Тайм-менеджмент для майстрів перманентного макіяжу: базові правила

Чи можна встигнути зробити все заплановане, нічого не упустивши, і при цьому не перетворитися на загнаного коня? Можна, якщо грамотно вибудувати розпорядок свого робочого дня і адекватно розставити пріоритети.

Величезна кількість завдань, аврали на роботі, зриви та перенесення зустрічей, стрес і напруження, а іноді, навпаки, суцільна рутина і нудьга… Здається, що все це – невід’ємні супутники наших трудових буднів. А в кінці дня, перед сном, чомусь часто виникає враження, що якраз найголовніше і не встигли, щось важливе упустили.

Зазвичай так воно і є для більшості, і майстри індустрії краси не виняток. Втім, не впадайте у відчай: зробити вашу роботу більш упорядкованою, гармонійною, а часом більш цікавою і захоплюючою допоможе тайм-менеджмент. Наявність плану з розстановкою пріоритетів і правильний підхід до виконання справ допоможуть вам у щоденній метушні не упустити головне, встигнути зробити саме те, що приведе до необхідного результату і при цьому ще й сприятиме вашому хорошому самопочуттю.

Про правила і прийоми тайм-менеджменту можна говорити дуже довго, але ми розглянемо базові, універсальні, які підійдуть і для майстра в салоні, і для офісного працівника, і для домогосподарки. Отже, почнемо.

Основи тайм-менеджменту

Перш за все, складемо список усіх справ, які необхідно виконати протягом дня. Хтось може подумати: а навіщо його складати? Адже розклад роботи з клієнтами і так строчиться безперервно, і так зрозуміло, яке буде навантаження. Але я маю на увазі весь інший перелік маленьких і великих завдань, важливих і не дуже, які ви хочете встигнути реалізувати сьогодні.

Можливо, хтось подумає, що це нудно, а хтось скаже, що і так все пам’ятає. Але не варто цим нехтувати. Дуже часто люди стикаються з тим, що від кількості думок і завдань у голові у них повна каша.

І коли трапляється якийсь форс-мажор – важливий дзвінок від клієнта, або прохання скасувати чи перенести зустріч, клієнт, що запізнюється, незапланований відвідувач або інше зовнішнє відволікання, – людина потрапляє в ситуацію, яка легко може вивести з рівноваги навіть найстресостійкішого. Тому перше, що потрібно зробити в такому випадку, – сісти і виписати на папір абсолютно всі справи, всі нюанси і все те, що ви судомно боїтеся забути. Зробивши це, ви зможете, по-перше, розвантажити свою голову, відчути себе набагато легше, а по-друге, побачивши весь обсяг роботи, об’єктивно його оцінити і знайти оптимальні рішення. Недарма цей процес називають «розвантаженням розуму». Він допомагає навести порядок не тільки в справах, але і в думках.

Чудово, список справ складено, а що ж далі?

Оцінка можливостей

Виписавши всі завдання на папір, ви можете зіткнутися з тим, що справ дуже багато, а робочого часу – всього вісім годин. Отже, потрібно оцінити, чи встигнете ви сьогодні впоратися з усім цим переліком. Як це зробити? Просто: за допомогою так званої тайм-калькуляції. Тобто оцінити, скільки хвилин/годин ви плануєте виділити на вирішення кожної (!) з завдань. У підсумку всі показники потрібно буде підсумувати і порівняти з реальним кількістю часу, яке у вас є. Якщо ви розумієте, що часу достатньо і в плановані вісім годин ви встигнете впоратися з усіма вашими завданнями, – чудово! Приступайте!

Але може статися і так, що після підрахунків ви зрозумієте, що у вашому списку справ – завдань на п’ятнадцять годин. У цьому випадку встигнути самотужки зробити все не вийде. Від якихось завдань доведеться відмовитися, для вирішення інших – залучити допомогу співробітників, а якісь цикли доведеться і зовсім перенести на інший день. І тут дуже важливо правильно розставити пріоритети, сконцентруватися на тому, що дійсно принесе вам результат, і не витрачати час даремно на непотрібні завдання. Я рекомендую виділяти три основні типи завдань за пріоритетами:

• пріоритет А – ці завдання я обов’язково роблю сьогодні сама;
• пріоритет В – ці завдання я делегую (залучаю чиюсь допомогу);
• пріоритет С – ці завдання не горять, тому переношу їх на інший день.

Розставивши пріоритети, ви зможете трохи розвантажити свій день і сфокусуватися на найголовнішому.

Графік візитів

Тепер важливо зупинитися на такому питанні, як зустрічі. Призначення, погодження, скасування, перенесення і запізнення клієнтів часто створюють великий комплекс неприємностей. Тому важливо знати, що щодо зустрічей є кілька законів, які необхідно враховувати:

• Призначаючи зустрічі, обов’язково залишайте в розкладі тимчасові зазори між ними – мінімум 30 хвилин. Це допоможе мати резерв часу на випадок, якщо раптом щось пішло не так (клієнт запізнився, робота затягнулася тощо).
• Погоджуючи час зустрічі, обов’язково попереджайте клієнта про завантаженість розкладу і про те, чим йому загрожує запізнення.
• Якщо попередній клієнт запізнився, а наступний прийшов вчасно, то «не карайте» останнього – це несправедливо і погано впливає на ваш імідж. Організуйте роботу так, щоб відповідальність ніс той, хто запізнився, – або скоротіть перелік наданих йому послуг, або перенесіть візит на інший час, або підключіть іншого майстра.
• За день до зустрічі нагадайте про себе і про ваші домовленості, не зайвим буде і дзвінок за годину до зустрічі.

Тайм-менеджмент – це не тільки списки завдань і розклад, але і набір певних принципів, що допомагають підвищити вашу продуктивність. Нижче – трохи про них.

Як з’їсти «слона»

Що робити, якщо завдання занадто велике і складне і ви весь час намагаєтеся перенести його виконання на потім? Подібні справи часто називають «слонами», і основна рекомендація така: поділіть слона на шматки, які вам буде зручно з’їсти. Тобто складіть перелік кроків, які потрібно зробити для її виконання. Якщо виконувати по одному кроку в день, то процес не буде здаватися таким складним – і зі «слоном» можна досить легко впоратися. Крім того, є ще один подібний метод, який називається «швейцарський сир». Він дуже схожий на попередній. Різниця тільки в тому, що більш дрібні завдання виконуються в довільному порядку, починаючи з найпростішої. Ви як би проїдаєте дірки в шматочку сиру доти, поки, крім дірок, нічого не залишиться.

Тепер поговоримо про те, що допоможе вам продуктивно працювати весь день і бути в чудовій формі, – тобто про правильний відпочинок. Адже для того, щоб людина була максимально продуктивною протягом дня, їй необхідно регулярно відпочивати і «перемикатися». Скористайтеся правилом 50/10 – чергуйте приблизно 50 хвилин роботи з 5–10 хвилинами відпочинку, це буде підтримувати вас у хорошій робочій формі.

До того ж якщо періоди відпочинку будуть за типом діяльності кардинально відрізнятися від періодів роботи, то взагалі буде чудово! Наприклад, якщо більшу частину часу під час роботи ви сидите і фокусуєте погляд на дрібних деталях, розташованих на невеликій відстані від ваших очей, то під час перерви краще вийти на відкрите простір і зосередити свою увагу на великих віддалених об’єктах.

Це допоможе переключитися і зняти напруження з очей, що дозволить краще відпочити і відновитися. Також чудово буде розім’ятися і дати своєму тілу невелике фізичне навантаження – зробити гімнастику, наприклад. Після такого відпочинку вам буде легше налаштуватися на виконання нової задачі і сконцентруватися.

У такому темпі робочий день пройде легко і непомітно, а по його завершенні не забудьте зробити вечірній аналіз прожитого дня. Відзначте у своєму списку завдання, які ви виконали, перенесіть на завтра ті пункти, до яких не дійшли руки, і обов’язково похваліть себе за продуктивність!