10 советов о том, как бороться с пожирателями времени

Проводя тренинги по управлению временем, я столкнулась с тем, что наиболее распространенными «хронофагами» (пожирателями времени) для современного человека являются различные отвлечения в виде:

• звонков,
• незапланированных посетителей,
• социальных сетей и тому подобного.

Кроме того, нередко он тратит свое время из-за неспособности сказать «нет» своим коллегам и знакомым. А как много времени люди тратят на поиски записей, телефонов и информации!

Отсутствие приоритетов, личная неорганизованность и неэффективное планирование также отбирают не просто минуты, а часы нашей жизни, которые в итоге собираются в дни, месяцы и годы, потраченные зря.

Ну что ж, ниже предлагаю кратко, но конкретно разобраться с тем, а как же избавиться от этих «тайм-киллеров».

1. Давайте начнем с разрушения мифов. Часто я слышу, что основным пожирателем времени у людей является «личная неорганизованность». Так вот, такого хронофага, как «личная неорганизованность» не существует. Как только в вашей жизни появляется то, что является действительно важным и значимым, вы сразу же быстро организовываетесь. Причем, не только сами, а еще и всех вокруг «поднапрячь» можете. Правда? Потому «личная неорганизованность» — это не хронофаг. Это индикатор того, насколько для вас важно/значимо/интересно то, чем вы занимаетесь.
2. Для эффективной борьбы с отвлечениями, прежде всего, необходимо начать составлять свои собственные планы. Как минимум на день, а лучше и на 10-20 лет вперед. Да-да, если у кого-то из читателей на этом этапе глаза округлились, то уверяю, что это не опечатка. Именно собственные долгосрочные планы, которые включают в себя задачи из различных сфер жизни, и в которых расставлены приоритеты относительно того, что же на самом деле нужно сделать в первую очередь, помогут вам избежать потери времени на пустое и ненужное.
3. Планируя свой день, выписывайте на лист бумаги все-все задачи, которые нужно сделать сегодня. Учитывайте не только рабочие задачи, но и все то, что касается вашего здоровья, развития, семьи и отдыха.
4. Расстановка приоритетов. Наверное, многие слышали/видели/читали о Матрице Эйзенхауэра. Это определенная схема, которая помогает расставлять приоритеты задачам на основании двух критериев: «срочно» и «важно». Так вот и срочность, и важность задач корректно можно определить именно тогда, когда у вас есть стратегия, которая показывает, куда же вы хотите придти в итоге. И только на основании такого долгосрочного плана можно правильно расставить приоритеты и определить, а что же из того, что вы сделаете сегодня, приведет вас туда, куда хотите именно вы, а не кто-то другой.
5. Расставив приоритеты, распределите правильно время в течение дня на разные типы задач:
   - 20% времени уделите долгосрочным планам, т.е. несрочным, но важным задачам – заложите фундамент для их реализации уже сегодня;
   - 60% времени уделите важным и срочным задачам – это все то, что у вас по плану должно быть выполнено сегодня;
   - а оставшиеся 20% времени отведите на форс-мажор – он всегда был, есть и будет, потому не стоит пренебрегать им и превращать свой день в двжение от стресса к стрессу.
6. В течение дня следуйте плану, а если приходится отвлекаться – фиксируйте отклонения от курса и отмечайте их в расписании. Это позволит сделать анализ в конце дня и понять, куда уходит ваше время. Многим людям это помогает увидеть, что в течение дня на пустые разговоры, бесцельное «провисание» в интернете и решение чужих проблем уходит гораздо больше времени, чем на задачи, которые действительно приносят результат. Одно только осознание этого творит чудеса.
7. Заведите хороший планировщик, который поможет правильно организовать все ваши записи и сэкономит время на их поиск. Введите за правило, что все должно иметь свое место: долгосрочные планы, идеи, ежедневное расписание, резюме встреч и телефонных переговоров, адреса и номера телефонов – для всех этих записей в вашем планировщике должны быть отдельные блоки.
8. Не совмещайте выполнение задач, требующих концентрации вашего внимания, а следуйте принципу: одна задача в одну единицу времени. Если вы пишете отчет – не переключайтесь во время процесса на почту. Сознанию нужно время, чтобы переключиться с одной задачи на другую. И тогда, когда вы «перепрыгиваете» с отчета на почту – вы теряете время, необходимое для того, чтобы сконцентрироваться.
9. А вот работу с почтой, соц. сетями, блогами и прочие задачи, связанные с интернетом, лучше разбейте на временные блоки в течение дня. Например, 5 раз в день по полчаса через каждые 2 часа. Исходите, конечно же, из своего собственного графика и специфики работы, но главное, помните: совмещая схожие задачи в блоки и отводя на их выполнение конкретные временные промежутки, вы обезопасите себя от потери времени в связи с бесцельным блужданием по просторам интернета.
10. И в завершение хочу сказать о необходимости организовывать для себя «время недоступности», когда вы не принимаете звонки и посетителей. Планируя важную встречу или любую работу, требующую, чтобы вас не отвлекали, сообщите заранее, что в это время вы будете недоступны и научите людей писать вам смс или решать вопросы до и после.

Источник: Marketing Life