7 функций HR-менеджера, которые вносят вклад в продвижение

В данной статье я расскажу о действиях по продвижению в службе персонала и коммуникации. Её сейчас модно называть HR (human resources - человеческие ресурсы).

Итак.

Если у этой службы есть руководитель, то он способствует продвижению тем, что добивается от сотрудников выполнения перечисленного ниже и координирует их действия.

Приёмная организации относится к службе HR. Действия по продвижению начинаются с приёмной организации, в которую приходят посетители и кандидаты на работу. Отталкивающая приёмная — великолепный инструмент снижения дохода.

• В приёмной должно быть чисто и там должно приятно находиться.
• В приёмной должны быть выставлены рекламные материалы об услугах организации, в особенности о вводных услугах. Посмотрите на офисы банков — вы всегда найдёте стенды с информацией по вкладам и кредитам.
• В приёмной должны быть выставлены книги или видео/аудио материалы, которые просвещают публику о товарах, услугах, продукции, её применению. Или просто о вашей организации. Это могут быть книги основателя организации. Кто-то скажет: но о нашей продукции нет книг. Другие скажут — это лишнее. Это просто с непривычки. Я не могу представить себе деятельность, о которой нельзя написать книгу или снять видео. Мои знакомые строители распространяют учебное и просветительское видео о своих услугах. В оптике, где я покупаю контактные линзы, в приёмной продаются книги по улучшению зрения. Это может быть видео о вашем производстве, и т.д. Но материал должен быть интересным сам по себе, должен иметь информационную или художественную ценность. Снимать или писать этот материал — не дело приёмной. Их дело — разместить эти материалы на стендах и продавать их. Именно продавать, а не дарить.

• Приёмная быстро и точно направляет людей к нужным им сотрудникам в организации. Между прочим, основной показатель эффективности приёмной - «количество консультаций, проведённых продавцами».
• Сотрудник приёмной не позволяет персоналу организации собираться в приёмной и разговаривать о делах организации, тем более используя внутренний сленг — это может вызвать негативные реакции публики. 
• В приёмной должны быть вывешены выполненные со вкусом объявления о приёме на работу новых сотрудников. Это уже обеспечивает кадровик.

Служба кадров обеспечивает, чтобы существовала группа стажёров, которые обучаются на должности, связанные с продажами и PR. Этот кадровый резерв должен постоянно пополняться «свежей кровью». Во времена кризиса обязательно должно быть организовано обучение сотрудников на этих постах, так как от них зависит приход средств.

Отдел кадров обеспечивает, чтобы была вывешена полная оргсхема предприятия, чтобы она выглядела красиво и информация на ней была актуальна. Оргсхема всегда привлекает внимание публики и помогает её ориентироваться. ...

Какие же службы логично относятся к области HR? Не только те, кто принимает и увольняет персонал, но и те, кто полный день занят только тем, что повышает эффективность работы организации, как системы. Так как система эта состоит из людей и линий коммуникации, по которым текут потоки информации.

С развитием компьютеров во многих компаниях появились если не IT-службы, то системные администраторы. У многих руководителей вопрос — кому же их подчинить. Как правило, они подчинены высшему руководству напрямую. Правильно же подчинить их начальнику службы HR, если тот знает свою работу, разумеется. Можно столкнуться при этом с недовольством гордых компьютерщиков — МЫ(!) будем подчиняться какому-то кадровику? Если служба HR — элита персонала, то подчиняться её начальнику не стыдно.

Роль IT и сисадминов — облегчить и ускорить коммуникацию. Вот и всё. Когда они это поймут, они будут лучше выполнять свою работу. И станут более полезными, так как чем легче, быстрее и точнее осуществляется общение внутри организации, тем организация более эффективна и тем выше её доходы.

Кроме компьютерной есть и другие виды рабочей коммуникации. Основной из них — бумажный. Как бы ни развивалась компьютерная индустрия, бумажные документы никогда не выйдут из употребления полностью. Есть внутренняя почта и внешняя.

Итак, вот функции службы HR, которые вносят вклад в продвижение.

1. Самое первое — обеспечить чтобы все почтовые отправления (бумажные и электронные) отправлялись легко, быстро и в соответствии с графиком. Одним словом «сервак упал» не является оправданием для срыва почтовых отправлений. Или «у нас нет сотрудника, который отнесёт все эти письма на почту».
2. Далее, служба коммуникации отвечает за доски объявлений для публики в тех местах офиса, где публика может их увидеть и с удобством рассмотреть. Служба коммуникации отвечает за то, что именно висит на этих досках. Послания и публикации должны создавать нужное мнение об организации и соответствовать её имиджу. Следует также позаботиться о том, чтобы на этих досках были помещены данные об услугах, которые предоставляет организация. Вы спросите — а если организация не предоставляет услуг, а торгует товарами. Подумайте ещё раз. Товарами никого не удивишь в наше время. Именно качество сопутствующих услуг называется громким словом «сервис». И, между прочим, уровень сервиса является тем оружием, на которое можно делать ставку в конкурентной битве в кризисные времена.
3. Служба коммуникации следит, чтобы внутриорганизационные послания (служебные записки и другая рабочая документация) доставлялись быстро и были оформлены стандартно. Это значит, что для каждого послания опытным путём устанавливается форма, которая не должна нарушаться. Стандартные части любого послания: кому, от кого, дата, маршрут для согласования (если требуется), пометка о срочности или важности, вежливое вступление, содержание послания (кратко, но информативно), вежливое заключение.
4. Научить сотрудников дисциплине рабочей коммуникации — та ещё работёнка. Требуются железные нервы и большое человеколюбие. Особенно, если учесть их изначальную коммуникационную безграмотность, незнание оргструктуры (кому направлять послания), цейтнот и эмоциональные напряжения. Чтобы заставить организацию поддерживать коммуникационную дисциплину во время кризиса, требуется человек с хорошей выучкой. Это одна из причин замечания об элитном персонале в области HR. Действие по продвижению — следить, чтобы письма и приказы благополучно доходили до адресата и быстро обрабатывались, а также, чтобы они не оставались незамеченными. В одной организации за коммуникационную дисциплину ставились баллы. За коммуникационные нарушения баллы снимались. Сотрудник, набравший за неделю меньше всех баллов, покупал (безакцептно) два билета в кино сотруднику, набравшему больше всех баллов. Чрезвычайно эффективная была игра.
5. В действия по продвижению входит наблюдение за качеством исходящей корреспонденции — чтобы она была эстетична, аккуратна и наполнена жизнью (не сухая).
6. И последнее действие по продвижению — следить, чтобы материалы, подлежащие размножению на копире были качественными, выглядели хорошо. Ведь они могут кому-то попасться на глаза.Также важно, чтобы были в достаточном количестве размножены инструктивные материалы для сотрудников, особенно касающиеся выполнения работы на их постах и действий по обслуживанию клиентов, для того, чтобы эти действия выполнялись.
7. В дополнение к вышесказанному, HR следит за тем, чтобы организация существовала и работала (имеется в виду, чтобы существовали посты и линии коммуникации, и они были действующими). Чтобы на постах были сотрудники. Эта служба расследует, кто стоит за обрушившимися показателями, и разбирается с этим человеком. Главное — правильно обнаружить этого кого.

Желаем Вам и Вашей компании 10-кратного увеличения дохода и продуктивных сотрудников!

По материалам статьи Вадима Мальчикова, Центральная тренинговая компания