Як правильно спланувати робочий день керівника

Як спланувати робочий день так, щоб встигнути якнайбільше і результат був максимальним? Це питання найчастіше задають собі керівники, адже їхнє головне завдання – забезпечити результат. І хоча у рядових співробітників теж часто багато роботи, але вони виконують те, що їм кажуть. А ось керівник мислить інакше – він сам ставить перед собою завдання, і їх завжди багато, бо він ніколи не керував би своїм департаментом, компанією, бізнесом, якби був байдужий до того, що відбувається навколо. Тому багато керівників намагаються провести важливу зустріч самі, проконтролювати виконання поставлених завдань самі, написати ділові листи самі і т. д., і т. п. Так і виходить, що саме керівникам часто дня не вистачає на вирішення навіть найважливіших завдань.

метушні про себе і, нарешті, щоб тішили результати навіть звичайнісінького робочого дня. А робиться це просто.

Крок 1. Для початку випишіть все, що вам потрібно виконати сьогодні.

Пишіть результатами – так коротше, простіше сконцентруватися на завданні і немає обмежень у способах її виконання. Пишіть не лише робочі завдання – планувати варто все.

Крок 2. Проставте час виконання кожного завдання.

Якщо знаєте точно час зустрічі або дзвінка – пишіть період, наприклад 12:00–14:00. Якщо завдання не займе або не повинно зайняти більше години – пишіть лише час початку, наприклад, 11:00. Якщо ж точний час невідомий, подумайте та запишіть, скільки його піде на кожне із завдань, і так і запишіть – 5 хвилин, 30 хвилин, 1 година тощо.

Це дуже корисна установка з трьох причин. Перша – ви усвідомлено обмежуєте тимчасові рамки та поступово навчитеся витрачати на завдання не більше, ніж запланували. Друга – ви зможете правильно оцінити часові витрати на різні завдання. Адже нерідко ми вважаємо найбільш важливим завданням, але це не завжди так. Наприклад, навіть найважливіший дзвінок телефоном триватиме від п’яти до тридцяти хвилин. І третя причина полягає в тому, що якщо ви приблизно прикинете необхідний вам час на виконання всіх виписаних завдань, – я думаю, вас не дуже здивує той факт, що і двох-трьох діб може не вистачити, щоб зробити все. Взагалі ми часто себе обманюємо, плануючи в голові або на папері безліч завдань, які хочемо виконати за один день. Тому прямо зараз чесно зізнайтеся – все зробити неможливо. І почніть свідомо відмовлятися від того, що не є головним, важливим, пріоритетним.

Крок 3. Тепер розставте пріоритети за принципом АВС:

А – завдання, які є дуже важливими, їх потрібно виконати саме сьогодні, і зробити це можу тільки я;
В – завдання, які дуже важливі, їх потрібно виконати саме сьогодні, але зробити це може хтось інший. Такі завдання делегуйте і відразу поруч запишіть ім’я відповідального за виконання;
С – завдання, яке може почекати (для неї бажано відразу підібрати час, коли ви її виконуватимете в інший день), або ж це не ваше завдання, або це завдання, від якого ви цілком можете відразу відмовитися.

Крок 4. З усіх завдань типу А виберіть п’ять, максимум сім штук.

Вибирайте їх за принципом: «Якщо я виконаю ці п’ять завдань, то все одно вважатиму, що день прожити не дарма, і я пишатимуся результатами». Здорово допомагає не розпорошуватися. Вже п’ять завдань за день ви виконати зможете, і якщо ви правильно визначили пріоритети, то ці завдання дадуть максимальний результат. рядках – тоді ті найважливіші п’ять завдань дуже легко «намалювати» гострими стрілочками «графіка Ганта», як показано на малюнку. Тоді ви побачите, чи не перетинаються у вас завдання і чи достатньо часу, щоб встигнути зробити все заплановане.
Цей метод хороший ще тим, що дозволяє виділити час на нерідкі в роботі керівника форс-мажори. У будівельників навіть є приказка: «Помнож бюджет на два, а терміни – на три, і отримаєш реальні цифри».

Крок 5. Вам потрібно закладати час на непередбачені обставини між стрілочками завдань «графіка Ганта».

Так у вас з’явиться вільний час перекусити, подумати, підготуватися, доробити, проконтролювати, доїхати без запізнень і виконати ще купу дрібних справ, які не увійшли.

Перераховані п’ять кроків планування робочого дня є основою. Але до неї є багато невеликих секретів. На планування потрібно витрачати не більше п’ятнадцяти-двадцяти хвилин щоранку. А ввечері обов’язково підбивати підсумки, тільки не викреслювати завдання, а ставити поруч із ними плюси чи галочки (це скарбничка ваших результатів, а не те, що залишилося невиконаним). До речі, невиконані завдання потрібно або викреслити, якщо вони втратили актуальність, або перенести на той день, коли знайдете для них час. Якщо з якоїсь причини щось удень пішло не так – проведіть оцінку ситуації та чесно дайте відповідь на чотири запитання:
– Що я хотів отримати?
– Що я отримав?
– Як я це одержав?
– Що я тепер робитиму по-іншому?

Зробіть висновки, щоб більше не робити подібних помилок, і спокійно набирайтеся сил перед наступним робочим днем.

Також увечері бажано «вивантажити» всі ваші ідеї з приводу завтрашнього дня в планування. Не оцінювати час і пріоритети, а просто записати все, що спало на думку. Це дозволить не забути важливі моменти і дасть можливість спокійно відпочити, а не мучитися безсонням від того, що ви щось можете забути або щось турбує вас – нехай за вас турбується і пам’ятає планувальник.

Розгодинка сторінки на годинник або дванадцять, як у звичайних органайзерах, робота буває різною (наприклад, прямий зв’язок з іншим континентом може бути тільки вночі), і робота це не єдине, що вимагає вашої уваги щодня. Отже, потрібен підходящий планувальник, щоб було зручніше працювати із завданнями, складати графічний розклад і при цьому залишалося достатньо місця для записів. Але найголовніше, мабуть, навіть не це. Вся справа в тому, що часто люди оцінюють пріоритетність завдання за принципом «що голосніше кричить», «горить», «турбує», «здається» тощо. А планування може принести справді серйозні результати лише у випадку, коли ви знаєте точно, якими мають бути ці результати. Чому саме так?

Уявіть собі, що вам життєво важливо потрапити з пункту А до пункту Б. А тепер уявіть, що у дорозі вам щось заважає – перешкоди, бар’єри, відволікання. Але з чим би ви не зіткнулися в дорозі – ви все одно рухатиметеся до мети. Щось може затримати, щось змусить змінити маршрут чи знайти новий спосіб пересування. Важливо те, що ви точно знаєте, куди йдете, і тоді ніякі зміни не зможуть збити вас з наміченого шляху. Це ваше бачення розвитку департаменту, компанії, бізнесу. І це база для ухвалення щоденних рішень. А також це основа для того, щоб бачити довкола можливості. Якщо ви точно знаєте, що хочете вийти на міжнародний ринок, наприклад, вже наступного року, ви ніколи не пройдете повз зустрічі, пропозиції, партнерства, що вдало підвернулися. Якщо ви не знаєте, чого хочете досягти, і не встановили терміни досягнення мети, ви пропустите такі можливості, просто проігнорувавши їх або не помітивши. Тому почніть зі списку цілей та визначення хоч би приблизних термінів їх досягнення. Навіть цього може бути достатньо для того, щоб складати план робочого дня, фокусуватися на результатах і правильно розставляти пріоритети. Ще добре включати у свої щоденні плани завдання, які безпосередньо впливатимуть на досягнення мети у майбутньому.

А щоб спростити собі завдання, варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і варто навчитися стратегічному плануванню, і навчитися стратегічного планування, та довгострокові плани до щоденного планування. Тобто спочатку цілі, потім, на їх основі, – план на десять років, з цього плану вийняти цілі, яких потрібно досягти цього року, з плану одного року вийняти завдання місяця, з плану місяця – завдання дня.

І не забувайте, що кожному керівнику життєво необхідно вміння ефективно делегувати важливі завдання, при цьому не втрачаючи. І тоді планування дня стане для вас по-справжньому простим, зручним і практичним способом отримувати високі результати та задоволення від роботи.

Успіхів вам!

Олена Александрова,
бізнес-тренер та директор компанії BogushTime

Джерело: ISSUU