Чому «горять» терміни і як цього уникнути?

– Ти чого розсівся? У нас терміни горять, а він дурнею мається! – крикнув шеф, забігши в кабінет свого менеджера з закупівель.
– Так я ж усе підготував і здав вам ще минулого тижня – відповідає ошелешений колега.
– Не підходить! Усе треба переробити! Зараз же! Ось мої правки і щоб до 12-ї було готово!
– Так зараз уже 11, а на це треба мінімум 3 години.
– Твої проблеми. Створив ситуацію – тепер сам викручуйся, але щоб звіт був до 12-ї!

Таку типову, може й не з усіма фарбами, ситуацію можна зустріти часто. Якщо не так яростно, то принаймні стресово ми переживаємо, коли терміни піджимають і доводиться щось доробляти або переробляти. Нерідко складається ситуація, коли на останні 10% часу, відведеного на виконання проекту або завдання, залишається 90% обсягу робіт. Чому так виникає?

Дедлайн – що це?

Давайте спочатку розберемося в термінології. У російській мові слово «термін» походить від слова «терміновий». Тобто, має бути зроблено в певні терміни. А якщо звернутися до англійської мови, то крайній термін називається «deadline» і означає «мертва лінія», що використовується для позначення граничного терміну виконання якоїсь дії, після настання якого ця дія вже втрачає сенс. Дуже цікаве значення, особливо зі словом «мертвий» (dead):) Як так? Невже все настільки погано і після дедлайну життя немає? Давайте подивимося на прикладі. Ви поспішаєте, щоб не запізнитися на потяг, але після того як час його відправлення настав, можна вже не поспішати – потяг-то вже пішов!

Дедлайн призначається з добрих намірів. Зрозуміло, що будь-яка робота повинна плануватися, що жорсткі терміни повинні стимулювати виконавців на більш інтенсивну роботу. Все це вірно, але тільки в тому випадку, якщо терміни обрані правильно.

Як правильно вибрати терміни?

Давайте уявимо лінію виконання терміну графічно. Є початок і кінець лінії, яка, умовно, буде позначати лінію руху процесу:

Ми звикли розподіляти час виконання завдання рівномірно по терміну:

Але дуже часто обсяг роботи зміщується і виходить накопичення:

А тепер давайте уявимо, що дедлайн – це «мертва лінія», за якою немає життя і все, що там знаходиться – це тільки полум’я пекла:

І підхід до цієї лінії гарячий. Чим більший обсяг кількості роботи ближче до дедлайну, тим більше він горить. Тобто, якщо до дедлайну залишається 50% роботи і він ось-ось настане, то починає горіти гаряче. А якщо 90%, то зовсім можна обпектися! Хитрість ще полягає в тому, що якщо залишається хоч якийсь обсяг роботи, а дедлайн вже близько, він обов’язково буде горіти! Вірніше, навіть якщо залишається 2% обсягу роботи (як же мало! Вже майже все зроблено і навіть у терміни вкладаємося!), його щільність все-одно буде створювати горіння. Це як весільний торт перед виходом – вже готовий, а бантик ще не причеплений і залишаються лічені хвилини. Ось тут починає горіти під ногами))))

Як зробити так, щоб дедлайн не горів?

Фахівці визначили, що рівномірний розподіл обсягу роботи – це неграмотний підхід. Для того, щоб це було грамотно в першу чергу потрібно для себе визначити точку перед дедлайном, до якої все вже буде зроблено. Так званий «фініш». Таким чином ви убезпечите себе від запізнень і «горінь», а також це буде як страховка на випадок, якщо щось треба переробити.

Але що ще потрібно врахувати, якщо ви будете делегувати дане завдання, то термін виконання вашим підлеглим повинен бути раніше вашого «фінішного» терміну, щоб ви мали можливість підкоригувати виконану роботу.

Отже, визначивши точку, до якої буде зроблена вся робота і ця точка передує дедлайну ви:

• уникнете «горіння» термінів
• застосуєте поступове виконання завдання
• отримаєте якісний результат роботи
• збережете нерви

Дедлайн – це наш партнер, який допомагає нам у часовому просторі. Якщо ставитися до нього з повагою він буде нам допомагати. Якщо навпаки – буде вічним нашим переслідувачем.

Існує один жарт про слов’янський дедлайн: «Тільки в нашій країні дедлайн — це не лінія, яку перетинають, а лінія, вздовж якої рухаються». Звісно ж, це всього лише жарт. Але не варто погіршувати її в реальності:)