Як все встигати за 7 годин – поради експерта з тайм-менеджменту

Працювати по 12 годин на добу – ще не означає все встигати. Скоріше, навпаки. Перше і головне, що я засвоїла в тайм-менеджменті і чому навчаю своїх студентів, співробітників, друзів і партнерів – розуміти, що все встигнути неможливо. Потрібно обирати. Завдання не в тому, щоб все і всюди встигати, а в тому, щоб бути продуктивним і ефективним.

З цього випливає, що потрібно:

• Планувати саме і тільки те, що потрібно зробити сьогодні
• Виконувати чітко свій план, не відволікаючись на те, що в нього не потрапило

Скарги на завантаженість і перевантаженість я отримую постійно, але насправді за багато років своєї практики зустріла дуже мало людей, чиї скарги відповідали дійсності. Розмов більше, ніж фактів. Тому краще не боротися з перенавантаженням, а навпаки – боротися за те, щоб час був дійсно зайнятий важливими завданнями.

Введіть просте правило: не просто складати списки завдань на день, а оцінювати кожне завдання за тривалістю і в кінці підсумовувати весь час. Це називається Тайм-калькуляція.

Необхідно прагнути до того, щоб сума часу на виконання робочих завдань не перевищувала 8 годин, а ще краще – 7 годин. Давно доведено, що 8-годинний робочий день – оптимальний для того, щоб бути продуктивним на постійній основі, тобто щоденно і тривало. Можна викладатися і працювати по 10-12 годин, але накопичена в результаті втома:

• Знецінює попередні результати
• Підвищує ризик здійснення грубих помилок

Чому краще планувати справи на 7 годин? Тому що потрібно обов’язково залишати час на можливий форс-мажор, який завжди був, є і буде. Але численні дослідження доводять, що у світі постійно існує хаотичність, яка становить всього 25% нашої реальності, при цьому справжнього форс-мажору не буває більше 20%.

Тому з самого ранку краще закласти в розклад 20% незайнятого нічим часу.

Яке в підсумку, швидше за все, і заповниться форс-мажорними завданнями або зустрічами. Але час для нього вже буде зарезервовано. Якщо ж форс-мажор не станеться – використовуйте його на виконання стратегічних завдань, до яких зазвичай не доходять руки.

Отже, ви склали список завдань на день і переконалися, що сума за часом становить 6,5-7 годин. Тепер перевірте, чи врахували ви наступні моменти:

1. Потрібно відзначати регулярно повторювані завдання, час на які зазвичай не змінюється і є стандартним. Наприклад, щоденна робота з поштою в сумі займає не менше 1,5 годин. А на робочу зустріч безглуздо виділяти більше 50 хвилин, тому що, за моїм досвідом, після цього ліміту ефективність різко знижується – учасники починають ходити навколо та навколо.

2. Не забудьте про те, що вам іноді доводиться робити перерви в роботі – цей час теж потрібно враховувати. Наприклад, я в свій список завдань на день заношу роботу (саме роботу!) в соціальних мережах. Співробітники нашої компанії теж повинні використовувати соціальні мережі і планувати на них час.

3. Закладайте час на сам процес планування, який, за даними статистики, економить час на подальше виконання. Наприклад, у мене це займає 15 хвилин на день – вранці та ввечері.

Якщо не провести тайм-калькуляцію:

• Ви можете набрати собі завдань на суму часу, що перевищує оптимальний ліміт, через це щось не виконаєте, підведете себе і компанію і заслужите ярлик халтурника
• Або завдань буде менше, ніж часу. А оскільки наша свідомість не терпить пустоти, то виконання цих завдань стане затягуватися – замість належної години завдання розтягнеться на два або навіть три, що в свою чергу вплине на терміни виконання всіх інших завдань і на інших співробітників. У результаті ви можете стати причиною того, що компанія не відповідає вимогам моменту, станете упускати можливості і втрачати клієнтів.

Планування завдань

1. Коли ви плануєте час на завдання, необхідно закладати максимальний час, за який воно може бути виконане. Якщо ви виконуєте це завдання вперше і оцінити його не можете – подивіться на всі ваші інші завдання і вирішіть, скільки часу ви можете собі дозволити виділити сьогодні на нове завдання.

Наприклад, якщо мені потрібно написати статтю, я віддаю перевагу написати її за один підхід. Тому я просто виділяю на неї 2-3 години, залежно від розміру. Я не знаю, скільки насправді часу вона може зайняти, тому і день для неї я обираю такий, коли можу трохи затягнути або можу потім, трохи пізніше, але в цей же день, її дописати. Уже по факту фіксую, скільки часу пішло – так я вчуся правильно оцінювати свої завдання. Наступного разу у мене просто спливає фактична цифра з минулого досвіду.

2. Завдання одне на одне не накладайте. Залишайте між ними часові зазори (пам’ятайте про час на форс-мажор). Я рекомендую залишати 15-30 хвилин між великими завданнями. З одного боку, це дає певний люфт на випадок, якщо завдання затягнеться, а з іншого – це час якраз на ті важливо-необхідні перерви в роботі, які все одно доводиться робити.

3. Дехто турбується про пріоритети – як обрати найважливіше, з чого почати? Насправді, слово «пріоритет» означає «перший у часі», тому більш пріоритетним є те завдання, яке йде першим. А час, на який завдання ставиться в розклад, визначається умовами: це вже призначена зустріч/телефонний дзвінок або ви самі вирішили, що це завдання зручніше виконувати саме в цей час.

Орієнтуйтеся на те, коли найкраще виконувати завдання. Адже ніхто ж не мучиться питанням, що спочатку посадити: картоплю чи огірки, тому що кожному овочу свій час.

Так само і з завданнями – вони прив’язані до об’єктивного часу, а не до суб’єктивної думки.

4. Необхідно враховувати час на дорогу, якщо на зустріч потрібно кудись їхати.

5. Залишайте час на обробку матеріалів після зустрічей або нарад.

6. Обов’язково занесіть сумарний час на телефонні розмови.

7. Щоб не потрапити під спокусу «виконати все сьогодні», почніть планувати відразу на кілька днів вперед. Краще на кілька тижнів. Тоді ви почнете обирати найкращий час і розподіляти завдання без поспіху і страху. Наприклад, я планую на 3 місяці вперед.

8. Найкраще вести паперовий планувальник, щоб списки і плани завжди були під рукою, щоб ви не відволікалися на спливаючі «вікна», не залежали від наявності інтернету або заряду батареї. Щоб можна було відкрити свій щоденник вранці, за чашечкою кави і спокійно переглянути свій день і налаштуватися. На роботу слід приходити готовим до роботи, з планом і наміром.

Джерело: інтернет-портал Про Бізнес