Перейти к основному содержанию
 

Вы здесь

Подведение итогов года и навыки планирования работы

02.11.2016

В начале – план, в итоге же – ответ,
Удачным было дело или нет.

Елизавета Резникова

Все знают, конец года – это время подведения итогов и составления планов на следующий год. Предлагаю свое виденье этого вопроса, исходя из опыта HR-директора и методиста студии по управлению временем.

Чтобы спланировать маршрут к цели, надо сначала знать, где ты находишься.

Для начала подведем итоги. Идеально, если год назад вы уже строили какие-то планы, и теперьможете сравнить, что хотели и что получили. Но мы не ищем легких путей, поэтому давайте рассмотрим вариант, когда планов не было, а подвести итоги все же нужно.

Говорят, что числа правят миром.
Нет, они только показывают, как правят миром.

Иоганн Вольфганг Гете

Итог любой работы – это цифры. Поэтому HR-ам придется вспомнить, поднять данные и составить статистику своей работы. Знаю по опыту, что в каждой компании функционал HR-а может отличаться до 70%. Для кого-то это обучение, кадровая работа, рекрутинг, адаптация персонала, например, в мои обязанности входил еще и контроль эффективности производства каждого сотрудника, статистические отчеты на постах и коррекция провинившихся.

Поэтому важно определить основные направления работы и понять, что же вы будете считать: количество заявок на заполнение вакантных должностей, количество соискателей, которых пришлось пересмотреть, или количество нанятых сотрудников. Моими основными данными всегда были«количество сотрудников со статистиками в квоте и выше, т. е. с высоким уровнем продуктивности», если работники не демонстрировали высоких результатов, то это отражалось не только на моей работе, но и на деятельности всей компании. Держать тунеядцев, вредителей и просто людей изображающих видимость работы для любой компании – это обуза и непозволительная роскошь. Что я с этим делала – это тема для отдельной статьи, но, исходя из моих цифр, можно было четко определить, что происходило в компании в течение года, и делать выводы.

Отчеты я формировала в двух форматах: таблица итоговых цифр и диаграмма трендов по основным статистикам. Таблица имеет две шапки: вертикальную и горизонтальную. По вертикали идет перечень основных направлений деятельности подразделения или компании в целом, по горизонтали – месяцы уходящегогода (см. табл.). Здесь главное быть честным с собой и ничего не приукрашивать.

В некоторых случаях более показательной была диаграмма. По ней легко можно отследить не только уровень, но и состояние дел (см.рис.). Например, на втором графике ситуация критическая, а вот первый радует стабильностью и даже небольшим ростом. Исходя из подобных данных, уже можно строить дальнейшие планы.

Есть еще один вид отчетов: новые разработки, успешные действия и допущенные ошибки.

Хорошо спланировано – наполовину сделано. 

Выявить успешные действия в работе – это важно. Даже просто повторяя их, вы сможете обеспечить качество своей работы, и цифры следующего года вас также смогут порадовать.

Эффективность новых разработок и цену допущенных ошибок придется проанализировать. С разработками проще – они либо работают, либо нет, иными словами это или ошибки, или успешные дей-ствия. А для анализа ошибок существует несложный алгоритм – это четыре вопроса.

  1. Что мы хотели получить?
  2. Что мы получили?
  3. Как мы это получили?
  4. Что мы теперь будем делатьпо-другому?

Что нам дает такой анализ? Возможность не зависать на неудачах, они неизбежны уже потому, что любая работа предполагает необходимость создавать новые методы и экспериментировать. И при этом ошибки дают нам возможность выводить новые важные правила о том, что стоит или не стоит делать в нашей работе.

Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра.
Платон

А теперь собственно планирование. Планирование работы HR-департамента очень тесно связано со стратегией всей компании. В нашей организации даже название HR-департамента отражает его значимость – отделение построения компании. Какую мы организацию, предприятие построим – таким оно и будет. Каких людей возьмем на работу, как их обучим, какую структуру предложим – такими в итоге и будут результаты работы всей компании.

Планировать жизнь – сложное дело.
Мешает незнание своего предела.
Игорь Карпов

Поэтому первое: вспомните миссию компании, это то, ради чего она создавалась. Если таковой в организации нет, то запросите ее у владельца компании. Миссия важна, как компас, указывающий точное направление, в ней нет конечной точки прибытия, но она не позволяет сбиться с курса ни вам, ни сотрудникам компании в целом.

Все, что вы будете планировать, стоит сравнивать с миссией компании, – если не соответствует, то от таких задач придется отказаться. А еще миссия – это то, что вдохновляет, и благодаря чему работа обретает смысл.

Генералы-победители обычно строят военные планы, которые будут работать независимо от того, что делает враг. Это суть хорошей стратегии.
Джек Траут

Второе: нужна стратегия компании, т. е. план развития на ближайший год, описанный в результатах (а не задачах), которые должны быть получены. Очень удобно расписывать стратегию на матрице, как показано в таблице. И если результат нужен в мае, то вы можете легко увидеть, на сколько месяцев раньше нужно разместить объявление о найме на вакантные должности и предупредить уже работающий цех о поступлении стажеров.

Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!
Иоганн Вольфганг Гете

Третье: нужны конкретные цели по вашему подразделению. Здесь важны: конечные результаты, даты и план действий. Для этого также удобно расписывать планы в матрице.

Чем меньше ресурсов имеется в нашем распоряжении,
тем рациональнее мы их используем.

Четвертое: учтите имеющиеся ресурсы и предусмотрите риски. И то и другое внесите в план. Меня всегда умиляло, когда люди планировали, например, обучение в день, когда им нужно сдавать отчет или выдавать зарплату. Такое чувство, что заранее они этого знать просто не могли.

Учтите здесь не только рабочие моменты, но и личную жизнь: детские каникулы, межсезонные болезни, отпускной сезон. Это все можно легко отобразить на матрице с помощью графика Ганта (обоюдоострой стрелочки), который можно протянуть на необходимое количество месяцев.

Уж если планировать, так ни в чем себе не отказывая!

Пятое: спланируйте не только работу, но и свою личную жизнь. Начните с того, что выпишите все, чего хотите достичь. Обязательно поставьте даты, когда хотите это получить. Соотнесите свою личную жизнь с рабочей, используя все ту же матрицу, вы сразу заметите несоответствия. И когда увидите – в ваших силах их исправить.

Подводите промежуточные итоги в конце каждого месяца, получайте удовольствие от процесса и гордитесь результатами.

Анна Шкапа,
методист компании BogushTime

Читать статью в pdf-формате на issue

вас заинтересуют тренинги:

Киев
Минск

В результате Вы упорядочите задачи и цели, научитесь эффективно планировать, расставлять приоритеты и управлять изменениями в работе и жизни. С тренинга Вы унесете цели и планы минимум на 10 лет, ближайший год, 3 месяца и следующий день. Т.е. Вы начнете планировать и управлять временем уже на тренинге, и все что Вам будет нужно потом, чтобы достичь своих целей и получить результаты – это пользоваться простой и практичной технологией планирования в жизни.

Подведение итогов года и навыки планирования работы Подведение итогов года и навыки планирования работы

Все знают, конец года – это время подведения итогов и составления планов на следующий год. Предлагаю свое виденье этого вопроса, исходя из опыта HR-директора и методиста студии по управлению временем.

В начале – план, в итоге же – ответ,
Удачным было дело или нет.

Елизавета Резникова

Все знают, конец года – это время подведения итогов и составления планов на следующий год. Предлагаю свое виденье этого вопроса, исходя из опыта HR-директора и методиста студии по управлению временем.

Чтобы спланировать маршрут к цели, надо сначала знать, где ты находишься.

Для начала подведем итоги. Идеально, если год назад вы уже строили какие-то планы, и теперьможете сравнить, что хотели и что получили. Но мы не ищем легких путей, поэтому давайте рассмотрим вариант, когда планов не было, а подвести итоги все же нужно.

Говорят, что числа правят миром.
Нет, они только показывают, как правят миром.

Иоганн Вольфганг Гете

Итог любой работы – это цифры. Поэтому HR-ам придется вспомнить, поднять данные и составить статистику своей работы. Знаю по опыту, что в каждой компании функционал HR-а может отличаться до 70%. Для кого-то это обучение, кадровая работа, рекрутинг, адаптация персонала, например, в мои обязанности входил еще и контроль эффективности производства каждого сотрудника, статистические отчеты на постах и коррекция провинившихся.

Поэтому важно определить основные направления работы и понять, что же вы будете считать: количество заявок на заполнение вакантных должностей, количество соискателей, которых пришлось пересмотреть, или количество нанятых сотрудников. Моими основными данными всегда были«количество сотрудников со статистиками в квоте и выше, т. е. с высоким уровнем продуктивности», если работники не демонстрировали высоких результатов, то это отражалось не только на моей работе, но и на деятельности всей компании. Держать тунеядцев, вредителей и просто людей изображающих видимость работы для любой компании – это обуза и непозволительная роскошь. Что я с этим делала – это тема для отдельной статьи, но, исходя из моих цифр, можно было четко определить, что происходило в компании в течение года, и делать выводы.

Отчеты я формировала в двух форматах: таблица итоговых цифр и диаграмма трендов по основным статистикам. Таблица имеет две шапки: вертикальную и горизонтальную. По вертикали идет перечень основных направлений деятельности подразделения или компании в целом, по горизонтали – месяцы уходящегогода (см. табл.). Здесь главное быть честным с собой и ничего не приукрашивать.

В некоторых случаях более показательной была диаграмма. По ней легко можно отследить не только уровень, но и состояние дел (см.рис.). Например, на втором графике ситуация критическая, а вот первый радует стабильностью и даже небольшим ростом. Исходя из подобных данных, уже можно строить дальнейшие планы.

Есть еще один вид отчетов: новые разработки, успешные действия и допущенные ошибки.

Хорошо спланировано – наполовину сделано. 

Выявить успешные действия в работе – это важно. Даже просто повторяя их, вы сможете обеспечить качество своей работы, и цифры следующего года вас также смогут порадовать.

Эффективность новых разработок и цену допущенных ошибок придется проанализировать. С разработками проще – они либо работают, либо нет, иными словами это или ошибки, или успешные дей-ствия. А для анализа ошибок существует несложный алгоритм – это четыре вопроса.

  1. Что мы хотели получить?
  2. Что мы получили?
  3. Как мы это получили?
  4. Что мы теперь будем делатьпо-другому?

Что нам дает такой анализ? Возможность не зависать на неудачах, они неизбежны уже потому, что любая работа предполагает необходимость создавать новые методы и экспериментировать. И при этом ошибки дают нам возможность выводить новые важные правила о том, что стоит или не стоит делать в нашей работе.

Хороший план сегодня лучше очень хорошего плана завтра.
Платон

А теперь собственно планирование. Планирование работы HR-департамента очень тесно связано со стратегией всей компании. В нашей организации даже название HR-департамента отражает его значимость – отделение построения компании. Какую мы организацию, предприятие построим – таким оно и будет. Каких людей возьмем на работу, как их обучим, какую структуру предложим – такими в итоге и будут результаты работы всей компании.

Планировать жизнь – сложное дело.
Мешает незнание своего предела.
Игорь Карпов

Поэтому первое: вспомните миссию компании, это то, ради чего она создавалась. Если таковой в организации нет, то запросите ее у владельца компании. Миссия важна, как компас, указывающий точное направление, в ней нет конечной точки прибытия, но она не позволяет сбиться с курса ни вам, ни сотрудникам компании в целом.

Все, что вы будете планировать, стоит сравнивать с миссией компании, – если не соответствует, то от таких задач придется отказаться. А еще миссия – это то, что вдохновляет, и благодаря чему работа обретает смысл.

Генералы-победители обычно строят военные планы, которые будут работать независимо от того, что делает враг. Это суть хорошей стратегии.
Джек Траут

Второе: нужна стратегия компании, т. е. план развития на ближайший год, описанный в результатах (а не задачах), которые должны быть получены. Очень удобно расписывать стратегию на матрице, как показано в таблице. И если результат нужен в мае, то вы можете легко увидеть, на сколько месяцев раньше нужно разместить объявление о найме на вакантные должности и предупредить уже работающий цех о поступлении стажеров.

Конечно, обдумывай «что», но еще больше обдумывай «как»!
Иоганн Вольфганг Гете

Третье: нужны конкретные цели по вашему подразделению. Здесь важны: конечные результаты, даты и план действий. Для этого также удобно расписывать планы в матрице.

Чем меньше ресурсов имеется в нашем распоряжении,
тем рациональнее мы их используем.

Четвертое: учтите имеющиеся ресурсы и предусмотрите риски. И то и другое внесите в план. Меня всегда умиляло, когда люди планировали, например, обучение в день, когда им нужно сдавать отчет или выдавать зарплату. Такое чувство, что заранее они этого знать просто не могли.

Учтите здесь не только рабочие моменты, но и личную жизнь: детские каникулы, межсезонные болезни, отпускной сезон. Это все можно легко отобразить на матрице с помощью графика Ганта (обоюдоострой стрелочки), который можно протянуть на необходимое количество месяцев.

Уж если планировать, так ни в чем себе не отказывая!

Пятое: спланируйте не только работу, но и свою личную жизнь. Начните с того, что выпишите все, чего хотите достичь. Обязательно поставьте даты, когда хотите это получить. Соотнесите свою личную жизнь с рабочей, используя все ту же матрицу, вы сразу заметите несоответствия. И когда увидите – в ваших силах их исправить.

Подводите промежуточные итоги в конце каждого месяца, получайте удовольствие от процесса и гордитесь результатами.

Анна Шкапа,
методист компании BogushTime

Читать статью в pdf-формате на issue

logo