5 ступеней Шаолиня или Дилеммы тайм-менеджмента

1. Планировать или не планировать

Случаи бывают разные. В большинстве случаев речь в компании идет о том, как планировать, а не делать ли это вообще. И в худшем случае, у компании нет долгосрочных целей. Усредненный вариант – есть, но сотрудники о них не знают или знают, но не разделяют (в этом случае существуют две компании: одна на бумаге, другая реально). В лучшем – по этим долгосрочным целям нет краткосрочных шагов. Действия и\или календарь сотрудника не связаны с целями компании. А ведь для построения действенного плана месяца, недели и дня они должны формироваться в контексте видения компании. Сотрудники тогда будут делать «правильные вещи», а не оптимизировать то, что не приведет компанию к процветанию. Долгосрочные цели – вот основа для принятия ежедневных решений и правильной расстановки приоритетов. Долгосрочные цели – это ключевой источник мотивации персонала. Немного утрируя, можно сказать, что если у вас нет целей, - вам не нужно время. Гуру тайм-менеджмента Стивен Кови говорит: Когда мы говорим об управлении временем, смешно беспокоиться о скорости, не решив вопроса о направлении, сберегать минуты, попусту теряя годы.

2. Работать или ждать

Мы должны выбирать: ежедневные усилия или «жизненная агония». Немного эпатажно, хотя по существу выбор сводиться к такому вариативности. Иногда участники тренингов, после постановки личных целей на 3-5-10 лет, спрашивают: «Так это что, нужно каждый день, из года в год, планово идти к своим целям. А если хочется просто полежать на диване?» На это мы отвечаем: «Не вопрос, хотите лежать – лежите. Хоть каждый день. Можете даже не подыматься. Только не забудьте признаться себе, что вам никогда не быть там, где вы хотите быть (если вы вообще этого хотите). Вы просто делаете выбор: каждый день усилия и успех через несколько лет, или ежедневный релакс и вся жизнь пройдет на одном и том же диване, в той же квартире, с той же мебелью, с той же зарплатой «вашем» рабочем посту. Выбирайте…». Хуже всего принимать краткосрочные решения для создания долгосрочных проблем. Не стоит выигрывать битву и проигрывать войну. Нужно держать баланс: что-то для сегодняшнего дня, что-то для будущего. И проблема в том, что большинство людей отдают будущее в жертву сегодня.

А ведь секрет успешных людей в достижении цели именно принцип «Step by step, day by day». Поставить цель – это только полдела, нужно ежедневно совершать действия по направлению к этим целям. Наша методология позволяет достичь любых целей (конечно, они должны быть правильно поставлены). Все, что ты хочешь!!! И ключ - мелкие частые шаги по технике поедания слона. Тот, кто пытается что-то сделать, но в действительности не хочет этого, тот ничего не делает. Он будет ждать препятствия, которое позволит отказаться от попыток и что-то изменить в своей жизни.

3. Организовать или реагировать

В тактическом контексте плановость – это выбор между порядком и хаосом. Мы управляем своей работой или работа управляет нами – вот в чем вопрос. Не больше, не меньше. Между этими подходами – рубикон. Часто участники тренингов говорят, а давайте вот это мы будем делать, а вот здесь давайте мы оставим все по прежнему. В таком подходе кроется бомба. Отбрасывая составляющие элементы эффективного тайм-менеджмента, вы можете неожиданно для себя попасть за рубикон, в зону «реагировать». Это реально. И потом вы, как некоторые участники тренингов, будете заявлять, что наша методология не работает. Весь вопрос в том, что вы настолько «адаптировали» ее, что это уже не она. Вы создали что-то свое. И как не парадоксально, это новое решение не отвечает критериям правильной организации времени.

Да, планирование требует больше усилий, но и эффект несоизмеримо выше. И не нужно впадать в позицию жертвы – «планы меняются», «а как же форс-мажор», «лучше ничего не делать, чтобы потом не переделывать». Все эти ситуации решаются - мы знаем как это делать. Помните, что все можно предвидеть, но не все можно предотвратить. Если вы что-то предвидели, а этого не случилось, самое плохое, что произойдет – вы потратили время на прогнозирование рисков. Если предвидели и это случилось, вы знаешь, что делать. Если вы не предвидели, а случилось - вы не готовы к борьбе. Так что принимая решение, заниматься планированием определенной работы или нет, помните, что вы сразу же принимаете и последствия вашего выбора. То есть, скажи себе, что ты готов к тому, что что-то произойдет, и ты будешь не подготовлен к противодействию.

4. Срочность или важность

«Как нам решить проблему авралов на работе», - один из самых часто задаваемых вопросов. Наш ответ – все достаточно просто: выделяйте 20% рабочего времени на «важные-несрочные» задачи (задачи, которые ведут вас к долгосрочным целям и срок здачи по которым еще не пришел). Пока вы не начнете это делать, то не выберетесь из ловушки срочности. Фокус внимания на важности – это ориентация ваших мыслей на будущем. В результате вы будете на шаг впереди своего времени. Приходит к вам руководитель и просит подготовить отчет, а вы ему говорите, что еще вчера положили на его рабочий стол. Клиент просит выслать до конца недели коммерческое предложение и слышит в ответ, что оно через пять минут будет во «входящих». Вот они реалии человека «на ты» со временем.

И это еще не все выгоды от такого подхода к работе. Увеличение фокуса на «важных-несрочных» задачах – фундамент для более качественной расстановки приоритетов. Срочность также влияет на такие параметры работы, как осознанность своих действий и плановость работы. На тренингах нам приходилось наблюдать картину, когда сотрудники, находящиеся во время работы в стрессе, не могли написать список своих задач. В стрессе у нас работает две единицы внимания – я и мой страх. Клиенты и планы не попадают в поле зрения персонала. Определение этих задач и выделение на них временного ресурса - вот следующий шаг к эффективному тайм-менеджменту.

5. Мои или чужие цели

Есть мысль, что тайм-менеджмент в современном бизнес-мире – это не столько планирование, сколько борьба. Или вы идете к своим целям, или помогаете другим достигать их целей. Немного жестко, но по-другому никак, такова правда жизни. Работа с непредвиденными задачами часто становится для многих неразрешимой проблемой. Приверженность своим целям в рамках дня проверяется готовностью отстаивать намеченное под давлением жизненного потока. И секрет успеха в этой борьбе носит как психологический, так и чисто навыковый характер.

• Во-первых, нужно действительно не просто знать, что «я» на первом месте, но и верить в это, и знать, как реализовать в ежедневной деятельности. Быть готовым сказать «нет».
• Во-вторых, нужно знать свои задачи, видеть их перед собой и сверять поступающие в течении дня задачи со своим списком.
• В-третьих, это такая организация работы компании, в которой ключевую роль играют корпоративные стандарты. Вы не сможете эффективно защищать свое «важное» время, и работать с отвлечениями, пока не выработаны единые «правила игры» для всех сотрудников.

Можно рассматривать вопрос необходимости целей и в корпоративном контексте. Человеческий разум не терпит пустоты, если до сотрудников не будут доведены цели руководства, у них появятся свои собственные. И тогда уже менеджмент компании не сможет управлять процессом. И тогда можно забыть о единстве и синергии.

В этом пункте следует выделить еще одну дилемму: планировать от задач или календаря. Если спросить многих из вас, вы скажите, что сначала нужно определиться с задачами, а потом только думать, когда их выполнять. На практике получается где-то наоборот. Большинство людей планируют «от календаря». Это касается как настольных и настенных календарей, так и календарей в MS Outlook и Lotus Notes. Запланированные и новые задания, минуя папку список задач, попадают в календарь. В результате большая вероятность того, что вы работаете не в соответствии со своими целями, а целями других. Вы теряете ориентир. Ваша успешность напрямую от того, ведете ли вы свою ежедневную работу, сверяя ее с долгосрочным планом задач.

Бодо Шеффер написал: «Жизнь – как фирма, торгующая по почте: получаем то, что заказывали». Так что делайте правильный выбор. Ведь «каждый день нужно жить так, как будто это последний день в твоей жизни. Однако мечтать нужно так, будто ты будешь жить вечно». Это и есть «два в одном» эффективного тайм-менеджмента. Это вертикаль с прицелом на жизненный успех.

Виталий Чуба,
бизнес-тренер,
Источник: "Мир тренингов в Украине"