Робочий розклад керівника

Уривок з нової брошури “Обов’язки керівника” консультанта з управління Олександра Висоцького, засновника Visotsky Consulting.

Робочий розклад керівника

Для того, щоб керівник міг планувати свою роботу, нижче описані регулярні дії, які йому необхідно включити в своє стандартне розклад.

Щодня

• Ранкова інспекція – перевірити, як виглядає діяльність, присутність на робочих місцях, стан справ, настрій.
• Складання плану на день (у плані потрібно врахувати всі наявні проекти, перевірити календар роботи, переглянути список справ, переглянути копії розпоряджень на виконанні, плани на тиждень і на місяць) і погодити завдання на день між собою та встановити для кожного час виконання.
• Координація підлеглих. Під час координації перевірка виконаних завдань минулого дня, погодження планів на день (3 основні питання: що вчора було заплановано, що було виконано, які завдання будуть виконані сьогодні). Допомагає сформулювати і прояснити завдання, правильно розставити пріоритети. Якщо потрібно – корекція власного плану.
• Координація у керівника. Доповідь про виконання завдань минулого дня, хід виконання плану на тиждень. Корекція свого плану, якщо необхідно.
• Ранкова робота з комунікацією (послання, пошта, запити, доповіді про виконання).
• Виконання завдань плану на день. Це займає більшу частину робочого дня.
• Проміжний (протягом дня) контроль виконання завдань підлеглими і за необхідності – коригування планів.
• Інспекція підлеглих (ступінь завантаженості, робоча обстановка, виконання завдань). Щодня керівник витрачає 1,5-2 години на проведення інспекцій і спостереження за роботою своїх співробітників.
• Вечірня робота з комунікацією (послання, пошта, запити, доповіді про виконання).
• Перевірка статистик підлеглих за день, заповнення бланків власних щоденних статистик (залежно від рівня керівника).
• Вечірній аналіз результатів робочого дня, складання попереднього списку завдань на наступний день, список буде використаний для планування на наступний день.

Щотижня, в перший день звітного тижня

(наприклад, у нашій компанії перший день звітного тижня – середа)

• 9.30 Передати свої головні статистики керівнику. Заповнити графіки статистик і стандартні звіти.
• 10:00 Скласти детальний план на наступний звітний тиждень (доповнити і виправити плани на наступні три тижні). Домогтися, щоб підлеглі склали власні плани на тиждень.
• 10:30 Провести координацію з підлеглими. Перевірити і погодити плани на тиждень, стан справ (в тому числі вирішені проблеми, перемоги, нововведення, успішні дії, рекомендації для заохочення співробітників), уточнити загальний план на наступний тиждень.
• 11:30 Взяти участь у координації у керівника. Відзвітувати про результати роботи, погодити і за необхідності скоригувати план на тиждень.
• 14:00 Взяти участь у загальних зборах персоналу, зробити доповідь про стан справ у підрозділі, виконання завдань і плани на наступний тиждень.
• Якщо в компанії прийнято планування на місяць, має сенс скласти розклад дій, які потрібно буде виконувати в останній робочий день місяця.

Джерело: Стандарти управління малим і середнім бізнесом