Що робить керівника керівником? Здатність забезпечувати результат «руками» своїх підлеглих. А для цього потрібні знання та вміння в найрізноманітніших галузях. При цьому є вміння, без якого керівнику дуже складно обійтися. Це вміння доносити думку так, щоб бути почутим, щоб поставлене завдання було зрозуміле і виконане правильно, і щоб всього кількома словами мотивувати людей на результат. Поговоримо про те, як правильно побудувати виступ перед співробітниками на планерках і на великих корпоративних зборах.

Будь-який захід, на якому належить виступати керівнику, має свої особливі правила проведення, обмеження і, найголовніше, цілі. Саме від цього залежатиме те, про що і як керівнику можна і потрібно говорити.

Планерка – коротка виробнича нарада з поточних питань, що забезпечують виконання наміченого плану. Рекомендується проводити щодня у вечірній час. Оптимальний час для проведення планерок – 30–40 хвилин. На планерці співробітники звітують про хід виконання завдань, обговорюються нагальні проблеми і пропонуються шляхи їх вирішення, роздаються завдання і визначаються відповідальні за їх реалізацію.

Корпоративні збори – загальні збори співробітників підрозділу або компанії з метою розставити пріоритети в роботі, ознайомити з головними стратегічними завданнями, розповісти про результати, заохотити співробітників і надихнути на досягнення спільних цілей у роботі. Рекомендується проводити щотижня в ранковий час. Оптимальний час для проведення зборів – 30–40 хвилин.

Планерка і корпоративні збори різні заходи. На перших прийнято говорити більше про проблеми і завдання, на других – про результати і цілі. Але незалежно від специфіки заходу основна мета виступу керівника – спрямувати, мотивувати і надихнути. У керівника можуть бути і додаткові цілі.

Від того, які цілі поставлені, залежить дуже багато. Замисліться, що ви скажете, якщо ваше завдання – просто проінформувати? А що ви будете говорити, якщо потрібно, щоб люди склали план дій? А як ви побудуєте свій виступ, якщо потрібно надихнути людей буквально на подвиг? Погодьтеся, кожного разу це буде зовсім інший виступ.

Почніть з визначення мети виступу

Сформулюйте її у вигляді результатів, яких хочете досягти. Визначте критерії отримання цих результатів. Наприклад, якщо ваша мета – «донести інформацію» або «поставити завдання», то критерієм результату може бути факт, що співробітники записали те, про що ви говорили.

Врахуйте такий момент: ваша промова не повинна бути викривальною, ви нікого не повинні лаяти, вам не слід акцентувати увагу на невдачах. Ви можете говорити про проблеми, але тут же пропонувати шляхи їх вирішення. Більше фокусуйтеся на успіхах і результатах. Тобто промова керівника повинна бути переважно в позитивному ключі.

Ще одна підказка – не обмежуйтеся загальними фразами, говоріть предметно. Хто, скільки, де, коли і що зробив. Ваших виступів будуть чекати, щоб почути своє ім’я і про свої хоч і невеликі, але такі важливі досягнення і успіхи.

Час виступу залежить від цілей і особливостей заходу. На планерці керівник може почати захід, включивши всіх у роботу, і завершити його, підбивши підсумок. Тому кожен з виступів не повинен перевищувати п’яти хвилин. На корпоративних зборах також не варто говорити довше п’ятнадцяти хвилин. Надавши можливість висловитися іншим керівникам, підведіть підсумок, розкажіть, яких результатів очікуєте, і націльте людей на роботу.

У структурі виступу нічого особливого немає, і успіх вам гарантований, якщо ви будете користуватися запропонованим нехитрим планом. Іноді кажуть, що це все занадто просто, але… так, все геніальне просто.

1. Вступ. Це спосіб «входження» у виступ. Важливо заявити тему, про яку збираєтеся говорити. Наприклад: «Сьогодні ми обговоримо (поговоримо, я розповім і т. д.)…». І поясніть, навіщо це знадобилося, почавши, як варіант, з таких слів: «Усі ми знаємо, що…».
2. Тезис або думка. Ключова частина виступу: озвучивши думку, далі ви будете її спростовувати або доводити. Це проста форма викладу своїх думок, яка дуже легко сприймається людьми. Тільки пам’ятайте, що думку краще висловлювати свою, це додасть вашим словам значущості: «Я вважаю/прийшов до висновку/думаю, що…».
3. Основна частина. На цьому етапі ви доводите або спростовуєте висловлену думку. При цьому зручно йти по пунктах: «По-перше… по-друге… по-третє…».
4. Дія. Будь-який виступ, розповідь, презентація мають сенс тільки тоді, коли ви досягаєте від слухачів конкретної дії. Навіть розповідаючи анекдот, ви чекаєте, що всі будуть сміятися. І ця частина виступу дає вам можливість озвучити заключну, найяскравішу думку, яка змусить слухачів аплодувати, думати, купувати, погоджуватися – одним словом, діяти. «Тому нам (вам, нашій компанії і т. д.) слід виконати (зробити, придбати і т. д.)…».
5. Завершіть свій виступ закликом до активних дій: «Тож давайте ж захищати (долати, думати про майбутнє і т. д.)…».

Якщо правильно організувати планерки і корпоративні збори, це допоможе дисциплінувати колектив, дасть можливість бачити реальні результати роботи і прив’язувати довгострокові цілі до щоденних завдань. На перший погляд формальні заходи можуть стати основою мотивації співробітників, коли кожен бачить спільні цілі, свої завдання і можливості.

Таким чином, ефективність керівника багато в чому залежить від його здатності володіти словом. Важливо пам’ятати, що промова незалежно від тривалості повинна бути продумана до дрібниць. І якщо спочатку вам знадобиться підготовка, то з часом вміння ефективно доносити свої ідеї дійде до автоматизму. А ваш рівень впливу не тільки на людей, але й на ситуацію в цілому збільшиться в багато разів. Головне – бачити мету і йти за планом. Тоді ви зможете «продати ідею» і донести свою думку в найкоротші терміни і з максимальним результатом.

Олена Александрова,
Виконавчий директор
тренінгової компанії “BogushTime”,
Спеціально для журналу “Кадри“
Читати статтю у pdf-форматі на ISSUU