Как все успеть и правильно расставить приоритеты дня
В современной жизни, при всей ее насыщенности технологиями, главная проблема человечества, как это ни странно, – как все успеть. И не суть важно: успеть за всю жизнь, за год или за один день. Всегда присутствует нехватка времени. Что ж, давайте разберемся, почему так получается.
- Многие просто не умеют рассчитывать свое время. Даже не так – они не подозревают о такой возможности. И, несмотря на то, что наиболее известное выражение «время – деньги», деньги считают, а вот со временем дело другое....
- Часто люди планируют слишком много задач, потому что им кажется, что все задачи обязательно нужно решить, но при этом не учитывают основные критерии выполнения данных задач: время и усилия.
- Многих приводит в замешательство «снежный ком» невыполненных и незавершенных задач. Когда что-то важное и тщательно запланированное не выполняется по каким-либо причинам, это может окончательно выбить из колеи, и действовать дальше становится все сложнее.
- Упадок сил. Результатом невыполненного плана дня может стать ухудшение физического состояния организма. Когда возвращаетесь вечером с работы домой, складывается ощущение, что выжаты как лимон, голова трещит, никого не хочется ни видеть, ни слышать, а на завтра осталась та же самая куча дел, на которую сил не прибавится и утром.
Да, при таком раскладе можно жизнь и самоубийством закончить. Поэтому предлагаем, разобрав причины возникновения проблем с нехваткой времени и поняв, что вызывает стрессы в нашей жизни, сделать минимум для того, чтобы не попасть в эту ситуацию.
Итак, несколько правил, которые позволят правильно спланировать свою работу, разгрести завалы и не накапливать их со временем.
- Как же это – рассчитывать время... А в прямом смысле! Когда вы планируете свои задачи на завтра, проставляйте время их продолжительности. Например, вы, скорее всего, знаете, что встреча больше часа длиться не может, потому что любой вопрос можно решить за это время, а все, что сверх этого, – чистой воды «треп». На тренинге «Управление временем и делегирование» подробно рассказывается, как не затягивать выполнение задач, быстро решать проблемы и эффективно проводить встречи.
- Учитывайте, что существуют жесткие задачи и плавающие. Как правило, жесткие являются приоритетными по многим причинам. Они либо согласованы с кем-то еще, а договоренности нарушать нежелательно, либо это привязка к определенному расписанию – перелет в другой город, начало конференции или какое-нибудь другое важное мероприятие, либо у вас есть жесткие сроки выполнения задачи.
- Между приоритетными задачами должен быть временной интервал. Я рекомендую не менее 30 минут. Для чего? А для того, чтобы, если выполнение задачи затянулось, вам не пришлось сдвигать все последующее расписание. Такой зазор позволит вам ощущать себя свободнее, не зависеть от времени и точно успеть выполнить все запланированное. Если же вы завершите задачу раньше или точно в срок, то у вас появится время на подведение итогов и подготов-ку к следующей задаче, встрече,мероприятию.
- Необходимо планировать форс-мажоры. Вы скажете: «Как это? Невозможно!». Мой ответ: возможно! Ведь все форс-мажо- ры, которые могли произойти, уже произошли в этом мире. И вы о них знаете. Другой вопрос: сколько времени на них отвести? Вот это уже другое дело. Разные исследования утверждают по-разному. Рекомендация компании BogushTime – 20% времени отводите на форс-мажоры. Это позволит вам не находиться в постоянном стрессе и более спокойно переходить от выполнения одной задачи следующей. Более того, если форс-мажор не случится, то у вас останется время для осуществления других задач.
- Если вы все же напланировали столько, что начинаете не успевать и это привносит в ваш режим суматоху, остановитесь и исключите наименее важную задачу из списка на сегодня вообще, желательно, чтобы она находилась максимально близко к тому времени, когда у вас случился аврал.
Важно! Приоритеты должны выставляться, исходя из ваших надежд и желаний, из ваших целей и графика жизни в целом,а планировать необходимо в среднем для себя на 5–10 лет. И тогда у вас и задачи будут выполняться, и мечты будут воплощаться. Желаю вам успехов и достижения целей!
Источник: "Транзит.kz" №7(63), стр.14-15
