Подведение итогов года и навыки планирования работы
В начале – план, в итоге же – ответ,
Удачным было дело или нет.
Елизавета Резникова
Все знают, конец года – это время подведения итогов и составления планов на следующий год. Предлагаю свое виденье этого вопроса, исходя из опыта HR-директора и методиста студии по управлению временем.
Чтобы спланировать маршрут к цели, надо сначала знать, где ты находишься.
Для начала подведем итоги. Идеально, если год назад вы уже строили какие-то планы, и теперьможете сравнить, что хотели и что получили. Но мы не ищем легких путей, поэтому давайте рассмотрим вариант, когда планов не было, а подвести итоги все же нужно.
Говорят, что числа правят миром.
Нет, они только показывают, как правят миром.
Иоганн Вольфганг Гете
Итог любой работы – это цифры. Поэтому HR-ам придется вспомнить, поднять данные и составить статистику своей работы. Знаю по опыту, что в каждой компании функционал HR-а может отличаться до 70%. Для кого-то это обучение, кадровая работа, рекрутинг, адаптация персонала, например, в мои обязанности входил еще и контроль эффективности производства каждого сотрудника, статистические отчеты на постах и коррекция провинившихся.
Поэтому важно определить основные направления работы и понять, что же вы будете считать: количество заявок на заполнение вакантных должностей, количество соискателей, которых пришлось пересмотреть, или количество нанятых сотрудников. Моими основными данными всегда были«количество сотрудников со статистиками в квоте и выше, т. е. с высоким уровнем продуктивности», если работники не демонстрировали высоких результатов, то это отражалось не только на моей работе, но и на деятельности всей компании. Держать тунеядцев, вредителей и просто людей изображающих видимость работы для любой компании – это обуза и непозволительная роскошь. Что я с этим делала – это тема для отдельной статьи, но, исходя из моих цифр, можно было четко определить, что происходило в компании в течение года, и делать выводы.
Отчеты я формировала в двух форматах: таблица итоговых цифр и диаграмма трендов по основным статистикам. Таблица имеет две шапки: вертикальную и горизонтальную. По вертикали идет перечень основных направлений деятельности подразделения или компании в целом, по горизонтали – месяцы уходящегогода (см. табл.). Здесь главное быть честным с собой и ничего не приукрашивать.
В некоторых случаях более показательной была диаграмма. По ней легко можно отследить не только уровень, но и состояние дел (см.рис.). Например, на втором графике ситуация критическая, а вот первый радует стабильностью и даже небольшим ростом. Исходя из подобных данных, уже можно строить дальнейшие планы.
Есть еще один вид отчетов: новые разработки, успешные действия и допущенные ошибки.
Хорошо спланировано – наполовину сделано.
Выявить успешные действия в работе – это важно. Даже просто повторяя их, вы сможете обеспечить качество своей работы, и цифры следующего года вас также смогут порадовать.
Эффективность новых разработок и цену допущенных ошибок придется проанализировать. С разработками проще – они либо работают, либо нет, иными словами это или ошибки, или успешные дей-ствия. А для анализа ошибок существует несложный алгоритм – это четыре вопроса.
- Что мы хотели получить?
- Что мы получили?
- Как мы это получили?
- Что мы теперь будем делатьпо-другому?
Что нам дает такой анализ? Возможность не зависать на неудачах, они неизбежны уже потому, что любая работа предполагает необходимость создавать новые методы и экспериментировать. И при этом ошибки дают нам возможность выводить новые важные правила о том, что стоит или не стоит делать в нашей работе.
Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра.
Платон
А теперь собственно планирование. Планирование работы HR-департамента очень тесно связано со стратегией всей компании. В нашей организации даже название HR-департамента отражает его значимость – отделение построения компании. Какую мы организацию, предприятие построим – таким оно и будет. Каких людей возьмем на работу, как их обучим, какую структуру предложим – такими в итоге и будут результаты работы всей компании.
Планировать жизнь – сложное дело.
Мешает незнание своего предела.
Игорь Карпов
Поэтому первое: вспомните миссию компании, это то, ради чего она создавалась. Если таковой в организации нет, то запросите ее у владельца компании. Миссия важна, как компас, указывающий точное направление, в ней нет конечной точки прибытия, но она не позволяет сбиться с курса ни вам, ни сотрудникам компании в целом.
Все, что вы будете планировать, стоит сравнивать с миссией компании, – если не соответствует, то от таких задач придется отказаться. А еще миссия – это то, что вдохновляет, и благодаря чему работа обретает смысл.
Генералы-победители обычно строят военные планы, которые будут работать независимо от того, что делает враг. Это суть хорошей стратегии.
Джек Траут
Второе: нужна стратегия компании, т. е. план развития на ближайший год, описанный в результатах (а не задачах), которые должны быть получены. Очень удобно расписывать стратегию на матрице, как показано в таблице. И если результат нужен в мае, то вы можете легко увидеть, на сколько месяцев раньше нужно разместить объявление о найме на вакантные должности и предупредить уже работающий цех о поступлении стажеров.
Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!
Иоганн Вольфганг Гете
Третье: нужны конкретные цели по вашему подразделению. Здесь важны: конечные результаты, даты и план действий. Для этого также удобно расписывать планы в матрице.
Чем меньше ресурсов имеется в нашем распоряжении,
тем рациональнее мы их используем.
Четвертое: учтите имеющиеся ресурсы и предусмотрите риски. И то и другое внесите в план. Меня всегда умиляло, когда люди планировали, например, обучение в день, когда им нужно сдавать отчет или выдавать зарплату. Такое чувство, что заранее они этого знать просто не могли.
Учтите здесь не только рабочие моменты, но и личную жизнь: детские каникулы, межсезонные болезни, отпускной сезон. Это все можно легко отобразить на матрице с помощью графика Ганта (обоюдоострой стрелочки), который можно протянуть на необходимое количество месяцев.
Уж если планировать, так ни в чем себе не отказывая!
Пятое: спланируйте не только работу, но и свою личную жизнь. Начните с того, что выпишите все, чего хотите достичь. Обязательно поставьте даты, когда хотите это получить. Соотнесите свою личную жизнь с рабочей, используя все ту же матрицу, вы сразу заметите несоответствия. И когда увидите – в ваших силах их исправить.
Подводите промежуточные итоги в конце каждого месяца, получайте удовольствие от процесса и гордитесь результатами.
Читать статью в pdf-формате на issue
