Керувати часом – створювати нову реальність!

З приводу тайм-менеджменту існує багато думок: від хвалебних до скептичних. Причиною тому, швидше за все, є плутанина в розумінні часу загалом і управління ним зокрема. Саме тому багато хто воліє вживати безлике для російськомовної аудиторії словосполучення «тайм-менеджмент», яке може викликати здивоване питання, як же ним, часом, взагалі можна керувати? Для початку нам потрібно розібратися в тому, що називається тайм-менеджментом. Розглянемо це питання у двох аспектах: філософському та технологічному. З філософського погляду часом ми можемо назвати процес змін, який відбувається постійно і, безперечно, незалежно від наших волі та бажання. Ми не можемо його зупинити, не завжди здатні на нього вплинути, зате завжди спостерігаємо: зміну дня і ночі, пір року, співробітників на роботі, клієнтів у базі…

Якщо підійти до тайм-менеджменту технологічно, то це: графіки, розклади, процедури, домовленості, плани та погодження. Сюди ж входить генерування ідей та завершення розпочатих раніше дій.

Схематично це можна виразити через відомі філософські поняття «бути», «робити» та «мати», що відображають природний життєвий цикл існування (таблиця 1).

А тепер уявіть собі керівника, який впадає в ступор за необхідності розробити стратегію або визначити спосіб досягнення мети, яку йому поставила компанія! Отже, робимо перший висновок: навчання тайм-менеджменту розвиває творчі здібності. Залишається ухвалити рішення про те, кому із співробітників це необхідно. Тепер повернемося до колонки 2 – «Дія». Ви, мабуть, не раз стикалися із ситуацією, коли чудові ідеї залишалися лише на папері? Скільки чудових проектів загинуло чи зруйнувалося у нерівній боротьбі з бездіяльністю та лінню! Дії людини показують чи його мотивацію, чи здатність до аналітичного мислення. Перша пов’язана з тим, наскільки привабливі для людини цілі, які він собі придумав. А друга впливає на те, наскільки вірні висновки він робить, наскільки точний план чи прогноз може розробити, як добре прораховує перспективи та наслідки своїх дій. І тільки потім включаються дисципліна, відповідальність і воля. Важко бути відповідальним щодо того, про що не знаєш, правда? А навіщо дисципліна потрібна людині, яка живе лише сьогоднішнім днем? І як виявляти волю, якщо в минулому у людини величезна кількість свідчень того, як неправильна, неписьменна або непотрібна процедура непросто не приносила користі, а ще й руйнувала вже досягнуте? запізнюються на зустріч через пробки в місті, чи хворіють через регулярні перекури на протягу? » Я не впевнена в точності цитати, але цілком згодна з її змістом, тому що неодноразово помічала, як багато роботи встигають робити ті, хто робить багато роботи, на відміну від тих, хто створює багато піни та шуму. Хороший працівник ніколи не пручається плануванню, навпаки, він чіпляється за нього як за ще одну можливість. ність підвищити свою продуктивність. Тому що професіонали добре розуміють закон: правильне планування скорочує час виконання завдання щонайменше на 30 %!

З цього висновок другий: хочете зробити більше – складіть план дій, тобто. графік робіт, що виконуються. І тепер знову вирішувати вам: чию продуктивність варто підвищити, хто принесе компанії більший результат (дохід)?

І, нарешті, колонка 3 – «Результат». Поговоримо про результат. Я не прихильник ідеї про те, що відсутність результату – теж результат. Коли чую цю фразу, завжди хочу додати: відсутність зарплати – це теж зарплата!

Незакінчені листи, неоформлені контракти, невирішені завдання… Скільки непотрібного зберігається в головах та комп’ютерах! Кожне незакінчене завдання – це витрачені ресурси, недоотриманий прибуток та втрачена душевна рівновага. Не варто думати, що забути про це означає розлучитися назавжди. Ні, кожна незавершена дія «підвисає» в оперативній пам’яті розуму як відкритий файл у ПК, і в результаті знижується швидкість мислення та оперативність, а також точність прийнятих рішень.

І як існують програми очищення жорстких дисків, так само є техніки розчищення «розумових завалів», застосування яких значно прискорює розумові процеси та посилює аналітичні здібності. Висновок третій: якщо загальмував, відформатуй свій розум. Техніка «форматування» буде представлена ​​наприкінці цієї статті. І тут вже навіть думати нічого: здатність завершувати розпочаті справи потрібна всім. Тепер, коли ми переконалися в необхідності навчання тайм-менеджменту, давайте визначимо способи та інструменти. Чому вчити рядових співробітників? зустрічі, вести та виконувати розклад, складати план у межах календарного місяця, переносити зустрічі та попереджати можливі проблеми з виконанням завдань, прораховувати та передбачати ризики?

Для керівників до вже названих компетенцій додаються: планування (на визначення ключових областей та завдань у цих галузях, їх делегування та контроль виконання; правильний аналіз інформації та екстраполяція досвіду; організація та проведення планерок та нарад; відстеження виконання співробітниками їх прямих функціональних завдань і контроль якості виробництва відповідно до запланованого графіка, а також робота в ситуації невизначеності і великого завантаження. Якщо ж говорити про інструменти тайм-менеджменту, то ми можемо умовно розділити їх на дві категорії: програмні та паперові. Зручність перших у тому, що вони завжди доступні офісним працівникам. Однак у них є ряд недоліків: по-перше, для того, щоб співробітники використовували Outlook для тайм-менеджменту, необхідно провести спеціальне навчання. По-друге, цю програму зручно використовувати лише планування робочого дня. По-третє, даний інструмент незручний тим працівникам, які зустрічаються з клієнтами або партнерами, особливо за межами офісу. діяльність інформації. Тому до вибору паперового носія слід підходити серйозно з огляду на специфіку компанії та посаду співробітника. Якщо останній є ще й особою компанії, варто пам’ятати про зовнішню престижність робочих інструментів, якими ви забезпечуєте своїх ключових фахівців. Тому можливі такі форми навчання: Для рядових співробітників – у вигляді невеликих регулярних майстер-класів тривалістю дві-чотири години, в т.ч. та у форматі відеоуроків або самостійного проходження матеріалу під наглядом спеціально підготовленого супервайзера; тривалість такого навчання – до одного місяця регулярних занять.

Складіть список вже розпочатих справ: великих і маленьких, серйозних і не дуже. Сортувати та оцінювати не треба: запишіть все, що спаде на думку.

• >sli>
• В – можливо, зроблю до призначеного терміну;
• С – якщо не зроблю, то «не помру»… і викресліть!

«а», яке ви зможете виконати протягом наступних 20 хвилин і – зробіть його! Коли ви відчули задоволення від завершеної дії – виберіть і зробіть наступне, потім наступне і наступне… Якщо точно слідувати техніці, то підвищення рівня А з новою енергією нам і нові цілі під силу, правда? Успіхів!