Я нічого не встигаю…

Часто керівники потрапляють у ситуацію, коли їхні підлеглі замість звіту про результати повідомляють про те, що не зробили щось через брак часу…

Недосвідчені керівники не знають, що робити в цій ситуації і найчастіше приймають «не зроблено» замість «зроблено», адже як можна вимагати від співробітника більше, ніж він фізично може зробити?

Давайте на це подивимося детальніше:

1. Для того, щоб керівник міг прийняти рішення про те, чи високе навантаження у підлеглого чи ні, керівнику потрібно бачити список завдань цього співробітника як мінімум на день (а краще на тиждень і місяць вперед), а також кількість часу, заплановане на виконання кожного завдання і сумарну кількість часу на виконання всіх запланованих завдань.
2. Щодня(!) вранці керівнику необхідно проводити короткі координації з безпосередніми підлеглими для визначення важливих завдань на день і для підведення підсумків за минулий день.
3. На етапі затвердження плану на день відразу можна побачити, що деякі завдання просто не вміщуються в робочий розклад і вже на початку дня доведеться домовитися про те, що повинно бути виконано саме сьогодні, а що можна відкласти.
4. Буває так, що відкласти не можна нічого і все потрібно зробити сьогодні. Ну що ж… так буває…:) І якщо таке трапляється не часто: 1-2-3 рази на місяць, наприклад, особисто я не бачу в цьому нічого страшного, адже в бізнесі дуже важливі обіцянки і терміни, і часом потрібно затриматися і зробити обіцяне вчасно. Але якщо у підлеглого постійно навантаження на 10-12 робочих годин замість належних 8, то очевидно, що цьому співробітнику потрібен помічник, інакше є високий ризик втратити цього співробітника від перевантаження рано чи пізно. До речі, за моїми спостереженнями, залучені співробітники практично ніколи не скаржаться на високе навантаження, тому що їм цікаво працювати і досягати результатів. Скаржаться ті, у кого є час на скарги :).
5. Буває так, що через те, що керівник не координує діяльність підлеглого, підлеглий виконує нікому не потрібні завдання, які займають його робочий час, а на важливі завдання часу дійсно може не вистачати. Тому керівник завжди повинен контролювати цілі і завдання підлеглих: фокусувати співробітників на виконанні головних завдань і скасовувати виконання непотрібних завдань.

Підведемо підсумок

Щоб не потрапляти в пастку під назвою «не зробив, тому що не встиг», керівник зобов’язаний:

• вимагати від підлеглого список завдань, в якому повинно бути пораховано час;
• проводити щоденні короткі (5-10 хв) координації з підлеглим для того, щоб забезпечити ефективне навантаження підлеглого (виконання дійсно важливих завдань)

Якщо керівник виконує як мінімум ці два простих правила щодня, то він буде керувати результатами підлеглих і ситуацією, а не навпаки. Перевірено на особистому досвіді!

Спробуйте! 🙂

А як ми в БогушТайм оцінюємо ефективність співробітників, і як нам це допомагає постійно рости і розвиватися, читайте в наступній статті…