Планування робочого дня кадрового менеджера
Правило 1. Для того щоб обрати важливе завдання, а не те, що «горить», його потрібно обрати ще до приходу на роботу.
Інакше у вас просто вмикається режим «рятувальника» замість того, щоб послідовно виконувати те, що сприяє реалізації поставлених цілей. Тому список завдань на день слід складати вдома, бажано відразу як прокинулися.
Я розумію, що одразу ж виникає запитання: як це зробити, адже потрібно бачити всі завдання, потрібно бачити зв’язок між ними? Так, ви маєте рацію, і завдання необхідно бачити, і зв’язок між ними, непогано ще й мати розклад на місяць наперед. Тому ви маєте обрати одне з двох рішень: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все переглянути та узгодити онлайн.
Чи можна планувати день з вечора? Ні, не вийде, адже ваш розум занадто схвильований минулим днем, тому ввечері потрібно підбити підсумки, а новий план створювати із самого ранку.
Правило 2. Коли ви формуєте список завдань на день, не намагайтеся їх сортувати відразу — зробіть це пізніше.
Для початку вам потрібно все виписати, щоб побачити обсяг робіт повністю. Перегляньте кілька минулих днів (ось навіщо необхідні записи), зазирніть у план на місяць і запишіть на сьогодні все те, що здається вам важливим. А потім занотуйте ваші рутинні справи: те, що робите регулярно без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони виконуються автоматично, але все одно потребують витрат часу!
Нещодавно я працювала з одним керівником, яка на початку тижня хвалилася мені, що склала детальний план на тиждень і тепер дотримується його. Але після завершення робочого тижня вона виглядала дуже нещасною й пригніченою. Розпитавши її я зрозуміла, що вона не виконала частину плану й через це погано себе почуває. Вона навіть сказала: «Знаєте, я думаю, що планування — це не моє...». Переглянувши її план я зауважила, що він не містив ані роботи з поштою, ані регулярних нарад, ані роботи з документами. І запитала: «Хіба ви не працюєте з поштою?». «Працюю, — відповіла вона, — кожного дня працюю». Тоді я попросила її порахувати, скільки часу в тиждень витрачається на «рутинні» справи, і виявилося, що саме стільки й не вистачило для виконання всього плану.
Таким чином, я наполягаю, щоб до плану були внесені всі завдання. Адже потім вам потрібно буде виконати наступне правило.
Правило 3. Оцініть всі завдання за критерієм часу: тобто скільки годин потрібно на кожне або скільки часу ви готові йому присвятити.
Потім підрахуйте загальну цифру. Відразу зауважу: якщо ви складаєте план на весь день, тобто на добу, то загальна цифра, разом зі сном, їжею тощо, має становити не більше 20 годин — потрібно обов’язково залишити час на форс-мажор.
Якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, то, як правило, сума часу не повинна перевищувати 6,5 годин за 8-годинного робочого дня. Але якщо ви патріот своєї роботи й працюєте 10 годин — сума не повинна перевищувати 8 годин, ну а якщо ви супер-патріот й працюєте 12 годин — сума не повинна перевищувати 10 годин і т. д. Більше 12 годин на день працювати складно, ви не встигните, якщо, звичайно, не працюєте в Google і у вас не стоять холодильник і ліжко на робочому місці, і вам не потрібно витрачати час на дорогу та їжу.
Головна ідея, яку я хотіла б до вас донести, — єдиним способом спланувати ефективний день є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, які підсумували, а отже, обов’язково візьметесь за виконання того, що виконати свідомо неможливо. І обов’язково потрібно заздалегідь резервувати час на форс-мажори, а це близько 20 % загального часу.
Правило 4. Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше та найскладніше — викинути зі списку те, що все одно не буде зроблено!
Вірю, це здається неможливим. Але якщо ви цього не виконуєте, хіба ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Ще й з почуттям поразки й провалу. Не доводьте себе до цього — викидайте завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю й доцільністю. Краще відразу запишіть ці завдання на інший день, ніж увечері засмучуватися через те, чого знову не зробили.
Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте завдання на місяць, рік і далі. Привчайте себе хоч щось робити кожного дня зі стратегічного списку, як би важко це не було і як би вас не розривали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться стати формальним бюрократом і скласти графік прийомів: у які дні, в який час та з яких питань до вас потрібно приходити, попередньо записавшись. Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть і почнуть цінувати. Трохи жорсткості й мужності кадровику ніколи не завадить!
Ваша робота важлива, адже на ній грунтується робота всієї компанії. Тому ви маєте бути прикладом точності, дисциплінованості, ефективності, культури, самоповаги. Успіхів вам!
Источник: ISSUU
