Як оцінювати час на задачу
Кожна людина відчуває час по-різному. Оскільки ми не можемо його відчути, у кожного своє сприйняття і відчуття часу. Комусь здається, що за 10 хвилин можна багато встигнути, для когось це настільки мало, ніби навіть чашку кави неможливо випити за такий короткий час.
Дослідження показують, що люди діляться на два типи: сенсорики та інтуїти. Робота з часом інтуїтам дається краще, ніж сенсорикам. У них часто не виникає необхідності думати про те, як саме вони оцінюють час: вони і так працюють з часом без проблем, маючи відповідний тип. Але все ж обидва типи іноді стикаються з питанням, скільки ж часу потрібно виділити на завдання.
Для того, щоб обом типам було легше планувати час на завдання, пропоную для розгляду кілька рекомендацій:
1. Перш ніж давати оцінку по часу на виконання завдання, зрозумійте, що саме від вас вимагається.
Для цього ви повинні обов’язково знати достатній для вас опис завдання від вашого керівника або засновника. Якщо ніхто не бере на себе відповідальність за визначення конкретики, необхідної для вашого розуміння при оцінці, відмовляйтеся оцінювати завдання, поки хтось із вищих в ієрархії не візьме на себе відповідальність за конкретизацію деталей (або офіційно не делегує її вам).
Якщо ж вам нема на кого “скинути відповідальність”, наприклад, ви самі поставили собі таке завдання, то прикиньте приблизний час, посилаючись на відчуття, і додайте ще трохи запасного часу. Існує правило – якщо ти стикаєшся з завданням вперше і не знаєш, скільки часу на нього знадобиться, плануй на 20% більше, ніж здається для достатнього виконання.
2. Не можна оцінювати завдання без чіткого розуміння того, на що вам потрібен час.
Практично завжди виконання завдання вимагає кількох дій. Для початку розбийте завдання на очевидні підзавдання.
Якщо ви не можете точно оцінити, скільки часу у вас займе завдання, продовжуйте дробити його на більш дрібні. Сумарна оцінка підзавдань складе потрібну оцінку всього завдання.
Але не захоплюйтеся надмірним дробленням. Занадто сильне дроблення не несе користі, швидше навпаки — воно шкідливе. Надмірна деталізація забирає час на її побудову.
3. Не забувайте про ризики.
Визначте, чи є завдання ризиковим. Таким воно може бути, якщо включає, наприклад, роботу з технологією, з якою ви слабо знайомі, або ставить вас у залежність від зовнішніх факторів. 20-30% від часу цілком вистачить на те, якщо «щось піде не за планом».
4. Неможливо виконувати завдання безперервно.
Враховуйте, що ваші 8 робочих годин не можуть бути повністю зайняті одним завданням. Більше того, практично нереально виконувати завдання безперервно. У вас завжди будуть витрати часу на те, щоб заварити/випити каву/чай, задовольнити потреби, перекинутися словом з колегами. Або вас будуть відволікати колеги питаннями по роботі і так далі.
Увімкніть фантазію і уявіть, що ви реально працюєте над завданням безперервно. Подумайте, чи вистачить вас на таку безперервну дію? Якщо ні, додайте до оцінки і витрати, які вам знадобляться на непродуктивні потреби. А краще завжди закладайте в оцінку будь-якого завдання ці витрати часу на «випити каву і почитати пошту».
Причини, які найчастіше призводять до помилок у тимчасових оцінках завдання:
- Відсутність конкретики, сформульованої в стилі «Піди туди, не знаю куди. Принеси те, не знаю що»
- Недостатнє розуміння оцінювачем кількості дій, необхідних для реалізації великого завдання
- Не враховані ризики, що впливають на ті чи інші завдання
- Оцінка завдання в «чистому» часі без урахування непродуктивних тимчасових витрат
Правильно розрахувати час на завдання – це ще те мистецтво! І якщо ви постійно намагатиметеся оцінювати час, фокусуючи на цьому увагу, а потім проводити аналіз, що було правильним, що ні, з часом до вас прийде повне відчуття часу. І якщо ви сенсорик, то дуже швидко почнете відчувати час, як і інтуїт. Удачі!
