Планируйте ваше время так, чтобы достигать поставленных задач!
Сегодня только эффективное планирование может привести человека к желаемым результатам. Тем более, в сфере туризма, когда менеджеру /руководителю приходится решать несколько задач одновременно. Но для того, чтобы достигать выполнения этих задач, нужно уметь пользоваться инструментами планирования! Именно с этой целью тренинговый центр «Корпоративный Университет» ZABUGOR.COM пригласил эксперта Людмилу Богуш-Данд которая поделилась с партнёрами компании о том, как эффективно планировать своё время.
Временем управлять невозможно, можно только управлять лишь своими действиями в течение этого времени»
Корпоративный Университет: Людмила, как вы считаете, почему менеджеру/руководителю не только важно, но и выгодно планировать своё время?
Выгод у планирования времени так много, что, пожалуй, в интервью и не перечесть. Если же попытаться сформулировать их одним предложением, то звучать это будет так: Планирование позволяет не отвлекаться на мелкие и несущественные вопросы, которые не приносят результата.
Если быть совсем точным в определениях, то человек планирует не время, а задачи, которые в это самое время будет решать. Потому что временем управлять невозможно, можно только управлять лишь своими действиями в течение этого времени.
Одна из выгод этого процесса состоит в том, что планируя какую-либо задачу, можно выбирать наиболее правильное для нее время. Например, при общении с клиентом, в случае необходимости последующего повторного звонка, верным действием будет уточнение не только даты, когда нужно перезвонить, но и времени, которое будет удобно клиенту.
Получая входящий звонок в неудобное время, ваш клиент может стать раздражительным, начать цепляться к мелочам, а то и вовсе отказаться от ваших услуг. Выясняя время для следующего звонка, которое будет удобно клиенту, вы формируете несколько списков клиентов: клиенты, которым удобно звонить утром, в обеденное или вечернее время.
Например, чтобы продуктивно пообщаться со мной, бизнес-тренером, нужно звонить либо в обед (при этом нужно знать его четкие рамки), либо уже в вечернее время. Потому как с утра – до тренинга – входящему звонку я могу уделить минимум времени и вынуждена его прерывать, возможно, даже досрочно – ведь начало занятия четко фиксировано и не может быть перенесено.
Ну а во время тренинга у моего телефона отключен звук, поэтому звонить мне в это время – означает слушать длинные гудки.Ну и наконец, планирование задач дает возможность успеть сделать намного больше, при этом работая размеренно, не загоняя себя в цейтнот и вытекающий из него стресс. А еще правильное планирование позволяет избежать бесконечного откладывания и переноса дел, которые характеризуют любого менеджера далеко не с лучшей стороны.
Корпоративный Университет: Полностью с вами согласны о важности планирования своего времени. Людмила, а что нужно для того, чтобы научиться планировать своё время?
Самым главным условием для успешного планирования своих задач является четкое их видение. Для этого задачи нужно оформить в виде их графического расписания с 24-часовой сеткой, то есть “перевести время в пространство”. Все видели и пользовались картами местности – это очень наглядно и удобно. Так вот точно так же удобно и легко работать, создав карту времени. Такую карту можно создавать для себя в программе Excel, если работа жестко привязана к офису и компьютеру, или построить ее в качественном планировщике, который удобно носить с собой.
Очень показателен в этом вопросе планировщик BogushBook. Открывая в нем страничку текущего дня, вы видите понятную и подробную карту с правильными ориентирами. Это не просто удобно, это в высшей степени эффективно.
На сетке наносятся фиксированные по времени задачи, которые становятся ориентирами. Тогда сразу видно, в какие промежутки правильным будет поставить гибкие задачи – то есть задачи, не фиксированные по времени.
Точно также создается план на месяц – на этот раз в виде сетки из 31 дня. Менеджеру турагентства необходимо создавать также и годовую сетку, состоящую из 52-х недель. А классный менеджер (особенно менеджер по работе с VIP-клиентами) планирует свою работу на 2 года вперед, подстраиваясь под принципы планирования серьезных клиентов-бизнесменов и учитывая годовую цикличность задач.
Корпоративный Университет: Людмила, но ведь часто бывает так, что появляются совсем «внеплановые, неожиданные обстоятельства» и весь план слетает. Что вы рекомендуете делать в таких случаях?
«Внеплановые и неожиданные обстоятельства» запланировать невозможно – на то они и внеплановые. Однако можно запланировать резерв времени на их решение. И этот резерв нужно планировать ежедневно. Тогда возникший форс-мажор поглощает время ближайшего к нему резерва и сдвигает максимум одну, следующую за ним, задачу.
Нужно помнить, что резервы времени в плане не заполняются никогда. Если утром «на горизонте» появляется незапланированная встреча, время для нее отыскиваем в свободных строках плана завтрашнего или следующего за ним дня, но резерв времени остается неприкосновенным. Потому что такая встреча не является «неожиданным обстоятельством».
Если не произошло никаких «неожиданных обстоятельств» - замечательно! Резерв времени всегда можно использовать на дела, на которые обычно не хватает времени – анализ новых акций и предложений от конкурентов, чтение профессиональной литературы, планирование следующего месяца, анализ своей работы и поиск возможностей для повышения ее эффективности. Для этого случая у каждого хорошего менеджера всегда под рукой должен быть список несрочных важных задач.
Отлично планируют резервное время в компании Google. Ее сотрудники обязаны в плане дня отводить не более 60% времени для фиксированных задач и не менее 20% для резерва времени.
Корпоративный Университет: Думаю именно поэтому компания Google и является одним из лидеров своего рынка. А вот как быть в туризме менеджерам в высокий сезон, когда тяжело найти резерв времени и важна каждая минута?
Один из приемов для того, чтобы успешно справляться с «горячкой» в высокий сезон – «пакетирование» клиентов. Намного эффективнее изучить предложения по одному направлению, проработать потенциальных клиентов по нему, а затем перейти к следующему, чем при каждом новом звонке очередному клиенту перестраиваться на новое направление.
Наверняка у каждого менеджера существуют папки по направлениям – с полной информацией о них. Точно также должны быть созданы и папки по категориям клиентов. Это делает более удобным пакетный подход к работе с разными типами клиентов и существенно ускоряет их обработку.
Очень важно к высокому сезону готовиться заранее. Туристический бизнес характерен цикличностью, поэтому легко позволяет планировать текущий и следующий годы по предыдущему. Даже, если случаются форс-мажорные обстоятельства, наличие плана всегда лучше его отсутствия.
Корпоративный Университет: Мы уверены, что читатели уже осознали важность планирования своего времени. И после прочтения нашего интервью начнут планировать своё время. Людмила, какие типичные ошибки может совершить менеджер при планировании, которые будут мешать в достижении поставленных задач?
Первая ошибка – возникает, когда у менеджера отсутствует «карта» его рабочего дня – наглядная временная сетка рабочего плана.
Вторая ошибка менеджера при планировании – его суждение, что незапланированное обстоятельство это «то, что случится», а не «то, что случилось».
Например, если мне звонит партнер и просит о встрече сегодня, а мой день распланирован полностью, то я не воспринимаю резерв времени как свободное время и не растрачиваю его на такую встречу. Я узнаю причину встречи, просматриваю свое расписание. А затем определяю, можно ли совместить эту встречу с запланированной сегодня же встречей с сотрудником, который курирует этого партнера. Либо ее можно совместить с обедом в ресторане, если это запланировано. Либо одну из гибких задач сегодняшнего дня можно перенести на завтра или совместить ее с другой задачей, тем самым освободив нужное время.
Если, я не нахожу для этой встречи времени в текущем дне, я переворачиваю страничку планировщика и ищу ей место в завтрашнем дне и так далее.
«Незапланированным обстоятельством» для менеджера турагентства может быть следующая ситуация. Постоянный VIP-клиент приходит без предварительного звонка и просит уделить ему полчаса времени для организации отпуска в неожиданно образовавшемся «окне» в его графике.
Определить является ли возникшее обстоятельство тем самым «незапланированным» и достойным резерва времени не так уж и сложно. Для этого нужно лишь четко знать приоритеты своей работы. Незнание приоритетов или ошибочные приоритеты – являются третьей важной ошибкой менеджера.
Людмила, огромное вам спасибо за ваши советы и рекомендации. Мы искренне верим, что они помогут нашим коллегам и партнёрам благодаря планированию увеличить свою эффективность и неожиданные обстоятельства не выбьют их из рабочей колеи.
С уважением,команда Корпоративного Университета «Zabugor.com»
