Планування і контроль у програмі, якою легко керувати…

Одне з найчастіше поставлених запитань, які адресують нам, як експертам у галузі управління часом та змінами наші клієнти – це про інформаційну систему управління часом. Оскільки ми завжди знаходимо для наших клієнтів оптимальні інструменти та рішення, – ми провели дослідження серед популярних електронних додатків, оцінюючи за такими основними критеріями, як:

• доступність;
• інтуїтивний інтерфейс, який дозволяє легко освоїти додаток;
• практичність, функціональність;
• оптимізація роботи користувача.

У результаті, в топ-3 таких додатків увійшли Trello, Bitrix24 і Worksection.

Якщо Trello – це CRM, яка підходить для управління маленькими групами людей і зручна, як особистий органайзер, а Bitrix24 – це програма для автоматизації бізнес-процесів і на освоєння системи необхідно витратити деякий час, то, за результатами тестування чаша терезів все ж схилилася в бік вітчизняного виробника – Worksection.

Цей додаток я опишу з точки зору управління часом, яка співзвучна з нашою технологією При-Цільного Тайм-менеджменту.

Система дозволяє не тільки рахувати витрачений час, але й контролювати терміни, спілкуватися з командою та клієнтом. Середній час, необхідний для адаптації команди до продукту – 2 тижні. Додаток цікавий тим, що його використовують як творчі люди, так і технічні спеціалісти.

Worksection – інформаційна програма управління проектами, процесами та завданнями. Це єдина вітчизняна програма планування та аналізу, яка відрізняється зручністю у використанні, легка в освоєнні, а також має інтуїтивний інтерфейс. Але найголовніше її перевага – це економія часу. Доступний мобільний додаток, що дозволяє завжди тримати руку на пульсі щодо змін, які відбуваються, і включитися в цей процес, коли ситуація цього вимагатиме.

Перший крок після того, як ви зареєструвалися і створили свій акаунт, – формування вашої команди. Все, що потрібно зробити – запросити всіх зацікавлених сторін: колег, клієнтів і партнерів для побудови ліній комунікації.

Worksection – це єдина система постановки завдань, управління та контролю.

Багато прогресивних компаній обирають її для користування в корпоративному форматі. Вона дозволяє зробити процеси прозорими, не замикаючи інформацію, так необхідну для прийняття рішень на якомусь окремому учаснику вашої захоплюючої гри, під назвою – створення результатів. Тепер ваша гра стає командною, відроджується залученість.

Статистика показує, що Worksection додає 43% до ефективності команди.

Керівник використовує програму для постановки завдань, делегування, контролю виконання, а також швидкого погодження та реакції на запити, що значно спрощує бізнес-процеси.

Для того, щоб делегувати завдання, необхідно лише поставити тег співробітника біля завдання, яке ви йому доручаєте зі статусом «виконати». Виконавець отримує сповіщення всередині системи, а також на пошту і в мобільний додаток IOS, Android. Усі завдання можна також переглядати в командному календарі. Його можна синхронізувати з особистим або Google-календарем, тоді ви зможете бачити терміни завдань у мобільному календарі.

Далі можна відстежувати процес і проміжні результати за допомогою статусів:

• «в роботі»
• «перевіряється»
• «виконано»

По переписці в чаті можна переглянути всю хронологію подій. Запрошуючи в цю групу клієнта, можна включити налаштування приватності для цього завдання або частини проекту.

Worksection надає можливість відстежувати етапи процесу продажів або інших налаштованих робочих процесів.

По виконанню, керівник приймає роботу і присвоює їй оцінку, проставляючи мітку біля завдання. Ви з легкістю зможете створити необхідний вам набір статусів і міток.

Більше того, у кожного учасника з’являється можливість бачити процес цілісно, а не як раніше, фрагментарно, обмежуючись лише своїм функціоналом і завданнями, які доручив керівник. Команда має можливість швидко обмінюватися інформацією. Відроджується залученість, адже завдяки візуалізації завдань у програмі, весь процес видно, як на долоні, як і вклад його учасників.

Керівництво постулює цілі компанії, формує політику в єдиному інформаційному середовищі. Таким чином, кожен учасник знає свою роль у досягненні цілей організації, завдяки можливості зв’язати цілі підрозділу і свої щоденні завдання. Відстежуючи динаміку в програмі, не складно проаналізувати, як ваші дії наближають або віддаляють команду від заповітних результатів. У цьому здорово допомагає Діаграма Ганта – це візуальні відрізки на шкалі часу, які показують прогрес за завданнями.

На діаграмі Ганта видно прогрес за процесами або проектами. Прострочені завдання підсвічуються, сигналізують про відставання. На діаграмі можна моделювати терміни і зв’язувати завдання між собою, щоб сформувати технологічний ланцюжок. Якщо ваш персональний календар підтримує формат iCalendar, ви можете синхронізувати діаграму Ганта зі своїм персональним календарем, що дозволить відстежувати прогрес за завданнями в режимі реального часу.

Команда може формувати базу знань у програмі, аналізувати успішні дії, доповнювати інструкції та регламенти, вдосконалюючи свої бізнес-процеси.

Інформаційна програма, в якій зафіксовані і візуалізовані всі важливі кроки робочого процесу, дозволяє побудувати системну роботу, звести до мінімуму невизначеність, знизити ризики і оперативно реагувати на форс-мажори. Співробітники знають все, що необхідно знати для виконання роботи.

Програма дозволяє вести облік часу і витрат для завдань і налаштовувати погодинну ставку для роботи співробітників. Такий огляд допомагає керівнику контролювати найважливіші ресурси: час, бюджет і найцінніші – трудові ресурси. Може регулювати їх завантаження і відсоток участі в інших завданнях і фінансові витрати підрозділу. У цілому, зростає продуктивність і показники.

Система пріоритетів у worksection – хороший орієнтир для керівника у питанні перерозподілу ресурсів – також спрямовує роботу кожного окремого співробітника у правильне русло, виділяючи краще час для виконання важливих завдань. Таким чином, команда спочатку заточена на результат, а не на процес.

Наприкінці звітного періоду, можна перейти в звіт і відстежити план і факт за поставленими і виконаними завданнями. Час і бюджет також можна побачити в звіті, який з легкістю можна вивантажити в Excel і провести свої підрахунки.

Worksection розвантажує голову, дозволяючи звільнити необхідні одиниці уваги для стратегії і планування.

Користувачам доступна опція завантаження документації, в тому числі регламенти, процедури, інструкції і шаблони для роботи. Єдине інформаційне середовище дозволяє підпорядкувати діловодство цілям бізнесу. У такій бібліотеці без зайвої витрати часу можна знайти папки зі справами і документами. Таким чином, необхідна інформація завжди під рукою, що дозволяє вам легко управлятися зі справами по роботі.

Для того, щоб впровадити Worksection у корпоративному форматі, необхідно виробити навик і сформувати звичку – це вартує деяких зусиль. Але, в результаті, ви отримаєте системність у роботі, замість звичного хаосу.

Консультант компанії BogushTime,
Вероніка Мельник