Пять главных принципов эффективного распределения рабочего времени
Разговоры на тему эффективного использования рабочего времени у многих вызывают скепсис из-за отсутствия должных знаний и прошлых поражений. Начну с поражений, поскольку их причиной является отсутствие знаний.
Не секрет, что трудно найти на свете человека, хоть раз не попробовавшего «начать жизнь сначала».
С чем сталкивается сотрудник или руководитель на своем рабочем месте? Он просыпается утром с полной решимостью все расставить по своим местам, составляет план, приходит на работу, приступает к выполнению задач, и тут вдруг раздается незапланированный звонок от клиента, который имеет собственные планы. Ответив на звонок, человек пытается вернуться к своему списку задач, но тут к нему подходит коллега… В конце дня невыполненные задачи переносятся на следующий день.
Потерпев поражение, особенно повторяющееся, человек испытывает серьезный удар по самооценке, и вполне нормальной реакцией для ее спасения будет желание обесценить саму идею ежедневного планирования. Пытаясь заставить работника составлять и выполнять рабочие планы, вы наткнетесь на серьезное сопротивление: «Некогда нам тратить время на ваше планирование — работать надо!».
Работать, конечно же, надо, но без плановой работы компания погибнет, ведь плановость ведения бизнеса является залогом его успешности, а плановость работы компании складывается из плановости работы каждого ее сотрудника. Что же делать руководителю, всем сердцем болеющему за результаты, как внедрить в подразделении эффективное использование рабочего времени? Давайте вернемся к строкам выше: поражение в планировании является следствием отсутствия знаний, теоретических и практических. Сотрудник должен не просто прочитать книжку или прослушать семинар, он должен научиться выполнять определенные действия. И выполнять их правильно!
Какие же ошибки допускают сотрудники при распределении рабочего времени, к каким последствиям это приводит и как их избежать?
Ошибка первая: Не составлять списки задач
Довольно типичная картина: работник садится за свой стол и не знает, с чего начать. Прозвучавший телефонный звонок воспринимается как спасение — теперь понятно, что делать. Сотрудник без списка рабочих задач на день хватается за любой повод, тратит на него много времени, а в конце дня обнаруживает, что забыл важные дела.
Решение в следующем: в конце рабочего дня выделить время для подведения итогов, отметить выполненные задачи, перенести невыполненные или вычеркнуть их. Совсем не обязательно делать завтра то, что не сделано сегодня, потому что зачастую это уже не нужно. Но именно потому, что задача не записана, не оценена и не вычеркнута, она продолжает «висеть» в сознании человека, отнимая энергию и подавляя эмоции. Списки задач стоит составлять именно в конце рабочего дня, чтобы хорошо представлять себе объем работы на завтра. К тому же, важно подводить финальную черту, чтобы не забыть себя похвалить за хорошую работу.
Ошибка вторая: Не рисовать рабочее расписание
Многие люди считают, что достаточно составить список задач для того, чтобы распределить свое рабочее время. Но вам также нужно выделить время на задачу, т. е. список задач обязательно должен сопровождаться графическим расписанием, в котором как на шкале (а не по кругу циферблата) выделены промежутки времени, заполненные и свободные.
Именно «рисованное», графическое расписание покажет вам, где «в пространстве дня» вы можете выполнить эту задачу наилучшим образом, также позволит вам объединять задачи в тематические блоки, видеть пустые промежутки времени. И, конечно же, выбирать наиболее правильные варианты распределения задач на временной шкале дня.
Ошибка третья: Не вести тайм-калькуляцию
Представьте себе, что вы пришли в магазин со 100 монетами в кошельке. Выбирая товар, вы постоянно учитываете имеющуюся у вас в наличии сумму и не набираете товара больше, чем у вас есть денег. Было бы глупо стоять на кассе с корзинкой товара на сумму в 1000 монет и рыдать о том, что у вас не хватило денег на оплату. Тогда почему же так часто можно услышать жалобы на то, что «не успел выполнить задачу — не хватило времени»? Ведь о том, что в сутках всего 24 часа, каждый из нас знает с детства. Однако сотрудники по совершенно не понятной, но явно не разумной причине, составляют на день списки задач, требующие для своего выполнения нескольких суток.
Как вы узнаете, хватит ли вам времени, если не подсчитаете его? Поэтому оценивайте каждую задачу по времени: сколько часов и минут необходимо для ее исполнения или сколько вы на нее можете сегодня выделить, и складывайте эти цифры в общую сумму. Тогда вы никогда не наберете задач на сумму, большую чем та, что у вас в «кошельке времени».
Ошибка четвертая: Не вести записи
Самая распространенная проблема в выполнении задач и в контроле выполнения — «забыл». Забыл, потому что не записал: информацию, детали, сроки, условия, обещания, телефоны и пр. Не думайте, что у вас хорошая память. Она, конечно, хорошая, но состоит из нескольких уровней: оперативная, краткосрочная и долгосрочная. Оперативная память работает только с тем, что в поле внимания прямо сейчас. Краткосрочная помнит еще 10–15 минут. А для того, чтобы что-то попало в память долгосрочную, вам нужно что-то специальное сделать, например, заучить или записать.
Не ленитесь делать записи во время создания договоренностей: ведите краткие протоколы встреч, записывайте обещания, тут же заносите встречи в расписание следующих дней. Тогда вы и про задачу не забудете, и не запланируете лишнего, и не потеряете важное.
Ошибка пятая: Не согласовывать задачи с целями
Но самая главная ошибка в распределении рабочего времени — это отсутствие связи между тем, что вы сегодня делаете, и тем, чего вы хотите достичь. Как потерять время? Очень просто — делать сейчас то, что ни к чему не ведет. Довольно распространенным вопросом участников тренингов по управлению временем является вопрос о том, как расставлять приоритеты. По определению, приоритетность — это последовательность во времени, и она выставляется графическим расписанием, а вот оценивается с помощью долгосрочных целей.
Приоритетнее то, что ведет к достижению целей. Можно решать много оперативных задач только потому, что возник форс-мажор, но это значит «тушить пожары». И если вы попробуете понять, кто же в них виноват, то увидите, что это вы сами. Всегда держите при себе список ваших целей вместе с вашими долгосрочными планами и принимайте решения сегодняшнего дня исходя из выгод завтрашнего.
Конечно же, все эти рекомендации просты, однако без хорошего инструмента их реализовать трудно. Поэтому позволю себе порекомендовать вам два полезных и работающих планировщика. Один из них — это бумажный планировщик BogushBook, а второй — электронный TimeOptimizer для iPad. В них обоих реализована возможность иметь списки задач, графические расписания, тайм-калькуляцию, возможность вести записи и хранить информацию, а так же видеть свои цели и стратегические планы. Если у вас возникают сложности с приобретением какого-либо из этих инструментов, тогда просто заведите себе папку на скобах, сделайте специальные бланки с учетом моих рекомендаций и пользуйтесь ими ежедневно.
Помните: то, что вы делаете сегодня, создает ваше будущее.
Людмила БОГУШ-ДАНД,
учредитель тренинговой компании
«Студия управления временем BogushTime»
Специально для журнала «Заработная плата» №10, 2014,
рубрика «Организация и администрирование труда», стр.46-47
