Планирование коммуникаций в проектах

Коммуникации помогают участникам проекта эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией, тем самым повышаются шансы проекта на успех.

Это касается как общения внутри команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта и представителям СМИ.

Планирование коммуникаций – это процесс выявления заинтересованных сторон, их потребности в информации и определение подхода к коммуникациям.

Управление коммуникациями – это планирование коммуникаций: организация документооборота, информационных потоков, регулярная отчетность.

Суть управления коммуникациями заключается в том, чтобы определить кому – лицам или группам заинтересованных лиц, какая информация нужна, а также в каком виде и с какой периодичностью.

Заинтересованные участники, их еще называют стейкхолдерами – это все, чьи интересы могут быть затронуты и это нужно учитывать. Также заинтересованные стороны могут повлиять на ваш проект – получается такое взаимное влияние.

Заинтересованность может быть выражена как положительным влиянием на проект, так и негативным воздействием.

Кто же эти заинтересованные стороны?

Это инициатор проекта, заказчик, инвестор, руководитель проекта, команда проекта, руководители функциональных подразделений, подрядчики, поставщики, органы власти и потребители.

Очень важно сформировать реестр этих участников. Он нужен будет для сбора требований.

Реестр заинтересованных сторон поможет собрать информацию о том, что нужно создать в рамках проекта, кого следует пригласить на совещания. Словом – это база для создания коммуникаций.

С некоторыми участниками будут связаны риски и нужно будет создать мероприятия по предотвращению этих рисков.

Существует достаточно простой, но эффективный в действии способ – проанализировать каждого участника с точки зрения степени его влияния –положительного или негативного, а также уровня власти и влияния на проект. У вас сразу появятся следующие категории участников:

• адвокаты проекта и его помощники,
• критики и блокировщики решений,
• нейтральные участники.

Часто во время запуска проектов в крупных компаниях, некоторые подразделения пытаются за счет проекта решить свои проблемы и подкидывают дополнительны езадачи.

Доброжелатели, которые понимают, что вам и так не просто, готовы поддержать. И только друзья готовы взять ответственность за результат вместе с вами.

При помощи такого анализа вы сможете получить карту поля битвы.

Проделав такой анализ с командой проекта на предмет того, кто является адвокатом проекта, а кто блокирует решения, вы можете увидеть расстановку сил внутри команды и взаимодействие и это поможет сэкономить много сил и времени.

Теперь необходимо определить стратегию коммуникаций согласно матрице заинтересованности и власти.

Участников с высокой властью и высокой заинтересованностью нужно вовлекать в проект, ориентироваться на их потребности и ожидания. Это заказчик проекта, инвестор.

Участникам с высокой властью и низкой заинтересованностью необходимо демонстрировать, как будут реализованы их интересы. Пример – органы местной власти.

Участники, у которых низкая власть и высокая заинтересованность очень инициативны, поэтому их нужно хорошо информировать, чтобы не допустить непонимания и конфликтов.

Как правило – это эксперты из разных подразделений компании, и они могут быть полезны в период планирования проекта.

Последняя категория участников с низкой заинтересованностью и низкой властью. Нужно мониторить статус таких сторон, чтобы вовремя отследить изменения их категории и тогда пересмотреть стратегию взаимоотношений с ними. Это сотрудники компании, которые не участвуют в проекте или целевая аудитория, которая не ориентирована на данный продукт.

Таким образом, распространение информации о проекте, его целей и значении, помогает на ранних стадиях выявить сторонников и противников и сократитьподготовительный этап проекта.

Не редко подготовка занимает столько же времени, сколько длится весь последующий проект. Это происходит из-за несогласованности интересов сторон, недооцененности значения проекта, не четкого понимания планируемых результатов.

Например, при внедрении системы электронного документооборота в одной компании составили план, который занимал 45 страниц. В связи с этим у руководства ушло полтора месяца на его согласование, хотя работы по проекту планировали начать через неделю. Из-за отставания пришлось пересматривать график финансирования проекта, ведь проект отставал по срокам на две недели.

В результате этих проволочек вместо ожидаемых результатов в текущем году, система была внедрена только на следующий год.

Между тем, тридцатиминутная общая презентация проекта для руководства могла бы ликвидировать эту проблему и проект завершился бы в срок.

Можно популяризировать проекты в СМИ одновременно поддерживая имидж компании, как динамично развивающейся структуры, а предварительное информирование подготовит сотрудников и клиентов к изменениям.

Поэтому структура и форма коммуникаций должна быть согласована с заинтересованными сторонами.

Нужно определить потребности участников проекта в коммуникациях и выбрать подходящие каналы.

Каналы коммуникации могут быть устные и письменные, формальные и неформальные.

Документы проекта: план-график, устав, отчеты –это каналы официальных письменных коммуникаций.

Презентации, брифинги, доклады – это каналы официальных устных коммуникаций.

Электронная почта, рецензирование документов – это каналы, через которые проходят неформальные письменные коммуникации.

Обсуждения, собрания, встречи, беседы – не официальные, устные каналы коммуникаций.

Для более четкого планирования коммуникаций проведите установочную встречу исделайте опрос.

Основные вопросы, которые стоит задать:

1. Что нужно доводить до сведения?

2. Кто должен получать эту информацию?

3. Когда заинтересованным сторонам нужна эта информация?

4. Какой формат будет использоваться и насколько он удобен для адресатов?

5. Какие каналы передачи информации?

6. Кто отвечает за качественную коммуникацию?

• В результате мы получим план коммуникаций, цели которого:
• осведомленность целевой аудитории о целях проекта и ходе его реализации;
• информационная поддержка участников;
• минимизация возможного негативного влияния заинтересованных сторон проекта.

Планируйте коммуникационные линии – это залог успеха любого проекта и начинания.

Бизнес-тренер компании БогушТайм - Мельник Вероника