Як керувати бізнесом на відстані і зберегти work-life balance

2 грудня відбулася бізнес-зустріч на тему «Як управляти бізнесом на відстані та зберегти work-life balance», на якій виступили представниці найяскравіших бізнес-леді України – Людмила Богуш та Надія Васильєва.

На самому початку зустрічі всі учасники поділилися причинами, з яких їм стала цікава тема – хтось постійно у роз’їздах, хтось має ідею створювати філії вже існуючого бізнесу в інших містах, хтось планує переїзд за кордон і хоче керувати бізнесом на відстані. Основний інтерес викликала тема автономної роботи під віддаленим контролем.

У цій статті наведемо основні тези та найкорисніші дані та поради, якими поділилися з аудиторією успішні бізнес-леді – Людмила Богуш та Надія Васильєва.

Отже, для початку ідеї з управління бізнесом на відстані від Людмили Богуш, засновника компанії BogushTime.

1. Щоб керувати бізнесом віддалено Вам необхідно зробити багато роботи до того як Ви поїдете. Вам доведеться все описати, тому що якщо Ви їдете та думаєте, що керівники та співробітники Вашої компанії самі здогадаються, як Ви хочете, щоб відбувалося життя та робота, то, повірте, вони самі не здогадаються. Треба все заганяти в рамки та будувати системний бізнес.
2. У власника є певна роль та манера поведінки, і мислити він має саме як власник. Керувати бізнесом повинен директор, а продаж робити продавець, кожен повинен виконувати свої обов’язки. Завдання власника – створювати бізнес та описувати його, щоб він працював. Створювати бізнес означає придумати бізнес, що він робитиме, стежитиме, щоб він це робив, а сам ти маєш підказувати, що ще робити.
3. Ви повинні розуміти, що у компанії повинні бути впроваджені та описані три технології. Що таке технологія? Це система, яка складається з набору різних алгоритмів, правил і т.д.
4. Перша – це технологія виробництва, Ви повинні дуже добре розуміти, як вироблятися те, що виробляє Ваша компанія. І це має бути описано як стандарт технології створення Вашого продукту. Наприклад, у компанії BogushTime два основних продукти – це навчання людей і планувальник BogushBook. І на сьогоднішній день у тренінговій компанії проводяться лише мої тренінги, які наші тренери навчають напам’ять. Тобто. вони не проводять, те, що їм хочеться, вони проводять виключно те, що я їм говорю проводити. І це просто описано, я навіть впевнено можу сказати, що компанія BogushTime – це фабрика з виробництва тренінгів. Ми не творча студія, де створюють щось, ми виробляємо одні й ті самі якісні тренінги за певними стандартами.
5. Якщо Ви введете собі стандарти, Вам буде легше бути відсутнім, тому що Ви точно знатимете, що потрібно проконтролювати і які стандарти повинні дотримуватися у Вашій відсутності. І якщо стандарти виробництва не запроваджені, люди будуть вносити те, що їм хочеться. Це не тому, що вони погані, а тому, що люди завжди вносять щось своє, якщо не знають, як має бути. Адже лише власник бізнесу знає, яку ідею і як треба втілювати. Як донести свою ідею? Ідею просто потрібно постійно промовляти.
6. Обов’язково власник повинен вийти з виробництва своєї компанії. Ви ж не завжди будете, припустимо, рубати дрова. Ви повинні навчити дроворубів це робити і пояснити, як правильно, а потім доведеться регулярно перевіряти їхню роботу і все. Наприклад, у нас у компанії час від часу встановлюємо відеокамеру на тренінгах та записуємо, як тренери ведуть тренінг. І я ці записи переглядаю. І якщо я бачу хоча б одне відхилення, то я далі не дивлюся, я просто відправляю тренера на корекцію, тренер повинен сісти і перевивчити матеріал знову, тому що я не маю права допускати якісь серйозні зміни. Наприклад, мені довелося переробити деякі тренінги, тому що технологія виробництва довгий час залежала тільки від мене. Адже такі розумні люди, як власники бізнесу, можуть наслідувати свою власну технологію, але не можуть передати її іншим. Багато хто навіть каже: «Я нікому не можу це віддати, ніхто не може краще за мене це зробити». Це можна виправити лише описуючи технологію. Колись я намагалася підібрати собі тренерів, але ніяк не могла це зробити, все здавалося, що немає гідних. І мені чоловік тоді сказав: «Ти не знайдеш гідного, поки тобі подобається робити тренінги, коли тобі це набридне, тоді ти і знайдеш собі заміну». Ось мені не те що набридло, а просто я поїхала, і відразу знайшлися люди, які підходять. І тепер у нас навіть топ-менеджери компанії також можуть робити тренінги, хоч це й не означає, що вони роблять. Запам’ятайте – повинна бути жорстка, проста, легко в стандартизована технологія виробництва Вашого продукту. І вона має бути детально описана.
7. Друга технологія, яка має бути – це технологія адміністрування. Тобто. стандарти управління також мають бути описані. У мене компанія повністю описана, описані процеси, комунікаційні види, описані стандарти управління, тому що свого часу я пройшла Школу власників бізнесу і коли я поїхала мою компанію це врятувало. Адже коли Ви ставите виконавчого директора, як Ви повинні бути впевнені, що він робитиме те, що треба. І це можливо тільки в тому випадку, якщо Ви дали йому жорстке завдання, як він повинен поводитися. Якщо у нього це описано, то він діятиме в рамках цих інструкцій.
8. Ще багато власників хочуть знайти виконавчого директора на себе схожих. Забудьте про це. Такі як Ви – мають власний бізнес. Якщо знайдете такого, як Ви, то Ви швидко втратите свій бізнес. Ви повинні розуміти, що різниця між директором та власником дуже велика, це два різні психотипи. І ви повинні знайти людину за психотипом не власника, а такого, який налагоджує. Знайдіть людину, якій подобається, що речі працюють, а не створювати їх. Завдання власника приносити щось новеньке, а завдання директора робити так, щоб все системно працювало, тому шукайте таких людей. Як знайти виконавчого директора? Тобто. у компанії є адміністративна частина та виробнича частина компанії. Адміністративна частина компанії призначена саме для того, щоб розширювати компанію і захоплювати якомога більші території. А виробнича частина компанії призначена для виробництва продукту. Ось припустимо, взяти начальника цеху. Чого хоче? Щоб верстати працювали й усі. І він дивиться на працівників біля верстатів, на те, як вони працюють. І коли Ви підвищуєте цю людину до директора, вона просто прагне, щоб «верстати» працювали в будь-якій сфері. Що вам і потрібно.
9. І третя технологія – це технологія маркетингу, технологія просування. Тобто. повинні бути описані процеси, як потрібно продавати Вашу продукцію, та як треба виводити її на ринок. Якщо у Вас це не описано жорстко, то майже у всіх компаній, які я знаю, найболючіше місце – це відділ продажу. Але це не проблема саме відділу продажу, а проблема в тому, як побудовано маркетинг. Тому що за ідеєю маркетинг має бути побудований таким чином, щоб люди приходили до відділу продажу та кричали «Загорніть, будь ласка», і щоб Ваші продавці просто загортали. А коли Ваші продавці не просто завертають, а залучають, розповідають, ведуть переговори і так далі, то зрозуміло Ви тоді починаєте залежати від них, Ви починаєте боятися їх втратити, а вони починають Вами маніпулювати. Тому спочатку має добре працювати піар та маркетинг, тоді з продажами теж усе буде добре.
10. У 2014 році я змінила маркетингову стратегію компанії і зробила основним продуктом BogushBook, мені протягом року довелося зробити три корекції, тому що вони, як і раніше, з’їжджали, начебто все стало на свої місця і через півтора року знову тренінги з’їхали. На словах все було добре, але насправді було внесено якийсь елемент, через який усе з’їжджало. І це було з тим, що саме стратегія маркетингу було описано. Я нещодавно їздила на навчання з будівництва відділу продажів і перший день я сиділа в моторошній тузі і розуміла, як багато мені потрібно виправити і зробити. Але потім я просто зрозуміла, що я виросла і та частина, яка не була стандартизована, вона просто починає зупиняти мене. При цьому Ви не можете одночасно усі три технології відбудувати. У будь-якому випадку я думаю, що технологія виробництва вже відбудована, інакше б Вашої компанії просто не існувало, зараз Вам потрібно відбудовувати технологію адміністрування, а технологія продажів буде вже наступним кроком, тому що якщо не відбудовано технологію адміністрування, то технологія продажів завалиться. Тому дуже цінно, коли у Вас є якісь нові плани, кудись розвиватися, щось робити, чимось горіти. встановити та дотримуватися єдиних стандартів. Крім того, кожен співробітник має розуміти свою роль. Безумовно, це не обмежує можливостей персоналу для креативу, але важливо виявляти творчість у своєму напрямку з урахуванням стандартів того чи іншого бізнесу, де чітко прописані ролі та очікування кінцевого результату від його виконавця. попередники засвоювали за все своє життя. Наша мета полягає в тому, щоб не накопичувати 99% відсотків завдань – засинаючи і прокидаючись з ними, а навчитися керувати ними, створюючи інструменти для структуризації інформації, що надходить.
11. Місія нашої компанії – спростити роботу з інформацією таким чином, щоб допомогти людям дотримуватися work life balance. Адже насправді неможливо присвятити 8 традиційних робочих годин виключно робочим питанням. Протягом дня нас постійно відволікає від трудового процесу – дзвінки, інша комунікація з партнерами, колегами тощо.
12. Крім того, зараз нас все більше і більше відволікають від роботи соціальні мережі та інші програми. Тому ми рекомендуємо розділити розважальну та бізнес-тематику на своїх пристроях. Над цим варто попрацювати. Раджу вам виключити соціальні мережі на ніч – намагайтеся користуватися ними до вечері, інакше ваше особисте життя розвалиться.
13. Ще одним важливим завданням нашої компанії є допомагати людям розвивати свій внутрішній потенціал. Тут все починається з мети. Як це працює протягом дня та всього робочого тижня? Ваші цілі мають бути позначені та керовані у щоденному розкладі. Ми ж зі свого боку розробляємо хмарні рішення, які дозволяють інтегрувати процеси та керувати завданнями в режимі реального часу.
14. Ще одним важливим питанням є організація особистого простору. Якщо Ви не вносите в свій план сон, перерву на відпочинок та їжу, то на вас неодмінно чекає збій режиму, що в свою чергу призводить до зниження продуктивності. Аналогічна ситуація у ваших співробітників. Щорічно ми проводимо оцінку задоволеності персоналу компанією. Іноді ми стикаємося із ситуацією, коли співробітник, який дуже хотів отримати позицію в нашій компанії, через 6 місяців роботи в Microsoft проситься «на волю». Оскільки графік роботи дуже насичений, потрібно пропрацювати не менше 12 місяців, щоб навчитися продуктивно керувати всіма процесами. Співробітники повинні зрозуміти, що їхнє особисте життя – їхня власна відповідальність.
15. Ритм бізнесу забезпечують топ-менеджери. Їхнє завдання – встановити графік звітності та систему вимірювання результатів. При цьому необхідно постійно вдосконалюватись, змінювати неробочі підходи та процеси на робітники. Тоді рівень професіоналізму зростатиме.
16. Нашим серйозним помічником зараз виступають Хмарні сервіси – вони дозволяють мати доступ та обробляти інформацію 24 години на добу, 7 днів на тиждень, у будь-якій точці світу, забезпечуючи при цьому найвищий рівень безпеки та суттєво підвищуючи продуктивність. Більше того, наші сервіси дозволяють працювати одночасно в одному документі кільком співробітникам, ділитися загальними публікаціями у віддаленому доступі. Ви можете ставити завдання співробітникам у зручному для вас режимі, вони їх гарантовано отримають та опрацюють. Під час трансформації бізнес-технології допомагають нам максимально ефективно керувати новими викликами.