15 принципов При-Цельного тайм-менеджмента

Каждый день все мы выполняем массу работы. Бывает, день проходит почти идеально: все, что планировалось, выполнено без лишней горячки. Но случается и такое, что "весь пар уходит в гудок": вроде ничего ни минуты не видел без дела, а результат близок к нулю. И эта статья о том, как эффективно управлять своим временем.

1. Визуализация задач позволяет брать их под контроль и управлять распределением времени.

Не буду оригинальной, но напомню, что одно из важнейших правил тайм-менеджмента гласит: «То, что не записано, того не существует». Запомните: «Даже самый тупой карандаш острее самой острой памяти». Наша память избирательна, она запоминает то, что ей выгодно запомнить, а не то, что действительно важно. Кроме того, во время того, как вы пишете, у вас активизируется порядка 85% коры головного мозга. Что в свою очередь положительно сказывается на процессе мышления. И вероятность возникновения гениальных идей резко возрастает. Потому, составляйте списки задач, пишите планы и смело пользуйтесь бумажными планировщиками. Когда вы видите весь объем задач, принимать решение по поводу судьбы той или иной задачи становится легче.

2. Тайм-калькуляция дает возможность эффективно использовать весь имеющийся в распоряжении ресурс времени.

Все отлично знают фразу: «Время – Деньги», но не все понимают, что время, так же, как и деньги, любит счет. Утром, выписывая задачи на день грядущий, оцените их с точки зрения времени, которое вы планируете потратить на их решение. И если вы увидите, что задач у вас часов на 30 – придется расставить приоритеты. А на вопрос: как же правильно расставить приоритеты? – ответ вы найдете ниже.

3. Время используется эффективно только тогда, когда выполняемые задачи ассоциированы с поставленными целями.

Давайте поговорим «по понятиям». Эффективный - приводящий к нужным результатам. (толковый словарь под ред. Ефремовой). И поэтому, если вы хотите использовать свое время эффективно, ваш день должен состоять из задач, ведущих вас к реализации ваших целей. Потому что цели первичны, а задачи вторичны. Составляя списки задач на день, всегда задавайте себе вопрос: к какой цели ведет меня эта задача? 

4. Управлять временем означает использовать каждый момент настоящей ситуации для создания необходимых изменений.

Время – это не что иное, как процесс изменения материи, энергии и пространства вокруг нас. Мы понимаем, что оно существует, когда видим вокруг себя постоянные и необратимые изменения. И если ты в своей жизни наблюдаешь те изменения, которые тебе нравятся – ты хорошо управляешь временем. Но если изменения в твоей жизни тебя не радуют – значит, твой тайм-менеджмент хромает. Поэтому определи сначала, какие результаты ты хочешь видеть в своей жизни, а потом задай себе вопрос: что я могу сделать прямо сегодня для того, чтобы эти результаты стали реальностью. Вот эти задачи-то и будут приоритетными.

5. Эффективное управление временем начинается с создания вдохновляющих целей на максимально большой срок для различных сфер вашей жизни.

Начало начал – это ваш собственный список мечт и желаний, из которого вы будете «вынимать» свои будущие вдохновляющие цели. И очень важно понимать, что для того, чтобы вы развивались гармонично, ваши цели должны охватывать различные сферы вашей жизни:  они должны касаться вашего тела (здоровье, отдых, сон, физические нагрузки, уход, одежда, безопасность); вашей личности (обучение, развитие, хобби, интересы); вашей семьи; вашего бизнеса и карьеры; вашей души (духовный рост, поиск жизненной миссии и предназначения); а также социума (общественная деятельность). Потому не ленитесь, а сядьте и создайте идеальную картинку вашей жизни. Именно на основании этой картинки вы и будете принимать решение, какими задачами наполнить свой сегодняшний день.

6. Эффективное управление временем предполагает “разворачивание” ваших целей в систему задач от будущего к настоящему.

Создав идеальную картинку, посмотрите на то, какие промежуточные результаты вам необходимо создать для того, чтобы воплотить эту картинку в жизнь. Например: долгосрочная цель «Свой собственный трехэтажный дом с бассейном в 2019 году» может состоять из 4х промежуточных целей: фундамент заложен в 2018 году, земля под постройку дома куплена в 2017 году, а деньги на землю собраны в 2016 году. В общем, определите промежуточные результаты и сроки их реализации, а также не забудьте внести эти данные в ваше расписание на месяц и в планы на 1-5 лет вперед.

7. Для того, чтобы развивать свою способность управлять временем, ежевечерне анализируйте список задач и расписание прошедшего дня и делайте выводы на будущее.

Чтобы уверенно взять управление изменениями под личный контроль, во время вечерней оценки прошедшего дня определите: 

• что вам сегодня удалось сделать и почему, 
• что вам не удалось сделать и почему, 
• примите решение о том, что вы улучшите в своих действиях завтра.

8. Для эффективного управления временем необходимо вести ежедневные списки задач с учетом всех типов - “жесткие” и “плавающие”.

А также отводите в обязательном порядке в своем расписании время на форс-мажоры. Ведь форс-мажор был, есть и будет. И если вы не оставите в своем расписании пустых окон на случай непредвиденных дел, рискуете испортить себе нервы, а также не выполнить действительно важные задачи в своем расписании на день.

9. «Пакетирование задач».

Однотипные задачи собирайте в блоки: отвечаете на письма – сделайте сортировку почты, совершаете рабочие звонки – сделайте и парочку личных и т.д.

10. Принцип ответственности за партнеров.

Если вы руководитель, или от вашей активности зависит деятельность других людей, начинайте день с раздачи задач подчиненным, а только потом приступайте к своим собственным. 

11. Принцип «Портного».

Начинайте свой день всегда с самых важных и крупных задач.

12. «Предсказатель».

Если вы знаете, что в течение дня вам нужно быть какое-то время недоступным, позаботьтесь об этом времени заранее: сообщите всем, кто завязан с вами под общий результат, в каком режиме вы будете доступны, а в какое время вас лучше не беспокоить.

13. «Сделай это прямо сейчас».

Возник вопрос – спроси, не можешь спросить – запиши – спросишь по возможности, дал обещание – запиши, тебе кто-то дал обещание – тоже запиши.

14. Чтобы сохранить стабильность своего расписания, при планировании оставляйте временные зазоры между задачами.

Ни в коем случае не ставьте в своем расписании задачи «впритык», давайте себе временную фору на случай, если что-то пойдет не так.

15. Регулярно оценивайте свое продвижение к целям.

Корректируйте планы, если они “не работают”, подсчитывайте полученные результаты и вдохновляйтесь вашими целями!

Специально для "Индивидуальный предприниматель Казахстана"

Читать на issue в pdf-формате