Проблемы делегирования

Как часто вы встречали непонимание со стороны подчиненных, когда делегировали им задачи? Как часто начальник напрягает вас в самый неподходящий момент, когда вы действительно очень заняты? Часто, тогда эта статья для вас.

Что же такое делегирование? Каждый руководитель рано или поздно возвращается к данной теме, а все потому, что люди часто не понимают, о чем идет речь, и соответственно им сложно справиться с тем, чего они не понимают.

Итак, давайте проясним:

Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет свои задачи между подчинёнными.

Но при этом руководитель часто забывает, что у каждого сотрудника и у него самого в том числе, есть 8 часов рабочего времени каждый день. Есть ряд задач в соответствии с их должностными обязанностями, которые нужно выполнить за эти 8 часов. Именно, за их выполнение все и получают деньги. В таком случае возникают 2 вопроса: Когда выполнять делегированную задачу, если есть свои? И что не так с начальником, если он отдает кому-то свою задачу?

И именно поэтому делегирование стоит рассматривать с точки зрения управления временем. Если начальник не в ладах с собственным временем и своими задачами, то ему прямая дорога к нам на тренинги по управлению и временем и людьми. Т.е. этому необходимо учиться.

А если другого выхода нет, и необходимо срочно справиться с возникшей задачей, то когда вы даете ее подчиненному, то обязательно смотрите, чем он сейчас занимается. Потому что именно начальник должен что-то сделать с распределением рабочего времени своего подчиненного. И если вы даете ему какую-то задачу, которая будет занимать еще один час, то вы должны у него какую-то задачу забрать, и это тоже решает начальник.

Также вы должны понимать, что делегирование – это еще и передача задачи сверху вниз первый раз, и после того, как задача передана, она руководителю уже больше не возвращается. Т.е. если вы руководитель, у вас есть определенное количество ваших задач, но вы их распределяете между подчиненными навсегда.

Существует технология административного ноу-хау, при которой в организации прописана организационная схема, иерархия, где указано, кто кому подчиняется, и кто за что отвечает. В таком случае делегированию обучать нет смысла. Это то, к чему стоит стремиться любой компании, потому что каждая делегированная задача выбивает из нормального рабочего ритма, как начальника, так и подчиненного. Каждый должен заниматься своим делом.

И все же возвращаясь к теме, делегировать мы можем только задачи. Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.

Еще для того, чтобы человек мог выполнить задачу вы должны дать ему ресурсы. Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели. Ресурсы могут быть трудовые (человеческие), информационные, материальные, финансовые. Делегировать ресурсы нельзя. Ну, представьте, пришел начальник и «распределил» ресурсы, и что с ними теперь делать. Ресурсы начальник предоставляет под конкретную задачу.

Что еще очень важно предоставить для выполнения задачи? Необходимые полномочия по этой задаче.

Полномочия  – это ограниченное право использовать ресурсы организации. А также это право на принятие решений. Полномочия бывают полные, частичные, нулевые.
Полные полномочия – сотрудник сам принимает решения. А кто при этом несет ответственность? Все равно руководитель. Это важно понимать.

Полномочия бывают частичные – это те, что оговорены руководителем при постановке задачи. Сотрудник не может принимать решения по вопросам, которые не оговорены с руководителем, он не может даже перезвонить и уточнить что-либо у руководителя, если ему не предоставлялись подобные полномочия. Кто несет ответственность? Руководитель.

И могут быть нулевые полномочия, т.е. руководитель дает право использовать ресурсы, но без права принятия каких-либо решений. Если у вашего подчиненного закончились ресурсы, например, материалы, то, что он делает? Плюет в потолок. Потому что полномочий звонить, запрашивать материалы, сообщать начальник ему не давал. И кто несет ответственность за результат и простой сотрудника? Руководитель.
Вот это и называется полномочия. По сути это то, что дает вам возможность выполнить задачу. Не дали человеку полномочия, он просто тупо не может работать.  Может быть: задача, могут быть ресурсы, но без полномочий приступить к выполнению задачи ваш подчиненный не сможет.

Но давайте рассмотрим еще одно понятие, которое часто пытаются «делегировать». Слово-то, какое красивое и значимое.

Ответственность – это обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

И если вы помните из предыдущего примера, то ответственность за результаты делегированной задачи  при любых обстоятельствах несет руководитель. И руководитель может требовать от подчиненного отвечать за свои действия, но делегировать ответственность он не может, т.к. перед своим руководством и компанией в целом за результат отвечает именно он сам. Т.е. ни делегировать, ни предоставлять ответственность подчиненному начальник не может.

Итак, делегируем задачу сверху вниз первый и последний раз, предоставляем под нее ресурсы и полномочия, и требуем отвечать за результат, и больше никогда этой задачей сами не занимаемся, можем только контролировать. Вот это настоящее делегирование.

А если вы подчиненный, то вам также необходимо научиться справляться с делегированными задачами. Во-первых, вне зависимости от частоты сваливающихся на вас форс-мажоров, вы должны закладывать в свое рабочее расписание 20% времени на то, чтобы справиться с неожиданно нагрянувшими задачами. И если ваш руководитель напряг вас подобной задачей, то только от вас часто может зависеть насколько вы готовы ее выполнить, у вас всегда должно быть в запасе время на форс-мажор.

Но вы также должны уметь принять правильно задачу у шефа. Вы просто обязательно должны поинтересоваться: к какому времени нужен результат, сообщить ему чем вы сейчас занимаетесь, и именно шеф должен решить какая задача важнее, и что вы будете выполнять в первую очередь, что во вторую, а что шеф у вас забирает.

Потому что здесь есть такой момент. Если сотрудник берет и начинает  поставленную задачу, то какой сигнал получил руководитель от сотрудника? То, что он не был занят, потому что если ты отложил то, что ты делал, и начал делать то, что дал начальник, значит то, что ты делал, было не важно. Какое обязательство у шефа теперь появилось в отношении  тебя? Загрузить человека. Поэтому вы должны уметь планировать свое время, и даже предусматривать в своих планах действия своего шефа.

Кстати, если родители просят детей помыть посуду, хотя, всегда, это делали сами. Это тоже делегирование и не удивляйтесь, что дети часто эту просьбу воспринимают «в штыки». До сих пор у них были другие обязанности и другие задачи.

И если Вы хотите все же получать помощь, этому следует учить «с младых ногтей». У каждого должны быть свои задачи. Занятие определенными (а не что взбрело вдруг маме в голову) домашними делами 1-2 часа в день должно стоять в плане на день Вашего ребенка. Это не означает, что Ваш сын или дочка обязательно должны планировать свой день с органайзером (хотя почему бы и нет), но у ребенка должен быть режим. Когда ребенок маленький он и ест и спит по часам, а когда подрастает ему это гораздо важнее, о чем родители часто забывают.

И хочу сказать еще одну вещь. Замечено, что планированию сопротивляются только плохие сотрудники, потому что им нужно скрыть, что они ничего не делают.  Поэтому будьте хорошими сотрудниками, и работайте себе в удовольствие.