Планирование времени и организация внутрикорпоративного взаимодействия в среде Microsoft Outlook

Сегодняшний бизнес не может быть успешным без планирования времени и четкого внутрикорпоративного взаимодействия.

Поэтому на рынке появилось много инструментов, позволяющих эффективно планировать личное и корпоративное время и повышать эффективность внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников.

Современное бизнес-обучение, отвечая требованиям времени, предлагает множество методологий и технологий управления временем, техник максимально эффективного использования существующих соответствующих инструментов, которые раскрываются на предлагаемых бизнес-тренингах.

Тренинги по управлению временем четко делятся относительно инструментов, использованию которых они обучают.

В современном бизнесе используется два вида инструментов управления временем – бумажный органайзер и электронный.

Примерами бумажного органайзера могут быть обычный ежедневник или, например, специально разработанный усовершенствованный органайзер как, например, Богушбук. Использование такого вида органайзера дает высокие результаты при управлении личной эффективностью, то есть при управлении личным временем и делегировании. Оно очень хорошо подходит для тех, кто не работает постоянно с компьютером и предпочитает записывать свои планы на бумажном носителе.

Однако, в последнее время, когда и компьютерные технологии и Интернет забирают все больше и больше функций на себя, каждый год появляется все больше электронных программ управления личной эффективностью и внутрикорпоративным взаимодействием. Это соответствующие компьютерные программы.

Если говорить о личном планировании времени, то здесь набор инструментов достаточно широк – в качестве примеров можно привести программы One Note, Mind Map, Google Docs, Franklin Covey. Такой ассортимент программ дает возможность каждому самому для себя подобрать наиболее подходящий инструмент планирования.

Если говорить о корпоративном инструменте планирования времени и управления взаимодействием в рамках компании, бизнеса, то на данный момент наиболее распространенными являются два электронных продукта – это Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Их особенность для использования в корпоративном формате состоит именно в объединении и координации 1) организации и управления индивидуальным временем с 2) управлением и координацией взаимодействия сотрудников внутри компании. 

Поскольку наше обучение в основном ориентировано на бизнес аудиторию, то наши тренинги посвящены обучению эффективного использования именно этих двух программ.

Итак, что  такое Microsoft Outlook, и какие возможности, которые она предлагает.

Часто люди путают Microsoft Outlook с Outlook Express, и считают, что его можно использовать только для работы с почтой. Однако, в отличие от Outlook Express, программа Microsoft Outlook не является чисто почтовой – это специально разработанный очень эффективный электронный планировщик. Он помогает структурировать работу с тремя основными процессами или папками – это 1) задачи, 2) совещания/встречи и 3) письма.

На наших тренингах мы делаем упор на работе с задачами, умении структурировать их и управлять ими и их взаимосвязи с календарем.

Изучая любую программу, прежде всего, следует задать себе вопрос – «а что полезного эта программа может мне предложить?». Но для этого нужно очень четко осознавать «чего я хочу?», «какие цели перед собой ставлю?». Или можно сформулировать эти задачи по-другому – «в чем у меня проблемы?», «что конкретно не получается?»

То есть, начиная работать с программой Microsoft Outlook, так же как и с любой другой, - идем от конкретных бизнес задач.

Итак – что решает электронный органайзер – программа Microsoft Outlook.

Прежде всего – она помогает улучшить эффективность и максимально оптимизировать два процесса – 1) личное планирование времени и 2) взаимодействие с коллегами внутри компании.

Объединяя эти два направления, можно говорить о том, что максимальный эффект от данной программы пользователь получает при решении задачи планирования прежде всего рабочего времени, причем это ¬ краткосрочное планирование времени – от месяца до дня.

1. Обычно на работе каждый сталкивается с множеством более или менее разрозненных задач, которые приходится решать в разное время или почти одновременно. Для того, чтобы не пропустить ни одну задачу, и чтобы более четко видеть объем работы, обычно сотрудники записывают, что они должны сделать на ближайший период времени. Однако, в спешке часто эти записи ведутся в разных местах – в компьютере, на стикерах, которые клеятся в разных местах на рабочем месте, в специально заведенных для этого общих тетрадях, органайзерах, на разрозненных бумажках, в мобильном телефоне… Это приводит к тому, что что-то в результате все-таки пропускается, так как такая форма записей не дает четкой полной картины предстоящих задач. Для того, чтобы ничего не было пропущено, мы предлагаем фиксировать все задачи в одном месте – папке «Задачи» Microsoft Outlook. Эффект – перед вами сразу возникает целостная картина того, что нужно или предстоит сделать, вдобавок, эта картина предлагает возможность упорядочить и систематизировать задачи, например – по степени срочности и важности. 
2. Это о подчиненных. У руководителей другая проблема – с делегированными задачами – они не помнят, кому, что и на какой срок поручили. А если направлений работы и подчиненных много? Microsoft Outlook здесь также помогает контролировать бизнес-процессы в полном объеме.
3. Часто на работе люди сталкиваются с тем, что по ходу или во время выполнения основных запланированных задач их отвлекают срочно возникшие непредвиденные новые задачи. Как следствие, приходится выполнять одновременно несколько задач. Или непредвиденно возникает новая вводная – изменение первоначальных условий выполнения задач. Меняется или теряется целостность картины, разбивается система, непрерывно растущее количество незапланированных задач приводит к невозможности управлять ими. Это приводит к сильному стрессу и снижает эффективность работы. Когда план дня часто меняется, это со временем развивает отношение, что планировать нет смысла вообще – все равно весь план поменяется, старые задачи будут заменены или дополнены новыми, изменятся сроки их выполнения. В результате хаотичность, стресс и напряжение становятся нормой жизни. Однако, опасной нормой. Microsoft Outlook, а также навыки работы с ним и методология, которые мы даем на наших тренингах помогают со временем научиться управлять такими ситуациями.
4. Еще одна проблема – проблема приоритетности заданий. Как часто бывает, что человек много времени и сил тратит на решение мелких рутинных задач, в то время, как на решение важных ключевых задач, которые нацелены на достижение долгосрочной стратегической цели сил и времени уже не хватает. В конце дня – еще один стресс – человек устал, а результата нет. На следующий день – снова то же самое. Получается, что решать самое важное просто некогда.
5. Похожая ситуация возникает, когда задачи не запланированы по срокам и решаются ситуативно. Пока у человека четко не расписано, когда какую задачу выполнять, ему все равно, что когда делать. Как следствие вырабатывается привычка – появляется новая задача, бросаем все, что делали до сих пор, и занимаемся ею. Потом новая задача, которая может возникнуть сразу же после этой или во время выполнения ее. Так как задач за день приходит очень много, то работа по своей сути превращается в постоянный процесс переключения с одной задачи на другую со всеми вытекающими отсюда последствиями. Мы учим людей разрабатывать расписание работ, в котором каждой группе задач отводится свое время.
6. Еще одна проблема, снижающая эффективность рабочего процесса – это проблема неравномерной рабочей загрузки – сегодня может быть мало работы – сотрудник на рабочем месте занят разговорами, кофе и т.д., а назавтра – в срочном порядке нужно выполнить задачи, на которые в обычном режиме человек потратил бы несколько дней. Планирование времени и задач здесь также оказывает неоценимую услугу.

На наших тренингах мы обучаем также правилам «отстаивания» своего плана – эффективного управления своим временем, которое позволяет решать приоритетные запланированные задачи и делегировать или отказываться от менее важных, забирающих время, или от новых задач, которые отвлекают от основного процесса. Без этого даже самый лучший план не будет эффективным.

Обучая слушателей программам по управлению временем, мы прежде всего отталкиваемся от методологии планирования и управления временем, поскольку методология первична. Однако любая теория хороша только тогда, когда есть возможность ее реализации на практике. Так же и методология планирования и управления временем реализуется на практике через использование конкретных инструментов.

Для того, чтобы научиться пользоваться (программой) и освоить необходимые навыки работы с ней, мы обучаем наших слушателей «менеджменту на кончике пальцев», то есть проводим наши тренинги сразу за компьютером. Причем, проводя общий тренинг для группы, мы обучаем каждого использовать программу под свои потребности – планировать свое время, создавать свой план работ на ближайший месяц, неделю, несколько ближайших дней. Таким образом, по окончании тренинга у каждого уже есть свой реальный план работ и навыки работы с ним. На следующий день после тренинга слушатели могут приступать к реализации своего плана и продолжать процесс планирования с течением времени.

Таким образом, наш тренинг по эффективному управлению временем с использованием программы Microsoft Outlook будет полезен:

• для всех сотрудников бизнес-структур – руководителей и подчиненных;
• для тех, кто хочет научиться пользоваться самой программой, и тех, кто желает получить навыки личной организации и управления своим временем, рационального распределения своих сил;
• для тех, кому необходимо научиться эффективно использовать личные ресурсы и тех, для кого важно четкое корпоративное взаимодействие в рамках бизнеса.

Виталий Чуба