Збори персоналу. Плюси, мінуси, підводні камені.

Поділитись:

У нашій компанії практикуються кілька видів зборів і координаційних зустрічей персоналу.

Є щорічні зустрічі – урочисті збори, на яких підводяться підсумки року.

Щоквартальні збори – це наші стратегічні сесії. На стратегічній сесії задається стратегія компанії на весь рік, і протягом року, один раз на квартал проходять наступні сесії, на яких стратегія компанії коригується за необхідності. У них беруть участь ключові співробітники.

Щоденно практикуються координації відділів, на яких зустрічаються керівник і підлеглі: групою або індивідуально. На щоденній координації співробітник представляє звіт за минулий день і заявляє свій план на день. Для такої зустрічі готуються звіт і план у письмовому вигляді. Керівник за необхідності здійснює коригування плану кожного співробітника, підводить підсумки і оголошує головні завдання дня.

Весь персонал компанії збирається щотижня, це наша масштабна внутрішня зустріч всіх співробітників. Про цей вид зборів поговоримо докладніше.

Почнемо з мети. Метою такого збору є інформування співробітників про події, що відбулися за тиждень, координація діяльності відділів і підняття бойового духу команди. Збори персоналу проходять щотижня, в певний день. Наприклад, у нас це п’ятниця, з 9.00 до 10.00.

Збираємося по можливості в тренінговому залі. Якщо такої можливості немає, то воно проводиться в найбільшій кімнаті (у нас це відділ продажів). Головне, щоб всі були присутні і мали можливість розміститися. Нас стає все більше, тому, можливо, організаторам щотижневого збору доведеться шукати нові площі для ранкового п’ятничного збору. Наприклад, для нашого корпоративного ритуалу потрібен формат хороводу з можливістю розмахувати руками вгору-вниз, так що, самі розумієте, кімнатою ми обмежитися не можемо.

Правила:

Комп’ютери повинні бути вимкнені.
На телефонні дзвінки співробітники не повинні відволікатися.
Вхідний дзвінок клієнта тихенько приймає черговий.
На зборах не обговорюються проблеми і негативні новини.
На зборах немає місця для дискусій і з’ясування стосунків.
Всі приходять вчасно (хто запізнюється – купує для всіх торт).

Запізнілий зустрічається привітальними дружніми оплесками і радісним скандуванням слова «Тортик»!

Регламент збору:

На початку керівник департаменту персоналу виголошує вступну промову і робить загальні оголошення (про проходження випробувальних термінів стажистів, про переведення і призначення співробітників на нові посади, важливі події для компанії, дні народження, отримані або зроблені подяки за тиждень, робочий графік компанії в святкові дні, заохочення і інше).

Обов’язково заохочуйте найпродуктивнішого співробітника тижня! Нехай це буде невелика грошова винагорода або якийсь подарунок (у нас це – екскурсії, квитки в театр або кіно, масаж і т. д.). Так, переможці отримували у нас квитки в театр Франка на улюблений мюзикл і в інші театри, на безстрашну подорож по скульптурі Батьківщина-Мати, на таємничі подорожі без оголошення маршруту!

Потім керівники департаментів (у нас їх 7) виступають перед співробітниками з короткими доповідями про виконану департаментом роботу за тиждень з кількісними показниками і демонстрацією графіків статистик (KPI). Кожен співробітник бачить динаміку і успіхи кожного з відділів наочно! Кожен відчуває себе членом команди!

Важливо відзначити, що озвучуються основні досягнення, а не перелік виконаних дій. Наприклад, зовсім не варто перераховувати дрібні рутинні завдання, виконані за тиждень, оскільки це швидко втомить всіх учасників збору. Говоріть тільки важливе. Те, що дійсно заслуговує інтересу. Рішення, які принесли користь компанії, у нас зазвичай зустрічаються дружніми оплесками. Це дійсно надихає!

Про досягнення говоріть з гордістю! Адже це ваші успіхи і результат роботи вашої команди.

Після того, як всі керівники департаментів виступили, керівник департаменту персоналу завершує збори врученням Оскара найкращому продавцю тижня і ритуалом. Оскароносця вітають особливо виразними оплесками. Після вручення йому надається слово. Це завжди імпровізація. Часто переможець продажів ділиться тим, що привело його до успіху тижня і йде з збору із золотою фігуркою, символом своєї перемоги.

Кілька слів про ритуал:

У команди повинен бути свій ритуал. Це може бути що завгодно – девіз, пісня, жест, танець. Загалом, це те, що в завершенні збору дає потужний і позитивний заряд на цілий тиждень і об’єднує весь персонал компанії.