Зустрічі: як їх правильно організовувати, проводити та управляти в цілому.

Одразу хочу зазначити, що буду тримати акцент на зустрічах тет-а-тет. Оскільки. Останнім часом чую найбільшу кількість нарікань саме в цьому напрямку. А що саме? Зустріч була, а результатів немає.

• Зустрічі постійно затягуються.
• Ми не розуміємо один одного
• Чому опонент по зустрічі не йде на компроміс
• І багато іншого зараз дуже актуально.

Коли зустріч не відбулася або відбулася не так, як ви собі це уявляли. Хто винен – звісно ж не ви, а той, інший. Або ще краще – обставини були не сприятливі для успіху.

Ні!

Якщо ви хочете досягти результату, в такому випадку потрібно мислити з точністю до навпаки – тобто, взяти на себе стовідсоткову відповідальність. І, у зв’язку з цим, пропоную вам розглянути дві ситуації: опрацювати невдалу зустріч і на підставі цього побудувати стратегію наступної зустрічі.

Отже.

1. Задайте собі питання: «чого ви очікували від тієї останньої зустрічі, яка відбулася, але результати вам не сподобалися?». Очікування має бути конкретним, не розпливчастим і може складатися з кількох пунктів. Наприклад, якщо я, як тренер, і водночас, продавець, йду на зустріч. То, моя мета – це укласти контракт на 1 рік на 100 000 у.о. з перспективою навчити 500 топів у компанії на 3 різних тренінгах.

І так, може бути і більше деталей.

2. «Що ви отримали замість очікуваного?». Тут опишіть конкретно кожен момент що саме ви отримали, а не – що не отримали. Різниця велика, тому, вчитайтеся уважно і опрацюйте цей пункт глибоко. Так, наприклад, я могла б написати, що не отримала бажаний контракт. А, насправді, я отримала: контракт на проведення тренінгу один раз на 20 осіб вартістю 1 000 у.о. Ну, отримала ж. Питання в тому, що не цього я бажала.
3. Наступне питання, на мою думку, найважливіше: «як ви це отримали?» Чому воно найважливіше? Тому що воно неприємне, в тому числі. Тут необхідно взяти на себе повну відповідальність і виписати всі «косяки»/помилки.
   І ось, я могла б написати, що такі обставини і мені не пощастило.

Але, як доросла свідома людина шукаю:

• не вивчила достатньо компанію;
• думала, що зустрічаюся з директором і керівником відділу кадрів, а виявилося, що з маркетологом;
• в їхній компанії в штаті, виявляється, лише 87 осіб і половина з них виробничники;
• рішення про навчання тут не приймають;
• максимальний бюджет для навчання в рік 1 000 у.о.
• і т.д.

і, коли ви чесно виписали всі свої помилки і готові приступати до останнього – вирішального питання.

4. «Що ви тепер будете робити по-іншому?» У відповіді на це питання буде розміщено новий закон, ваші нові правила, які не дозволять зробити таку помилку надалі і створити всі умови для успішної зустрічі.

Далі, коли ви проаналізували чому зустріч відбулася, але результату не було, ви готові до наступного кроку. Підготуйтеся до зустрічі так, ніби від неї залежить ваше подальше життя:

• Дізнайтеся все про компанію
• Дізнайтеся все про людину з якою зустрічаєтеся
• Дізнайтеся про їхні можливості
• Дізнайтеся про їхній досвід роботи з іншими контрагентами
• Підготуйте всі питання, які ви хочете обговорити
• І т.д.

А тепер, пора дізнатися правила організації зустрічей:

Зустріч тет-а-тет не може тривати більше години. Година – це максимум для повного обговорення всіх деталей і уникнення тавтології. Для цього існує чітка формула розрахунку часу: 10 хвилин на привітання і створення комфортної атмосфери для спілкування, 40 хвилин для спілкування по пунктах і 10 хвилин на «вихід» прощання, призначення наступної зустрічі, за необхідності.

Ще важливий момент, при обговоренні часу зустрічі. Обов’язково повідомте, коли вам потрібно буде покинути стіл переговорів. Тобто, якщо у вас зустріч на 11.00, то повідомте. Що в 12.00 ви повинні будете піти. Таким чином, ваш опонент також зможе контролювати час і керувати ним.

Ваша зустріч – це завжди відповідальність обох сторін. І кожна сторона повинна дивитися на свій внесок по максимуму. Це та повага, яка допоможе створити якісні взаємовигідні відносини в тривалій ретроспективі з найбільшим потенціалом. Інструменти прості і вони працюють, але тільки за однієї умови, що ви дотримуєтеся їх повністю і не відступаєте.

А щоб організація ваших зустрічей вийшла на новий рівень і ви навчилися керувати ними якісно, приєднуйтеся до нашого офлайн-тренінгу Управління часом і делегування, 21-22 липня в м. Київ.

Ми навчимо вас оптимально використовувати свій час.