Як справлятися з багатозадачністю
Процеси у світі сьогодні відбуваються так швидко, що будь-який співробітник може зіткнутися з тим, що через велику кількість завдань у розкладі, йому регулярно доводиться вирішувати кілька справ одночасно.
Щоб розвіяти міфи і дати реальну картину, як же насправді можна підвищити свою ефективність у режимі багатозадачності, нижче поговоримо про наступне:
- Специфіка роботи нашої свідомості, і що насправді відбувається, коли ми вирішуємо 2-3 завдання одночасно.
- На чому ми дійсно економимо час, поєднуючи завдання, а де, все ж, втрачаємо.
- Що робити щодня, щоб бути в ресурсі і ефективно охоплювати нескінченний потік справ.
Ну що ж, почнемо з фізіології
Справа в тому, що наша свідомість в одну одиницю часу здатна вирішувати всього одне завдання.
Уявіть собі господиню, яка вирішила прати білизну вручну і одночасно варити борщ. Для цього їй доводиться діяти приблизно так:
-> нарізала картоплю -> помила руки -> попрала білизну -> помила руки -> нарізала капусту -> помила руки -> попрала білизну -> помила руки -> нарізала буряк -> помила руки -> попрала білизну -> помила руки…
Не мити руки між процесами вона не може. Інакше у неї буде рожева білизна і мильний борщ. А витрачаючи час на миття рук, господиня в результаті витрачає в 2 рази більше часу на обидва ці процеси.
Точно так само наша свідомість справляється з двома завданнями, які їй доводиться вирішувати одночасно. У процесі переключення між завданнями вона витрачає близько 50% від загального часу на сам процес переключення.
Тому, якщо в момент написання статті, звіту, або складаючи комерційну пропозицію, ви одночасно переглядаєте пошту, або паралельно відповідаєте на дзвінок, або даєте відповідь колезі, який без попередження зайшов і раптом відволік вас, насправді в цей момент ви витрачаєте в 2 рази більше часу, ніж якби робили ці процеси по черзі.
Про смішні відео ролики на ютубі, де люди, дивлячись у телефон, падають, врізаються в ліхтарний стовп, спотикаються і «пірнають» у фонтан ви теж знаєте. І це вкотре демонструє, як влаштована наша свідомість: вона в одну одиницю часу може вирішувати тільки одне завдання.
Однак, повернемося до нашої господині. Якби вона прала білизну за допомогою пральної машини, то їй потрібно було б спочатку витратити час на завантаження машини, а в кінці – на вивантаження. І в процесі прання вона чудово впоралася б із приготуванням борщу. Тому процеси, які відбуваються автоматично, поєднувати з процесами свідомими – можна.
Ну а нижче набір практичних рекомендацій, які допоможуть ефективно працювати в режимі багатозадачності:
- «Розвантажувати» свою голову – тобто, виписувати незавершені справи протягом дня у список завдань, а ввечері перед сном виписувати справи на завтра.
- Розставляти пріоритети і складати графічний розклад на початку дня, щоб тримати вектор і вчасно сказати «ні» прилітаючим протягом дня, але менш пріоритетним завданням.
- Записувати завдання відразу ж, як тільки отримуєш.
- Використовувати для роботи CRM програми.
- Не приймати завдання від колег і суміжників усно – нехай дублюють письмово.
- Не робити роботу двічі (сортуйте або видаляйте пошту відразу ж після прочитання, робіть резюме розмови відразу ж після зустрічі, обробляйте матеріал після навчання відразу ж).
- Заздалегідь створювати для себе час недоступності.
- Аналізувати підсумки дня і робити висновки на завтра. При відволіканні на форс-мажори закладати цей час на майбутні подібні завдання.
- Планувати час на форс-мажори.
Використовуйте ці рекомендації і будьте в ресурсі, незалежно від кількості завдань.
