Як створити ідеальний результат за допомогою планування
Бачення без дій – це мрія. Дія без бачення – це кошмар – говорить японське прислів’я. Дія без плану – це катастрофа для вашого проекту і будь-якого починання.
Згідно зі Зводом знань з управління проектами, PMBoK, життєвий цикл проекту складається з чотирьох основних етапів – ініціація, планування, виконання – контроль і завершення. Послідовний перехід від одного етапу до іншого підвищує шанси проекту на успіх. Цей принцип близький і технології При-Цільного тайм-менеджменту, основні кроки якої – постулат, план, виробництво і продукт. Завдяки технології наші клієнти прискорюються в досягненні результатів і прямо пропорційно скорочують витрати своїх ресурсів.
Тим не менш, типові помилки в проектах є найпоширенішими.
Мабуть, найактуальнішою проблемою є свідоме рішення керівника пропустити один з етапів проекту. І це перше табу. Проект, як і живий організм, повинен проходити всі етапи свого життєвого циклу – неможливо пропустити народження або становлення. Також етап ініціації та планування містить безліч процесів, які є життєво важливими для визначення успіху цього підприємства.
Можна виділити кілька причин, через які команда проекту здійснює ці помилки знову і знову:
- Стислі терміни виконання. Це лиходії в проектному менеджменті – вони спонукають пропустити стадію задуму і цілепокладання і переходити відразу ж до виконання робіт. Однак ця стратегія не сприяє економії часу, а тільки призводить до невиправданих витрат.
- Типові проекти, з низьким відсотком невизначеності завдань. Головним аргументом керівника проекту при цьому є величезний досвід у виконанні подібного набору робіт. На перший погляд, план переглядати зовсім не обов’язково. Але це всього лише ілюзія, – кожен проект унікальний і в ньому будуть присутні елементи новизни. Планувати в такому випадку особливо важливо, оскільки умови цього проекту можуть відрізнятися: вам доведеться працювати з новою командою або обладнанням. Знайдіть час, щоб переконатися у відповідності плану новій ситуації.
- Відсутність критеріїв результату. У цьому випадку, команда ризикує витратити весь ресурс і повністю втратити мотивацію, так і не досягнувши цілей проекту.
Діагноз встановлено, ну а як же підібрати лікування?
Як же бути з замовником, який розраховує отримати продукт або послугу, яка відповідає вимогам ТЗ, проектно-кошторисної документації, за якістю, за кількістю, за характеристиками?
Для того, щоб запобігти помилкам і причинам, через які вони допускаються, варто розглянути процеси на кожному етапі життєвого циклу проекту більш уважно. Насправді, там криється безліч підводних каменів.
Ініціація
На цьому етапі життєво важлива не тільки правильна постановка цілей, а й визначення критеріїв результату.
Тому критично важливо відтворити бачення замовника, яке базується на його цінностях. Часто керівник проекту недооцінює потенціал цього ресурсу і задається більше такими питаннями: як зробити краще, як зробити швидше, упускаючи найважливіше питання – як робити те, що треба. А це і є перший критерій успіху.
Наступний етап життєвого циклу проекту – це планування
Завдання цього процесу – створити оптимальний маршрут від мети до результату. План – це дорожня карта, в якій повинні бути дуже точні координати. Планування – це наскрізний процес, який присутній на всіх стадіях життєвого циклу проекту, його завдання – досягти поставлених цілей з мінімальними витратами.
Один з найважливіших процесів на етапі планування – це процес управління ризиками. Необхідно грамотно провести їх аналіз і оцінку. Адже краще запобігти пожежі, ніж боротися з її наслідками. Але якщо у ризику висока ймовірність виникнення і високі наслідки, – тоді необхідно обирати стратегії реагування.
Кожна з цих трьох стратегій, в рамках процесу управління ризиками, заслуговує окремої уваги.
- Перша стратегія – це передача ризику. Наглядним прикладом передачі ризику буде страхування і аутсорсинг. Наприклад, на стадії укладання контракту на будівництво замовник і виконавець обговорюють фінансову вартість робіт. У разі підвищення вартості будівельних матеріалів і обладнання, виконавець покриває ці зміни за рахунок власного прибутку.
- Наступна стратегія – це зниження. Прикладом може бути впровадження менш складних процесів, деталізація робіт до такого рівня, який дозволяє знизити ймовірність виникнення. Це тестування, випробування прототипів, вибір більш стабільних постачальників.
- Остання стратегія – це ухилення, – використання перевіреної технології, замість недавно розробленої.
Коли невизначені події позитивно впливають на цілі проекту – у нас з’являються благотворні можливості. Пошук і освоєння додаткових вигод також повинно бути заплановано.
Рокфеллер, примножуючи своє багатство, говорив: «Я завжди намагався перетворити кожне лихо в можливість».
Планування вчить нас заглядати за горизонт і бачити не тільки верхівку айсберга.
Правильна постановка мети і грамотно розроблений план – це фундамент успіху, який допоможе відстежувати прогрес виконання робіт проекту, його динаміку на етапі виконання і контролю.
На цьому етапі ми фіксуємо планові показники за часовими, трудовими, матеріальними, інтелектуальними ресурсами. Далі ми оцінюємо фактичні витрати і порівнюємо план і факт. Похибка між планом і фактом буде показником якості виконаних робіт.
Тому регулярно оцінюйте свій прогрес до цілей, коригуйте плани, якщо вони «не працюють», підраховуйте отримані результати і надихайтеся новими цілями.
І якщо заглянути за куліси проектної діяльності – то це системний, комплексний, захоплюючий процес творення, в ході якого народжується новий продукт або послуга, які здатні змінити світ на краще.
Консультант компанії BogushTime,
Вероніка Мельник
