Что должен уметь персональный ассистент директора
Персональный ассистент — это человек, который является связующим звеном в компании, он должен быть компетентным, коммуникабельным, инициативным и обладать высокой стрессоустойчивостью и гибкостью. Обучиться этим качествам можно в Школе Персональных Ассистентов D&Y, где и побывала журналист портала Training.com.ua.
Ассистент и процесс управления проектами
Ассистент должен глубоко и качественно разбираться во всех процессах деятельности компании, наравне с руководителем.
Уметь систематизировать и управлять этими процессами. Кроме того, ассистенту нередко приходится вести внутренние переговоры и повышать мотивацию сотрудников. Ведущая Школы Юлия Кирилюк выделила два основных вопроса мотивации:
1. К чему побуждать? (вопрос направленности).
2. Как побуждать? (вопрос энергии).
Эффективность работы организации может обеспечиваться различными побуждениями разных групп людей. Эти побуждения необходимо выявить и направить сотрудников в нужное русло, удовлетворяя их потребности.
Еще одной важной функцией персонального ассистента является создание и четкое следование системе.
Все, что не является системным, — потерянное время. Поэтому успешный ассистент должен обладать навыками планирования — как стратегического (долгосрочного), так и оперативного.
Коммуникативные способности
Персональному ассистенту приходится ежедневно взаимодействовать не только с руководителем, но и с партнерами, клиентами и сотрудниками компании. Нередко именно ассистент выступает в роли «лица» организации, поэтому ему необходимо досконально владеть знаниями этики и этикета, не говоря уже о владении коммуникативными навыками.
Типичные ошибки передачи и приема информации — потеря, искажение и дополнение информации.
 |
| Юлия Кирилюк, управляющий партнер D&Y, тренер-консультант, руководитель проекта |
Персональный ассистент должен использовать следующие способы сохранения информации при ее передаче:
- настроить партнера на прием информации;
- труктурировать информацию;
- интонационно выделить наиболее важные моменты;
- попросить повторить информацию и скорректировать ошибки.
Способы сохранения информации при ее приеме:
- повторить услышанное, чтобы передающий скорректировал информацию;
- структурировать информацию при приеме;
- записать информацию.
Эмоциональная устойчивость
Качества характера персонального ассистента являются залогом успешного выполнения работы и психологической совместимости с руководителем. Самое главное из них, не зависимо от типа темперамента — эмоциональная устойчивость.
Во время тренинга Юлия Кирилюк рассказала о принятой методике, в соответствии с которой выделяют 5 базовых эмоций:
- страх;
- гнев;
- печаль;
- радость;
- интерес.
При этом спикер отметила, что интерес нельзя назвать эмоцией, однако его внесли в данную методику как состояние человека, которое в значительной степени влияет на его работоспособность.
Результативность каждой из этих пяти эмоций показывает, насколько долго человек способен работать эффективно под действием данной эмоции.
Как видно, наибольшей результативностью обладает интерес. Поэтому Юлия Кирилюк дает совет: «Во всем, что вы делаете, старайтесь находить интерес».
 |
| Юлия Кирилюк: «Во всем, что вы делаете, старайтесь находить интерес.» |
По словам спикера, существует две группы людей, в зависимости от того, в каком эмоциональном состоянии их продуктивность повышается. Людям первой группы важно состояние комфорта, безопасности, наличие четкого плана и уверенности в завтрашнем дне. Условно Юлия Кирилюк назвала их «sexy».
Людям второй группы необходима выработка адреналина, контрастность, присутствие конкуренции. Условное название людей этого типа — «funky».
Эти предпочтения являются врожденными особенностями нервной системы, которые нельзя изменить. Но, понимая, к какой группе относится руководитель и ассистент, довольно просто найти правильный подход и взаимопонимание. Так, для людей-«funky», как правило, эмоциями, повышающими результативность, будут гнев и страх. Для «sexy» — радость и, в некоторых случаях, печаль.
Следует также отметить, что абсолютных типов не существует. Каждый человек относится к той или иной категории в большей или меньшей степени. Например, если и руководитель, и ассистент относятся к категории «funky», кто-то из них все равно будет больше «sexy».
Чтобы осознанно повышать результативность труда, ассистент должен уметь работать с собственными эмоциями и эмоциями руководителя. Первая и самая сложная задача в этом — осознать эмоцию и ее причину.
В заключение темы эмоциональной стабильности Юлия Кирилюк рассказала о важном качестве, которое должен развивать в себе персональный ассистент — ролевой гибкости, то есть способности меняться, реагировать в разных ситуациях по-разному, оставаясь при этом собой: смеяться, когда весело; злиться, если кто-то вызывает недовольствои т. д.
«Ролевую гибкость необходимо развивать, потому что она пригодится не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни, — добавила спикер. — Чем выше у человека ролевая гибкость, тем он интереснее окружающим».
 |
| Юлия Кирилюк: «Ролевая гибкость — способность меняться, по-разному реагировать в разных ситуациях, оставаясь при этом собой.» |
Профессиональная уверенность
Для чувства уверенности необходимы три составляющие:
- цели;
- самооценка;
- ресурс.
У разных людей эти составляющие уверенности развиты по-разному. Если для человека приоритетны цели, ему необходимо четкое понимание, куда он должен прийти, и как все должно получиться в результате.
Людям, ориентированным на самооценку, необходимо чувствовать поддержку и одобрение извне.
Для тех, кому для уверенности необходим ресурс, важно понимание, что у них есть все, что нужно для того, чтобы выполнить работу.
Ассистент — это реагирующий человек: нужно повысить — повышаем, нужно понизить — понижаем градус чего-нибудь.
Исходя из этого, Юлия Кирилюк сделала два вывода:
1. Планируя свои действия, всегда необходимо ориентироваться на сильные стороны своей уверенности.
2. Обязательно необходимо усиливать слабые компоненты. Потому что выбивают из уверенности там, где компонент слабее.
Подводя итог, Юлия Кирилюк сказала: «Персональный ассистент — это одна из самых странных должностей. Этот человек — термостат. Он должен быть для всех нужным и полезным».
И пожелала участницам Школы персональных ассистентов стать настоящими ассами своего дела.
БЛИЦ-ИНТЕРВЬЮ С РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРОЕКТА
Юлия Кирилюк,
управляющий партнер D&Y,тренер-консультант
«Т»: Юлия, как Вы считаете, каким должен быть успешный персональный ассистент, и какое место в компании он занимает?
Ю.К.: Это очень важный человек в компании. А каким он должен быть — определяется тем, какая компания, и что от него требуют. Персональный ассистент — это одна из самых странных должностей. Этот человек — термостат. Для многих должностей важно наличие какой-то выдержанной линии, от и до. Ассистент — это реагирующий человек: нужно повысить — повышаем, нужно понизить — понижаем градус чего-нибудь. Это очень компенсирующая должность. Он компенсирует то, чего не хватает отделам и руководителям.
Поэтому ответить, каким он должен быть, практически нереально. Он должен быть для всех нужным и полезным.
«Т»: Какие качества необходимы ассистенту?
Ю.К.: Мы в школе разбираем два неотъемлемых направления — это профессионализм и личные качества. Профессионализм — это все функции, которые требует от ассистента компания или руководитель. Основные личные качества: гибкость, стрессоустойчивость, коммуникабельность.
«Т»: Почему люди выбирают такую профессию как ассистент?
Ю.К.: Это хороший старт в любой компании. Старт не просто в том, чтобы прийти, а в приобретении очень многих навыков на одном месте. Ассистент — он, действительно, понемногу во всем. Поэтому он получает отличную базу. Хороший ассистент понимает, что для него это замечательная возможность. Плохой ассистент сидит на одном месте 150 лет, и ропщет на то, что его все нагружают.
«Т»: Ассистент может в будущем стать руководителем?
Ю.К.: Да, конечно, и тому есть много примеров. У нас в Школе, кстати, все преподаватели были ассистентами, а сейчас занимают руководящие должности.
Ассистент, с одной стороны, должен подчиняться. Но с другой стороны, его гибкость мышления и инициативность — это характеристики, которые присущи лидеру.
«Т»: В чем секрет популярности Школы Персональных Ассистентов?
Ю.К.: Я думаю, лучше спросить у участниц. Но мы всегда стараемся реагировать на то, что они хотят. Мы реагируем на современные потребности компаний, а они меняются. Мы всегда разбираем все вопросы, с которыми люди сюда приходят. Будучи в прошлом ассистентами, наши преподаватели объясняют даже очень сложные вещи на понятном языке.
«Т»: Расскажите, пожалуйста, о целях и задачах Школы.
Ю.К.: Цели школы — это помощь компаниям через формирование нужных компетенций ассистентов. Задачи, исходя из этих целей, — научить профессиональным качествам и повысить личностные ресурсы.
«Т»: Как появилась идея создать Школу ассистентов?
Ю.К.: Я сама была персональным ассистентом. Очень многому благодаря этому научилась: начиная с общения с разными людьми, взаимодействия с ними — до чтения по губам руководителя, плюс все, что необходимо для практического выполнения обязанностей. Поэтому я понимала, что это очень хорошая платформа.
И как раз один из наших клиентов заказал работу с личными ассистентами. Это было озвучено примерно так: «Как жалко, что у нас никто этим не занимается». И я решила: мы же образовательная компания, и должны реагировать на потребности рынка, и мы стали этим заниматься. Первую программу мы провели в 2010 году. С тех пор было организовано порядка 10 программ, как открытых, так и корпоративных.
«Т»: Как проходят занятия?
Ю.К.: В самой Школе мы занимаемся 5 дней. Продолжительность курса — 40 часов. Часть занятий веду я, часть — другие тренеры: Марина Рыч, Дмитрий Сорокин и Вита Кравчук.
«Т»: Что получает выпускник Школы?
Ю.К.: Самое главное, я надеюсь, он получает очень большое желание лучше работать и развиваться на этой должности. Любовь к руководителю и компании повышается. Понимание руководителя, как говорится: понять и простить. И, конечно, практические навыки, возможность озвучить свои проблемы, и они будут услышаны. Потому что с кем еще проконсультироваться ассистенту? Где еще он может показаться некомпетентным — перед всеми надо ведь выглядеть классным. Здесь есть возможность проговорить свои проблемы и страхи и профессионально подрасти.
«Т»: Создается ли какое-то сообщество для выпускников?
Ю.К.: Да, у нас есть Клуб Персональных Ассистентов. Не все могут позволить себе пройти 5-дневное обучение, а некоторым после Школы хочется продолжать общаться. Идея Клуба была основана на этом. Он дает доступ к особенным знаниям успешных персональных ассистентов, советам, ситуационной помощи, а также тренингам и другим квалификационным проектам со скидкой. Клуб проводится на ежемесячной основе. Для ассистентов его посещение бесплатно.
«Т»: Насколько сложно на сегодняшний день найти профессионального ассистента?
Ю.К.: Очень сложно. Потому что кроме профессиональных качеств, включается еще совместимость с руководителем, и это всегда самый сложный вопрос. Но самое главное — найти можно. Нужно искать. Определить те качества, которые являются критичными. Ошибка многих компаний заключается в том, что они создают портрет из компетенций, касающихся профессионализма. А очень важно проверять личностные особенности то, что принципиально важно для руководителя.
БЛИЦ-ИНТЕРВЬЮ С ВЕДУЩЕЙ ШКОЛЫ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ
Марина Рыч,
заместитель директора ABEA Relocation
«Т.«: Марина, какие темы Вы читаете в Школе Персональных Ассистентов?
М.Р.: Я читаю три темы: основы финансов, управление офисным пространством и основы навыков переговоров.
«Т»: Насколько важно ассистенту хорошо ориентироваться в этих темах?
М.Р.: Мне кажется, что ассистенту нужно иметь много навыков и знаний из разных областей. Наверно, это самое основное в работе ассистентов. Безупречное знание и понимание финансов очень важно, потому что именно ассистент помогает руководителю, и в этих вопросах в том числе. Он должен хотя бы разбираться, какой документ директор от него просит. Кроме того, ассистенту нередко приходится помогать бухгалтерам.
Не менее важны и навыки переговоров. В основном, ассистент организовывает эти переговоры и присутствует при их проведении. И когда нет директора, было бы неплохо понимать, как правильно настроить партнера, который пришел на переговоры, чтобы в дальнейшем они прошли успешно.
«Т»: Каким должен быть успешный персональный ассистент? Какой склад ума он должен иметь?
М.Р.: Ассистенты бывают для разных руководителей. Но если в общем, то мне кажется, склад ума не имеет значения. Значение имеют, скорее, определенные личные качества, а профессиональные приходят со временем. Я думаю, самое главное — чтобы произошел определенный контакт между ассистентом и директором.
«Т»: Насколько сейчас дефицитны профессиональные ассистенты?
М.Р.: Мне кажется, это, правда, дефицит. Как неоднократно рассказывала Юлия Кирилюк на своих лекциях, найти хорошего ассистента для многих является большой проблемой. Потому что требуют от ассистентов очень много. А с другой стороны, ассистент должен всегда понимать, что он только ассистент, и принимать авторитет другого человека.
«Т»: Это врожденные данные?
М.Р.: Я думаю, это приходит с опытом, мудростью, пониманием. Хотя, конечно, есть люди, которые от природы обладают коммуникативными талантами, они умеют как-то притушить конфликт — такие ассистенты всегда в цене.
МНЕНИЯ УЧАСТНИКОВ МЕРОПРИЯТИЯ
Марьяна Бутко,
личный ассистент, ГК «Фокстрот»
Мне понравилось, что мы вовлечены в процесс, происходит очень много дискуссий. Очень хорошо, что в них мы учимся искусству переговоров — искусству слушать, достигатькаких-то результатов, подведения итогов. Это важно, потому что на наших рабочих местах у нас не так много возможностей принимать непосредственное участие в переговорах.
менеджер по работе с иностранными партнерами, туристическая компания «Алвона»
Впечатления от Школы Персональных Ассистентов у меня положительные, здесь я получила много нужного и интересного как в профессиональном плане, так и для личного развития. Очень эффективные и полезные тренинги.
Я всегда интересовалась психологией, поэтому психологические темы для меня самые полезные: управление эмоциями, повышение стрессоустойчивости и пр.
офис-менеджер, AGCO Corporation
Интересный курс, есть немало моментов, которые очень полезны. Например, визовый вопрос, оформление билетов, стрессоустойчивость (это очень важный момент в нашей профессии). Для меня отличной возможностью дополнить мои знания и практические навыки стали такие темы кактайм-менеджмент, управление эмоциями и правильное распределение пространства в офисе.
помощник руководителяООО «МТК «Гелиос»
На данном мероприятии у нас есть возможность оглянуться вокруг себя, выйти из оболочки, выйти из тех стереотипов, при которых мы привыкли работать; посмотреть на сложившуюся картинку наших будней сверху, пообщаться с коллегами и посмотреть на рынок функционала и на рынок отношений ассистентов и руководителей — что он из себя представляет.
Я для себя сделала выводы, что этот рынок очень вырос. И если раньше понятия личного ассистента и личного помощника вообще не было в обороте, то сейчас это полноценная кадровая единица, которая приближается к топовой позиции. И эта позиция заработала себе авторитет. Ассистент — это человек, который должен быть достаточно аккумулирован и развит во всех направлениях, как бизнеса, так и в лично-бытовой сфере.
Персональный ассистент — это человек, который является связующим звеном в компании, он должен быть компетентным, коммуникабельным, инициативным и обладать высокой стрессоустойчивостью и гибкостью. Обучиться этим качествам можно в Школе Персональных Ассистентов D&Y.