20 уроков тайм-менеджмента, которым каждому следует научиться в свои 20 лет

Используйте эти подсказки по экономии времени, чтобы работать лучше и более продуктивно.

Когда вы только начинаете свою карьеру, вам нужна любая помощь и советы, которые позволят вам научиться управлять своим временем. Даже тогда, когда вы упорно трудитесь, вы скорее всего будете тратить огромное количество времени пытаясь работать в многозадачном режиме или уделяя чрезмерно большое внимание мелким деталям.

Дизайнер из Монреаля Этьен Гарбуджли столкнулся с такими же проблемами. Но с возрастом он научился более эффективно управлять своим временем и большим объемом работы. Сегодня он является консультантом и предпринимателем. А также недавно опубликовал свою первую книгу «Упор на B2B бизнес: создание спроса на товары нужные компаниям».

В прошлом году он собрал свои любимые идеи в презентации «26 подсказок по тайм-менеджменту, которые я хотел бы знать в свои 20 лет». И в декабре, SlideShare назвал его презентацию «Самой популярной» в 2013 году.

В этой статье мы приводим некоторые из его лучших советов по тайм-менеджменту:

1. Время на приоритетные задачи есть всегда. Если Вам не хватает времени и Вы не успеваете выполнить задачу в срок, то это связано с тем, что Вы не сочли ее актуальной или достаточно приятной, чтобы  сделать более приоритетной, чем другие задачи, которые вы решали.

2. Ежедневный план всегда наполняется быстрее, чем вы ожидаете. Оставляйте время на форс-мажоры. Как сказал основатель Ruby on Rails и Basecamp,   David Heinemeier Hansson: «Планируйте только 4-5 часов реальной работы в день». 

3. Работайте больше, когда вы на работе. Расслабьтесь, когда вы не на работе. Если хотя бы пару дней в неделю вы будете вне игры, тогда сможете в течение 12 часов фокусировать внимание на работе в будни. Используйте дни вне работы по максимуму. 

4. Откажитесь от работы в режиме многозадачности. Она убивает ваше внимание. Научные исследования мозга человека показали, что в момент переключения внимания с одной задачи на другую мозг тратит много энергии. Если вы выполняете одновременно несколько задач – вы быстро исчерпаете энергетические возможности вашей нервной системы. 

5. Мы всегда лучше концентрируемся на задаче и работаем более продуктивно в условиях жесткого лимита времени. Сколь много бы времени мы не выделили на задачу – мы используем все это время по максимуму, даже если выполнить задачу можно было и за меньшее время. Поэтому осознанно сокращайте время выполнения задач – и с задачей справитесь эффективнее, и время сэкономите. 

6. Работа является лучшим способом, чтобы начать работать. Начните с небольших задач, чтобы сдвинуться с мертвой точки. Бывает так, что задач на день столько, что выполнить их реально только к 8 часам следующего утра. Эта пугающая перспектива не повод расслабляться и оттягивать начало рабочего дня. Настройтесь на работу, начав день с простых задач, например, ответьте на важные электронные письма.

7. Лучше выполнить несколько задач хорошо, чем выполнить одну идеально. Желание сделать все идеально мешает работе. Генерал Джордж С. Паттон однажды сказал: «Хороший план выполненный сейчас лучше, чем идеальный план выполненный на следующей неделе». 

8. Больше рабочего времени в день не означает большую продуктивность. Используйте ограничения рабочего времени как возможность. Не обманывайте себя, думая, что чем больше вы сидите за рабочим столом, тем больше сделаете. Делайте все, что вы можете, чтобы закончить текущие задачи к концу рабочего дня вместо того, чтобы работать ночью.

9. Разделите бестолковые и стратегические задачи, чтобы стать более продуктивным. В идеале нужно записать все свои идеи, разделить их и только потом приступать к работе. Если вы постоянно останавливаетесь, чтобы додумать что-то, то вы сильно затормозите всю работу.

10. Намечайте важные встречи в начале дня. Если это будет вторая половина дня, то в ожидании вы потратите первую половину дня впустую. Если у вас намечена важная встреча на 16:00, то все время до встречи – это время волнения, вы не сможете полноценно работать, потому что мысленно вы все равно буде прокручивать будущую встречу. Постарайтесь, назначать важные мероприятия как можно раньше, тогда после встречи сможете нормально работать.  

11. Создайте постоянное расписание встреч и общения по электронной почте или телефону задней к спине, чтобы создать блоки непрерывной работы. Вы будете постоянно отвлекаться, если будете переключаться на каждое новое сообщение в течение дня.

12. Не оттягивайте решение задач. Отдыхайте в промежутках между блоками интенсивной работы. Попробуйте технику Pomodoro от Франческо Чирилло.  Pomodoro – это по-итальянски «помидор», в виде которого был придуман таймер для кухни. Его используют для того, чтобы разбить рабочий процесс на 25-минутные блоки с 5-минутными перерывами между ними.  Вы тоже можете воспользоваться этой идеей, разделив свою работу на блоки подходящие по времени вам. Главное, чтобы продолжительность блока соответствовала вашей рабочей активности, устали – делайте перерыв.  

13. Разбейте большую задачу на части, с которыми можете легко справиться. Футбольный тренер Алабамы Ник Сабан придерживается схожего правила, которое он называет «Процесс». Вместо того, чтобы настраивать своих игроков на победу в чемпионате, он тренирует их концентрироваться только том, что у них прямо перед глазами - блок, проход, гол.

14. Две задачи никогда не будут иметь одинаковое значение. Всегда есть приоритеты. Внимательно составляйте список задач. Ежедневные списки задач – это эффективный способ планирования дня. Просто промаркируйте задачи так, чтобы одинаково важными не оказались задачи типа «чистый стол» и «налоги».  

15. Вы всегда должны знать, какая задача на сегодня самая важная. Чтобы помочь себе расставить приоритеты, определите, какая задача из тех, что стоят перед вами, самая важная, и сосредоточьте  всю свою энергию на том, чтобы выполнить ее как можно скорее. 

16. Делегируйте задачи и научитесь использовать труд других людей. Чтобы быть по-настоящему эффективным, преодолейте страх передачи работы другому человеку. «Если кто-то другой может сделать 80 процентов вашей работы, делегируйте!» - говорит Джон Максвелл, автор книги «Как думают успешные люди: измени мышление, измени жизнь». 

17. Переверните страницу вчерашнего дня. Теперь думайте только о сегодня и завтра. Не отвлекайте себя успехами и неудачами прошлого. Вместо этого сосредоточиться на том, что перед вами. 

18. Установите конечные сроки выполнения задач. Не позволяйте задачам продолжаться бесконечно. Тратить слишком много времени на проект, или держать его на «потом» слишком долго непозволительная роскошь, которая приводит к застою в делах. Выполняйте задачи в срок и двигайтесь дальше. 

19. Всегда делайте заметки. Не думайте, что вы будете помнить каждую хорошую идею, которая пришла вам в голову в течение дня. Не имеет значения, где вы будете записывать: в ноутбуке, на доске, или в каком-нибудь приложении типа  Evernote - просто записывайте. 

20. На работе любые не имеющие отношения к работе мысли - записывайте, чтобы не отвлекаться на них, как на развлечение. Вы их не потеряете и сможете обдумать после работы. 

РИЧАРД FELONI,  BUSINESS INSIDER