Как организовать городской праздник
Наступает такой период в жизни организации, когда она осознает, что цель ее больше, чем получение дохода и есть у нее особая миссия… Компании BogushTime чуть больше 6 лет, и уже 5-й год подряд PR-отдел организовывает уличный фестиваль «Семейная карта мечты».
Цель мероприятия – популяризировать семейные ценности, объединять людей в семьях для создания и достижения семейных целей, и как результат – способствовать тому, чтобы крепких счастливых семей было больше в мире.
В этой статье хочу поделиться с вами из каких этапов состоит организация такого праздника в городе.
Создайте свой повод или присоединитесь к событию
Прежде всего, Вам необходимо определиться с идеей праздника – какова его цель, аудитория, есть ли уже подобные мероприятия, можете ли вы к ним присоединиться или будете организовывать отдельное мероприятие.
Свой первый фестиваль мы организовали в 2011 году и приурочили его ко Дню защиты детей. Городская администрация всегда организовывает мероприятия, поэтому вам просто необходимо найти необходимый комитет и предложить им свою идею праздника. В нашем случае это были Молодежный центр и Управление по делам семьи и молодежи.
Согласуйте место проведения
После того, как получено разрешение на организацию мероприятия, определитесь с местом проведения. Ищите место, где будет много людей.
В государственные праздники это, обычно, главные площади, городские парки, торговые центры. Согласуйте с городской администрацией место, размер территории, необходимое оборудование для Вашего праздника, во сколько необходимо быть на месте в день мероприятия, что можно/нельзя делать на территории. На все необходимо разрешение, так что уточните все детали.
Первые три года мы проводили фестиваль на центральной улице, в четвертый из-за политических событий, были вынуждены сменить локацию, а в этом году опять возвращаемся на главную площадь страны.
Соберите команду
Для организации праздника Вам необходима команда – кто-то будет заниматься обеспечением, кто-то освещением мероприятия в прессе, кто-то поиском партнеров, а кто-то – непосредственно работать на мероприятии. Предупредите заранее сотрудников компании, если планируете организовывать все силами компании или пригласите волонтеров. Раздайте всем роли, инструкции с наглядными схемами и накануне обязательно проведите генеральную репетицию.
Продумайте все до мелочей
После того, как утверждены дата и место проведения праздника, самое время разработать детальный план мероприятия, заручиться поддержкой партнеров и СМИ.
Вам необходимо закупить все материалы для проведения праздника. Если проект социальный – привлекайте партнеров. Ватманы для коллажей мечт мы просим у типографий, журналы – в издательствах, питьевую воду для участников мероприятия – у компании по доставке воды и пр.
Пригласите партнеров поддержать ваше мероприятие. Они могут пригласить своих клиентов на праздник, предоставить призы для розыгрышей и лотереи или даже организовать какую-то свою активность в рамках праздника. Мы всегда приглашаем партнеров, которые дополнительно организовывают для наших детей мастер-классы, викторины, игры и пр.
Отправьте журналистам информацию о празднике, они с удовольствием разместят ин-формацию об этом событии. Пригласите стать их участником события.
В день мероприятия все организаторы должны быть на своих местах и четко выполнять свои функции – кто-то раздает флаеры, кто-то следит за порядком на территории фестиваля, кто-то выдает материалы для коллажей, а кто-то общается с прессой. Обязательно делайте фоторепортаж и сообщайте участникам, где их можно получить.
Праздник состоялся, что дальше?
Итак, праздник состоялся, итоги подведены, подарки вручены. Что дальше? Конечно, же подготовьте пресс-релиз о мероприятии, размесите фоторепортаж, создайте сообщество, где гости праздника могут вспомнить приятные моменты и поделиться своими отзывами (а на следующий год вы сможете использовать эту площадку для анон-сирования нового праздника).
И главное – не забудьте о тех людях, которые помогали вам во время организации и проведения мероприятия – ваши сотрудники и партнеры. Обязательно поблагодарите их за поддержку, вручите благодарности, памятные подарки, отметьте это событие как-то поособенному.
Желаю вам отличных городских праздников! P.S. А со всеми желающими присоединиться к нашему проекту и организовать «Семейную карту мечты» в своем городе, делюсь программой подготовки фестиваля.
Как проходила "Карта Мечты" ранее:
- Уличный фестиваль Карта мечты украинской семьи 2016
24 августа в Киеве состоится V уличный фестиваль “Самая большая Карта мечты украинской семьи»
Ирина Миняйло, директор по развитию компании BogushTime
специально для ПРЕСС-СЛУЖБА № 4 2016 Раздел "Опыт", стр.21-25
