для розмови наодинці з тим, хто за них відповідає.
Тільки тоді команда буде рухатися до спільної мети, коли люди будуть розуміти, до якої мети вони повинні прийти і який внесок повинен зробити кожен співробітник у спільну справу, тобто як діяльність кожного відображається на діяльності групи.
Якщо ж ви хочете отримати практичний інструмент планування, навчитися прив’язувати довгострокові цілі до щоденних дій, а ще справлятися з форс-мажорами і знаходити час, як для роботи, так і для особистого життя, то пройдіть тренінг «Стратегічний тайм-менеджмент у бізнесі».
