Секрети делегування або як давати завдання так, щоб був 100% результат

Поставити задачу так, щоб результат радував на всі 100% здається для керівника нереальною метою. Настільки нереальною, що часто доводиться самому займатися відповідальною справою, ніж довірити її комусь. Але чому так відбувається і що з цим робити? Давайте розберемося.

Шановні керівники! Чи багато у вас знайдеться співробітників, які так і чекають від вас нових завдань? Ні? А ви знаєте чому так відбувається?

По-перше, коли ви делегуєте співробітнику завдання це для нього нове завдання. Тобто, окрім його стандартних завдань ви пропонуєте йому додаткове. Чому додаткове? Тому що делеговане завдання – це завдання, яке належить вам, а ви його делегуєте своєму співробітнику і надаєте можливість замість вас зайнятися цим завданням. Тому делегування – це перепоручення завдання. А якщо ви намагаєтеся доручити завдання, яке входить в його функціональні обов’язки – то ви не повинні пояснювати, як його робити, він і так повинен це знати. Інакше навіщо б ви його наймали на цю посаду?

По-друге, співробітники не знають, які можливості їм надає делеговане завдання. Відповідно вони сприймають це як додаткове зайве навантаження.

По-третє, вони не впевнені, що зможуть впоратися із завданням. Часто буває, що керівник доручив завдання і звалив всю відповідальність на виконавця, не надаючи йому належної підтримки. Запам’ятайте, передати завдання не означає передати відповідальність! Відповідальність залишається за вами. Відповідно ніхто із співробітників не хоче займатися завданнями, які на них «скинули»

Звичайно ж, справа полягає не тільки у відповідальному співробітнику. Самі керівники гальмують процес делегування. Не делегують завдання ті керівники, які:

• Думають, що зроблять краще, ніж інші, відповідно не хочуть переробляти;
• Боїться, що у них вкрадуть «їх шматок хліба»;
• Побоюються, що виконавець покаже себе з хорошої сторони і в подальшому стане на їх місце.

А тепер подумайте тверезо. Навіщо взагалі придумали делегування? Делегувати можна ті завдання, які ви знаєте як робити і здатні цьому навчити когось із підлеглих. А на звільнений час займатися більш серйозними завданнями, в яких вам ще належить розібратися.

І тому, щоб завдання ставилися легко, під них знаходилися бажані люди і вона виконувалася на всі 100% вашій увазі наступні рекомендації:

Спочатку розберіться самі з цим завданням

Намалюйте для себе картину, що потрібно отримати на виході, в якому вигляді, в які терміни. Як це найкраще отримати, які можливі канали залучити? Справа в тому, що часто керівники делегують завдання, самі в ньому не розібравшись. Потім вимагають самі не знають чого, сподіваючись, що виконавець запропонує їм правильне рішення.

Знайдіть правильного виконавця

Правильним виконавцем може бути не обов’язково найздібніший або найстарший співробітник. Виберіть людину, яка мріє про ваше місце. Ось він і з задоволенням займеться вашим завданням.

Нижче описані кілька рекомендацій по вибору виконавця:

• Якщо ви вибираєте людину, у якої не великий досвід, але великий потенціал – це добре. Але все ж переконайтеся, що його кваліфікації достатньо для виконання завдання;
• Переконайтеся, що для виконання вашого завдання у співробітника достатньо часу. Якщо його немає – ваше завдання його знайти. Поцікавтеся, які завдання зараз у нього в роботі. Розставте пріоритети, пересуньте терміни по якимось завданням. Якщо це складно і співробітник повинен працювати понаднормово дайте йому зрозуміти, що цей час йому винагородиться. Придумайте який-небудь бонус або заохотьте його чимось. В іншому випадку завдання буде виконане не якісно;
• Слідкуйте, щоб виконавець був зацікавлений у цьому завданні. Як я вже казала краще виберіть людину, яка хоче опинитися на вашому місці. Так ви переслідуєте його пряму мету. Якщо такої мети немає використовуйте особисті цілі співробітника, покажіть яку мету допоможе виконання даного завдання.

Але якщо ви боїтеся, що він «підсидить» вас задайте собі питання: а ви що, мрієте вічно працювати на цьому місці? Люди повинні розвиватися і готувати собі приймачів. Йти далі і вище. Не можна сидіти на одному місці! Колись я працювала в банку і його купили італійці. Вони не поспішали заохочувати засиджених старожилів. Віддавали перевагу людям ззовні, з інших банків, використовуючи свіжі погляди та досвід конкурентів. І в цьому є частка істини.

Ну а якщо ви зовсім вчепилися зубами в свій пост то і самі робіть свої завдання.

Доходливо поясніть завдання

Здається немає нічого складного. Але ви повинні не просто пояснити, а «передати» завдання. Тобто, коли ви самі з завданням розібралися «передайте» його з усіма деталями. Визначте термін і опишіть результат. До речі є один фокус з терміном. Якщо вам завдання потрібне до 31 червня, то ви просите вашого виконавця принести, наприклад, на 25 червня. По-перше, вам самому треба буде розібратися і ознайомитися з результатами. По-друге, якщо щось треба буде переробляти, ваш виконавець має час на доопрацювання. Ніколи не призначайте термін вашому виконавцю напередодні вашого терміну. І тим більше про ваші терміни він взагалі не повинен нічого знати!

Пояснюючи завдання вимагайте, щоб виконавець записував за вами. А потім попросіть прочитати або переказати те, що він зрозумів. Часто таке буває, що виконавці на відповідь «Ти все зрозумів?» щиро відповідають «Так», а насправді зрозуміли по-своєму, або навіть щось переплутали. Тому ви можете багато нового дізнатися про своє завдання, якщо попросите переказатиJ

Перш ніж відправляти виконавця на виконання завдання домовтеся з ним про термін, коли він вам покаже план своєї роботи. По-перше він приступить до завдання негайно. По-друге ви зможете підкоригувати план, якщо вам щось здасться підозрілим.

Надайте ресурси і повноваження

Повірте, навіть найвмотивованіший співробітник, якщо буде витрачати час на пошук і добування ресурсів — до виконання самого завдання буде приступати вже не з тією енергією, яка була на початку. Тим більше що надання ресурсів — це ваш прямий обов’язок перед своїм підлеглим.

Але також якщо ви забезпечили ресурсами, але не наділили необхідними повноваженнями до цих ресурсів, це все одно, що посадити водія трамвая, поставити йому мету дістатися до місця, а на маршруті завжди буде горіти червоне світло світлофора. Повноваження — це право використовувати ресурси організації.

Контролюйте тільки в обумовлені терміни

Призначте дві точки контролю. Перша через деякий час після узгодження плану дій. Наприклад, домовтеся, щоб ваш відповідальний надав вам 20% зробленої роботи. І незадовго до кінцевого терміну надав 80% виконаної роботи – це буде друга точка контролю. По-перше ви не будете заставати співробітника зненацька. Зауважу, це сильно демотивує людей. По-друге ви будете чітко контролювати ситуацію. І якщо ви не домовлялися про більшу кількість звітних періодів то і не вимагайте цього.

Також зверну увагу, що якщо співробітник в обумовлений час не з’явився з наданим звітом про роботу, то тут вже щось недобре. Тому можете відразу поцікавитися, можливо потрібна якась допомога або виконавець не може впоратися з якоюсь проблемою. Не потрібно відчитувати або принижувати. Поцікавтеся причинами і допоможіть у вирішенні.

Досягти 100% результату по виконанню завдання неважко. Потрібно лише слідувати елементарним правилам і вдихнути життя в саме завдання, якщо ви самі щиро хочете його делегувати.

А щоб навчитися правильної технології делегування в першу чергу слід зрозуміти, які важелі впливу працюють при побудові процесу. Онлайн-тренінг “TurboLeader” допоможе навести порядок і вибудувати систему ефективної взаємодії команди.