Як почати делегувати?

Чи можна себе клонувати? – це питання було задано мені перед початком мого виступу «Психологія НЕделегування» в клубі для власників бізнесів.

Це питання я чую регулярно (а зараз особливо!) від керівників та управляючих власників бізнесів. Реальність така, що:

• доводиться працювати в десять разів більше, щоб отримати довоєнний результат,
• практично всі сили та енергія витрачаються на вирішення операційних завдань, а на стратегію часу немає,
• складно розставити пріоритети та визначити орієнтири в майбутньому через хаос,
• не зрозуміло, як організувати процеси планомірно та ефективно в нових реаліях.

Будь-який керівник, який застряг у рутині і мріє вибратися з операційки, мріє про те, щоб делегувати свої завдання і зайнятися стратегічним розвитком.

Чи завжди можна делегувати? Ні!

Важливо розуміти, що делегування в бізнесі – це передача завдання від керівника підлеглому вперше і назавжди. В ідеалі, таке завдання більше ніколи не повинно повернутися до керівника. Наприклад, найм співробітників, закупівля товарів, організація заходів, переговори з клієнтами, пошук приміщень для розширення територій тощо.

Тому не можна делегувати те, що керівник сам не виконував і не може це якісно передати підлеглому.

Чому зараз багато керівників самі виконують ті завдання, які до війни виконували співробітники? Тому що світ змінився, змінилися умови, вимоги клієнтів, бізнес-процеси, які ще потрібно налагодити, а в деяких сферах бізнесу взагалі необхідно ставити на паузу те, що було до війни, або навіть закривати, і починати новий бізнес. В умовах, коли створюється новий бізнес або існуючий зазнає великих змін, делегувати неможливо, тому що потрібно зрозуміти, що потрібно ринку, що буде в попиті, продати це, виробити, відточити технологію і тільки потім описувати процеси і делегувати підлеглим.

Але проблема багатьох керівників полягає в тому, що вони не делегують те, що вже давно можна і потрібно було. Наприклад, вже є: точна технологія продажу продуктів або послуг компанії або процедура обліку і розподілу фінансів, або технологія взаємодії з партнерами/підрядниками тощо.

І навіть якщо ці технології ще не описані, вони вже існують. Перший крок, який потрібно зробити для того, щоб делегувати частину завдань – вирішити які це завдання, описати процедуру їх виконання, щоб отримувати потрібні результати.

Як тільки цей крок буде виконано, всі інші кроки делегування буде виконати набагато простіше, тому що буде створено базу, яку зазвичай і відкладають керівники, тому що їм здається, що це щось глобальне і тому неможливе.

Слона їдять по шматках! Пам’ятаєте про це? До мети йдуть поступово, роблячи крок за кроком на шляху досягнення.

Почніть з першого кроку: опишіть до якого результату повинно приводити завдання, яке ви зібралися передати, і розпишіть алгоритм його виконання. Чим детальніше буде описаний алгоритм, тим менше в майбутньому вас будуть відволікати при виконанні цього завдання співробітники. Також рекомендую окремо прописати успішні дії та можливі проблеми, які можуть виникнути в процесі виконання даного завдання.

Наприклад, при замовленні певного товару зазвичай доставка відбувається протягом одного тижня, але за умови, що даний товар є у постачальника на складі. Були випадки, коли даний товар відсутній на складі у постійного постачальника і тоді доводилося швидко шукати іншого постачальника і купувати товар за менш вигідними цінами або місяць чекати потрібного товару, що гальмує наші процеси.

Тому потрібно робити передзамовлення у постійних постачальників заздалегідь (за місяць) і мати актуальний список мінімум з 3 постачальників, до яких можна буде звернутися у разі гострої необхідності (актуальний список на даний момент такий-то…).

На опис виконання завдання, в залежності від складності його виконання і різних нюансів, піде від кількох годин до кількох днів. Не більше – перевірено! Але чому ж багато керівників відкладають це опис на місяці або навіть роки?

Тому що… немає часу, немає сил, страшно, не вірю в те, що вийде, краще сам…

Я знаю, що є спокуса, залишити все як є, адже так надійніше… Але уявіть, що пройде ще 2-3-5-10 років і ви як і раніше будете робити ЦЕ ж. Надихає? Сумніваюся! Дуже сильно сумніваюся!

Тоді вперед! Зробіть перший крок вже зараз: опишіть найпростішу задачу з фокусом на те, що повинно бути в результаті, і передайте її підлеглому! Насолодіться тим, що делегування працює, а потім дійте далі – описуйте і передавайте, описуйте і передавайте (повну технологію делегування читайте в цій статті). З часом ви побачите, що навчилися делегувати і у вас є час на розвиток компанії та особистий розвиток!

А якщо ви не знаєте з чого почати, як до цього підступитися, напишіть або зателефонуйте нам. Ми допоможемо вам пройти шлях делегування під нашим професійним керівництвом. Це може бути індивідуальне наставництво з конкретним запитом від вас або робота в групі на Онлайн-тренінгу TurboLeader.

Ми віримо, що ви можете досягти великих результатів і вийти на нову висоту! Дозвольте собі це, відпустивши рутину!